Flexibel incasseren binnen de kaders van wet -en regelgeving

In mijn vorige blogs heb ik uitgebreid klantgericht incasseren en preventief incasseren belicht. Dit keer richten we ons op de uitdagingen van naleving van wet- en regelgeving, een essentieel aspect waar velen mee worstelen. Hoe behoud je flexibiliteit binnen wettelijke grenzen en behoud je ruimte voor innovatie? Laten we dat samen verkennen.

Wendbaarheid in een juridisch doolhof

De complexiteit van wet- en regelgeving kan overweldigend zijn. Dat geldt ook voor de regels voor incasso activiteiten. Welke regels zijn van toepassing op jou? Wat moet je op orde hebben om nu en in de toekomst wendbaar te blijven? Wat heb je daarvoor nodig en hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk ? Hoe zorg je ervoor dat relevante gegevens beschikbaar komen en blijven voor naleving van wet- en regelgeving op jouw incassoplatform? Hoe voorkom je dat alle middelen worden geabsorbeerd door wet- en regelgeving en ten koste gaat van innovatie?  
Herken je deze worsteling? Dan ben je niet alleen.

Regelgeving op EU niveau: een overzicht

Op Europees niveau worden nationale wetten vaak overschaduwd door bredere EU-principes die incassoactiviteiten beïnvloeden. Denk aan regels voor consumentenbescherming, gegevensbescherming (AVG), en het reguleren van betalingsachterstanden. Een complex landschap, maar noodzakelijk voor wettelijke naleving en eerlijke incassopraktijken. Ik geef je een paar belangrijke zaken:

• De EU heeft regels om consumenten te beschermen, wat invloed kan hebben op incasso. Bijvoorbeeld, de Richtlijn consumentenrechten (2011/83/EU) zorgt voor duidelijke prijs- en voorwaardeninformatie.
• De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) reguleert sinds 2018 hoe het persoonsgegevens, inclusief die bij incasso, verwerkt mogen worden. 
• De Richtlijn oneerlijke handelspraktijken (2005/29/EG) wil consumenten beschermen tegen oneerlijke praktijken, al is het niet specifiek voor incasso.
• De Richtlijn betalingsachterstanden (2011/7/EU) reguleert betalingsachterstanden in commerciële transacties, inclusief het recht op rente bij te late betaling. Het is belangrijk om deze regels te volgen voor wettelijke naleving en eerlijke incassopraktijken.

Wet -en regelgeving in Nederland

Natuurlijk nemen we ook de Nederlandse wetten onder de loep. Van het Burgerlijk Wetboek tot de Europese Richtlijn betalingsdiensten (PSD2), elke regel beïnvloedt jouw incassoprocessen.

Voor de volledigheid heb ik de belangrijke wet- en regelgevingen binnen Nederland samengevat:

• Burgerlijk Wetboek (BW): Algemene bepalingen over overeenkomsten, inclusief incassoregels.
• Wet op het financieel toezicht (Wft): Reguleert het gedrag van financiële instellingen, inclusief banken, met betrekking tot informatieverstrekking en zorgvuldige behandeling van klanten.
• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft): Verplicht banken tot cliëntenonderzoek en melden van ongebruikelijke transacties.
• Regeling zorgplicht banken: Onderdeel van de Wft, stelt nadere regels vast over de zorgplicht van banken jegens hun klanten.
• Algemene Bankvoorwaarden (ABV): Contractuele relatieregels tussen banken en klanten.
• Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) / Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Regelt de bescherming van persoonsgegevens, inclusief verwerking ervan bij incasso.
• Faillissementswet: Van toepassing op het incassoproces bij faillissement.
• Europese Richtlijn betalingsdiensten (PSD2): Reguleert betaaldiensten, inclusief incassoregels en toegang van derden tot betaalrekeningen in de EU.

Kunstmatige Intelligentie en naleving

De opkomst van Kunstmatige Intelligentie heeft nieuwe regelgeving in het leven geroepen. In april 2021 heeft de Europese Commissie een nieuwe regel "Verordening betreffende kunstmatige intelligentie" voorgesteld als onderdeel van haar digitale plannen. Deze regels benadrukken het belang van een risico gebaseerde aanpak, transparantie, individuele rechten, beperkingen op discriminerende AI, en strenger toezicht. Hiermee wil de EU het gebruik in de Europese Unie controleren om de rechten en veiligheid van de burgers te beschermen.

Ik geef een aantal aspecten die voor jouw incassoactiviteiten van belang worden:

• Risico gebaseerde aanpak: De regels delen de AI-toepassingen in op basis van risico, van onaanvaardbaar en hoog naar beperkt en minimaal risico.
• Transparantie: AI-incassosystemen moeten helder zijn over hun werking, vooral bij geautomatiseerde beslissingen over betalingsachterstanden.
• Individuele rechten: Mensen krijgen meer zeggenschap, inclusief uitleg bij geautomatiseerde beslissingen over hun financiën bij het gebruik van AI voor betalingsachterstanden.
• Beperkingen op discriminerende AI: De verordening verbiedt discriminatoire AI, wat impact kan hebben op tools voor betalingsachterstanden.
• Toezicht: Financiële instellingen en incassobureaus ondergaan strenger toezicht op AI-gebruik via nationale toezichthouders.

