Een goede slager keurt wél zijn eigen vlees

"Echt leven is goede biefstuk eten” zei mijn opa toen ik klein was. Hij had gelijk, in 2022 wordt hij maar liefst 99 jaren oud. Het geheim? “Kwaliteit is een keuze”. Met liefde en trots in zijn stem vertelt hij altijd over zijn slagerij in de jaren na de tweede wereldoorlog. Vakmanschap en kwaliteit gaan hand in hand. Daarom stond hij als slager bekend voor lekker vlees in de regio. Elke goede slager proeft hoogstpersoonlijk het vlees dat hij verkoopt.

Dat een slager zijn eigen vlees lekker vindt zegt niet alles, hij is bevooroordeeld. Een goede slager voert zelf controles uit en wacht niet tot de keuringsdienst van waren of een klant na het eten van de biefstuk ontevreden is. Door het keuren van zijn eigen vlees neemt hij verantwoordelijkheid voor zijn product en staat 100% achter het vlees dat hij levert. Over smaakt valt overigens niet te twisten. De slager is natuurlijk niet de enige die het vlees keurt. 

Wie is de beste fijnproever?

De slagerij van mijn opa heb ik niet overgenomen. Als testmanager in de ERP-wereld zorg ik dat de slager (degene die oplossing realiseert) zijn vlees (de ingerichte oplossing) keurt en de klant het accepteert. De testaanpak in ERP-implementaties wijkt af van traditionele software-ontwikkeltrajecten. Welke rollen heb je hiervoor nodig en welke juist niet?

In de praktijk hoor ik deze analogieën in de wandelgang:

“De slager mag zijn eigen vlees niet keuren”
“Wij van WC-eend adviseren-WC eend”

Met deze uitdrukkingen wordt de schijn van “belangenverstrengeling” bedoeld. 

Sommige bedrijven zoeken naar manieren om grip te krijgen op de kwaliteit van de producten die in een ERP-project worden opgeleverd. Zij denken dat door het inhuren van (externe) testers de kwaliteit van de eindoplossing hoger wordt. Is dat wel terecht? 

Een ERP-systeem is meer dan een stuk software met een server, een printer en een aantal interfaces. Het is een hulpmiddel voor de business voor het ondersteunen van hun bedrijfsprocessen. De business is de sponsor van het project en vervult daarmee de trekkersrol voor de implementatie in de organisatie. 

De begrippen ‘testen' en ‘accepteren' worden soms verkeerd uitgelegd. 

• Het testen van software hoort tot de verantwoordelijkheden van degen die de ERP-oplossing configureren (de slagers). Zij hebben immers kennis van het product en de klantspecifieke configuratie.
• Het accepteren (valideren of oplossing voldoet aan de specificaties) is de verantwoordelijkheid van de vertegenwoordigers van de eindgebruikersorganisatie. 

Als testen en accepteren onafhankelijk van elkaar en sequentieel ingepland zijn ontstaan verrassingen. Dat komt omdat degenen die het systeem configureren een ander beeld kunnen hebben van de eindoplossing dan de klantorganisatie. Deze twee horen naar elkaar toe te groeien tijdens de ERP-implementatie. Het opstellen, valideren en samen uitvoeren van de diverse testsoorten is daar een hulpmiddel voor. 

Voor het succesvol testen is vooral kennis nodig van de bedrijfsprocessen. Wie kent deze beter dan vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie?

Business en IT maken samen een digitale reis

ERP implementeren is een complexe vorm van digitale transformatie met een grote impact op het bedrijf. Vertrouwde processen zijn niet meer hetzelfde, de werkwijze verandert en functierollen wijzigen. Dit vraagt veel van medewerkers. In tijd, in flexibiliteit en in aanpassingsvermogen. 

Alle medewerkers die het nieuwe ERP-pakket gebruiken moeten optimaal zijn voorbereid. Dit geldt voor de werkwijze, de aangepaste processen en de nieuwe mogelijkheden.

Deze veranderingen implementeer je door vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie te betrekken bij de implementatie. Zij kennen de huidige processen, de knelpunten en de informatiestromen. 

Een ERP-implementatie is teamwork. Voor het beste resultaat zijn degenen die het systeem configureren nergens zonder de juiste input vanuit de klant en andersom. Deze digitale reis maken business en IT samen door het vormen van een dedicated projectteam voor de realisatie van de nieuwe oplossing. 

