Parhaimmillaan digitalisaatio parantaa palvelua ja keventää työtaakkaa
Kaupunkilaiset ovat tottuneet käyttämään digipalveluita arjessaan, ja kaupungin on osaltaan vastattava tähän tarpeeseen.
“Olemme linjanneet, että kehitämme ensisijaisesti digipalveluita. Samaan aikaan on huolehdittava kuitenkin myös niistä kaupunkilaisista, jotka eivät käytä tai pysty käyttämään digipalveluita, eli tarjottava myös niin sanottuja perinteisiä palveluita”, Turun kaupungin strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila kertoo.
Tärkeintä on, että kehitystyötä tehdään ihmisten ehdoilla, asukkaita kuunnellen ja sen pohjalta rakennetaan palveluita, Rami Savila linjaa. Parhaimmillaan voidaan ennakoida, millaisia palveluita asukkaat missäkin tilanteessa tarvitsevat ja tarjota palveluita heille sen mukaisesti.
Konkreettinen esimerkki paremmasta, ennakoivasta palvelusta sekä työtaakan kevenemisestä on esikouluilmoittautumisen digitalisointi. Aiemman manuaalisen prosessin sijaan hyödynnetään kaupungin järjestelmissä valmiina olevaa dataa, kuten yhteystietoja sekä tietoa siitä, että valtaosa vanhemmista haluaa sijoittaa lapsensa heitä lähinnä olevaan esikouluun. Tulevien esikoululaisten vanhemmille lähetetään ennakkoon automaattisesti viesti, jossa kerrotaan lapsen esikoulupaikka sekä toimintaohjeet, mikäli paikan haluaa vaihtaa toiseen. Järjestely on keventänyt sekä vanhempien että viranomaisten työtaakkaa ja poistanut turhia työvaiheita.
Vaikka yllä kuvattu esimerkki voi kuulostaa yksinkertaiselta, sen toteutuminen käytännössä edellyttää merkittävää toimintatavan muutosta.
“Digihankkeiden kehitystyö on evoluutiota. Aloitetaan pilotilla, jota kehitetään ja laajennetaan saadun palautteen ja kertyneiden kokemusten pohjalta”, Rami Savila kuvaa ja jatkaa: “Kaikki ei aina mene suunnitellusti, ja osa piloteista epäonnistuu. Näistäkin hankkeista voidaan kuitenkin oppia, kun tiedetään, mihin suuntaan ei kannata edetä.”
Digipalveluiden pitää olla helppokäyttöisiä ja ihmistä lähellä
“Digikehittämisessä olennaista on määrittää hankkeen tavoite, eli määränpää. Polku on usein hyvinkin mutkainen, etkä aina näe, mitä seuraavan mutkan takana tapahtuu. Pitää pystyä priorisoimaan, mitkä ovat tärkeimmät, ensimmäisenä tehtävät asiat ja edetä kehityspolulla askel kerrallaan. Askelten pitää olla sopivan mittaisia ja niillä selkeät aikataulut”, Rami Savila linjaa.
Julkishallinnossa tehdään tyypillisesti liian isoja hankkeita, joissa pahimmillaan aika on voinut ajaa jo tarpeen ohi niiden lopulta valmistuttua.
Turussa keskitytään rakentamaan arjen sujuvuutta kaupunkilaisille. Sitä varten täytyy tuntea kaupunkilaiset entistä paremmin ja rakentaa asiakkuudenhallintaa sekä tietää, millaisia palveluita kaupunkilaiset tarvitsevat ja rakentaa palveluiden hallintaa. Tuntemalla asukkaat ja ymmärtämällä heidän palvelutarpeensa pystytään ennakoimaan tulevia tarpeita ja tarjoamaan proaktiivisesti palveluita näihin tarpeisiin.
“Hankkeiden toteuttaminen suunnitellusti vaatii saumatonta tiedonkulkua ja viranomaisyhteistyön kehittämistä. Se on iso työmaa, mutta uskon, että meillä on tarvittavat resurssit sekä kapasiteetti, joiden avulla onnistumme”, Rami Savila päättää.
Tutustu myös kuinka digipalvelukartoitus tuo asiakasnäkökulmaa Turun kaupungin digikehittämiseen