Flexibel en wendbaar incasseren: Een balans van naleving en innovatie

Nu we het juridische landschap hebben verkend, gaan we bekijken hoe je wendbaar kunt blijven en ruimte creëert voor innovatie. Jouw incassobeleid, -processen en -systemen moeten aantoonbaar beheersbaar zijn. Documentatie en bewijsvoering zijn sleutelwoorden om te voorkomen dat je achter de feiten aanloopt met mogelijke nadelige gevolgen, zoals boetes, publicaties en naheffingen. Soepel en proactief inspelen op de dynamiek en complexiteit van wet- en regelgeving vereist veel van jouw medewerkers, processen en ondersteunende systemen. Je kan immers niet zomaar van alles afspreken met jouw klant. Processen en systemen moeten verplichte acties afdwingen en verboden acties onmogelijk maken. Hierbij gaat het er vooral om dat je wetten en regels actief volgt, nauw samenwerkt met juridische experts en het investeert in slimme technologieën. Zo zorg je ervoor dat je altijd up-to-date bent, jouw medewerkers goed getraind zijn, en jouw klanten duidelijk geïnformeerd worden. Onderhoud een constructieve relatie met toezichthouders voor begeleiding bij naleving. Samenwerking en pro activiteit staan centraal. 

Om te voorkomen dat wet- en regelgeving alle middelen opslokken en om innovatieruimte te behouden, kun je als volgt te werk gaan. Hier is hoe:

• Stel prioriteiten: Je identificeert cruciale activiteiten die strikte naleving vereisen en onderscheid ze van gebieden waar meer ruimte is voor innovatie
• Blijf proactief op de hoogte van wetten en regels: Je werkt samen met juridische experts om vooruit te kijken naar wetswijzigingen. Zo ben je goed voorbereid en voorkom je verrassingen. Anticipeer tijdig op veranderingen en pas jouw processen en systemen aan zonder dat dit alle middelen opslokt
• Investeer in technologische automatisering: Maak gebruik van slimme technologieën zoals workflow automatisering en kunstmatige intelligentie om herhaalde nalevingsstappen makkelijker te maken en minder afhankelijk te zijn van handmatig werk. Hiermee maak je middelen vrij die je voor innovatie kunt inzetten
• Vermijd "Bouw nu, pas later aan": Je voorkomt dat innovaties worden geïmplementeerd zonder aandacht te besteden aan compliance. Als je een innovatie product of dienst achteraf moet aanpassen is dat vaak  duur en tijdrovend. Ga ervoor dat deze vanaf het begin aan de regels voldoet
• Houd de kosten in de gaten: Optimaliseer interne processen om efficiënter om te gaan met nalevingsvereisten. Hierbij kun je denken aan geavanceerde software, workflows en analytics 

Beschikbaarheid van relevante gegevens 

Voor naleving van wet- en regelgeving, moeten relevante gegevens beschikbaar zijn op jouw incassoplatform. Hoe zorg je ervoor dat relevante gegevens beschikbaar komen en blijven? Ik neem je mee in de volgende stappen:

• Centrale gegevensopslag en standaardisatie van gegevens: Verzamel alle cruciale gegevens op jouw incassoplatform op een gestructureerde wijze, waardoor uniformiteit in opslag en presentatie ontstaat. Dit vergemakkelijkt het delen van gegevens met andere systemen en waarborgt consistentie
• Robuuste databeveiliging: Implementeer een krachtige beveiligingsinfrastructuur met encryptie en strikte toegangscontroles. Dit verzekert een hoog niveau van gegevensbescherming en voldoet aan de vereisten van privacyregelgeving
• Gebruik van Application Programming Interfaces (API's): Maak gebruik van API's om soepel gegevens te integreren tussen verschillende systemen, waardoor informatie snel en accuraat wordt uitgewisseld
• Real-time data-updates: Houd gegevens altijd actueel, vooral bij wijzigingen in wet- en regelgeving. Dit waarborgt dat de informatie compliant is met de laatste juridische vereisten
• Geautomatiseerde rapportagetools: Implementeer geavanceerde tools op het incassoplatform voor automatische generatie van nalevingsrapporten. Dit minimaliseert handmatige inspanningen en verhoogt de precisie van de vereiste rapportages
• Data-audit trail: Houd een gedetailleerde audit trail bij van wijzigingen en toegang tot gegevens. Deze traceerbaarheid is van groot belang voor nalevingsdoeleinden en biedt inzicht in eventuele aanpassingen
• Dataclassificatie en tagging: Classificeer en voorzie de gegevens van tags zorgvuldig om eenvoudige selectie mogelijk te maken en te voldoen aan specifieke nalevingsvereisten
• Personeelstraining: Zorg voor uitgebreide training van jouw personeel met betrekking tot het beheer van gegevens conform wet- en regelgeving. Dit verzekert dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van de juiste procedures en protocollen
• Continue monitoring: Voer voortdurend monitoring uit om te waarborgen dat gegevens op het platform altijd in lijn zijn met de geldende regels. Regelmatige evaluaties zijn cruciaal om aanpassingen tijdig door te voeren.

Door deze stappen te volgen, borg je niet alleen de beschikbaarheid van relevante gegevens op jouw incassoplatform, maar creëer je ook een robuust systeem dat veerkrachtig is tegen veranderende wettelijke eisen.

Conclusie

In deze laatste blog van de serie over incasseren heb ik de complexiteit van het juridische landschap geschetst. Ook heb ik een doorkijk gegeven van EU-regelgeving, nationale wetten in Nederland, en de impact van kunstmatige intelligentie op incassoactiviteiten. In de balans tussen naleving van wetgeving en behoud van ruimte voor innovatie heb ik concrete suggesties gegeven om wendbaar te blijven. De sleutel tot succes in de incassopraktijk is als een kostbare schatkist in een jungle van regels. Dus, blijf scherp, blijf wendbaar, en laten we samen de incassowereld verbeteren!