Verborgen voordelen

Testen is een competentie die je in ERP-projecten moeilijk aan testers kunt overlaten. Waarom?

• Testers hebben geen of te weinig kennis van de bedrijfsprocessen van de klant 
• Testers verwachten gedetailleerde specificaties van de inrichting van het ERP-pakket. Deze zijn niet altijd aanwezig of niet actueel (vanwege een veelal Agile aanpak)

Iedereen in het realisatieproces heeft een gezamenlijk belang in kwaliteit en kan vanuit zijn eigen discipline daar een bijdrage aan leveren. Testactiviteiten zijn belegd in multidisciplinaire teams (IT en business samen). Deze teams werken aan de oplossing met hun eigen specialiteit, kennis van bedrijfsprocessen en kennis van het product. 

Waarom investeren in betaalde testers, als vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie beter kunnen testen? Zij kennen hun bedrijfsprocessen als geen ander. Hebben medewerkers geen tijd om te testen? Of geven ze daar geen prioriteit aan? Het beperkt testen of zelfs het overslaan daarvan door de business is een bedrijfsrisico.

Door testen in een zo vroeg stadium van een project te laten uitvoeren door vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie, wordt gevalideerd of degenen die het systeem inrichten de eisen en wensen wel goed begrepen hebben. Door het uitvoeren van diverse praktijksituaties in de gekozen oplossing wordt een gefundeerde uitspraak gedaan over de mate waarin het product voldoet aan wat de gebruikersorganisatie nodig heeft. 

Het team werkt vroegtijdig en nauw samen. Hiermee voorkom je verrassingen tijdens de formele acceptatietest aan het einde van het project en geen tijd meer over is voor aanpassingen die nodig zijn voor een succesvolle Go-Live.

Door diverse gebruikers uit verschillende gebruikersgroepen de ERP-oplossing te laten testen, wennen ze langzaam aan de nieuwe werkwijze en de processen. Ze zijn hierdoor gelijk getraind in het gebruik. Dit speelt een belangrijke rol in de bereidheid het systeem te accepteren. Ze worden ambassadeurs en leveren een grote bijdrage in het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Dit maakt een belangrijk onderdeel uit van managen van de verandering. 

In de praktijk zie je medewerkers van de klantorganisatie groeien tijdens het uitvoeren van integratietesten. Door het samenwerken met andere afdelingen raken ze bewust dat zij een essentiële schakel vormen in de keten. De implementatie stimuleert hen verder te kijken dan alleen de eigen afdeling. 

De verborgen voordelen van het trainen door het uitvoeren van testen en het leren samenwerken met andere afdelingen in de nieuwe werkwijze bereik je niet door (externe) testers in te zetten. 

Kies de juiste rolverdeling 

Bedrijven implementeren niet jaarlijks ERP-software (zoals bijvoorbeeld SAP S/4 HANA). Vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie hebben ondersteuning nodig voor het bedenken van testscenario’s en het uitvoeren hiervan. Daarvoor is de inzet van een ERP-testmanager en/of coördinator aan te raden. Deze brengt gedegen kennis in van testactiviteiten, -producten en -technieken. Welke risico’s horen als eerste afgedekt te zijn? Welke kwaliteitsattributen zijn het belangrijkst? Ook adviseren zij over het wel of niet automatiseren van testen. 

Door zijn of haar ervaring is de ERP-testmanager en/of coördinator de schakel tussen business en IT door structuur aan te brengen in het project die nodig is om de (kwaliteits-) doelstellingen te realiseren. 

De kunst is om binnen het projectteam voor de implementatie van een ERP-product de juiste mensen samen te laten werken om het “vlees” te keuren en op de juiste smaak te brengen. 

Combineer de volgende drie hoofdingrediënten: 

1. Diepgaande kennis van bedrijfsprocessen van de gebruikersorganisatie
2. Productkennis van de te implementeren ERP-oplossing 
3. ERP-testmanagement expertise

Top het geheel af met een stuk ownership, commitment en knowhow en het team levert vlees van topkwaliteit.

Meer tips ontvangen? Lees dan ook deze blog over het testen van cloudoplossingen.