Kiinteistöhuollosta stressivapaata, miten ihmeessä?

Blogisarjassani käsitellään kiinteistöhuollon ja siivouksen rooleja sujuvan arjen mahdollistajana sekä pohditaan miten työn tekemisestä ja johtamisesta tehdään mielekästä ja mutkatonta. Ensimmäinen osa pureutuu analyysin tarkkuuteen ja asioihin, jotka huomioimalla voidaan pienentää kustannuksia sekä parantaa työhyvinvointia.

Kiinteistöhuolto kehittyy nopein harppauksin. Tarvitaan alati parempaa kykyä reagoida digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin ja muuttuvan toimintaympäristön asettamiin haasteisiin. Kiinteistöhuolto mahdollistaa turvallisen ja sujuvan arjen sekä lapsiperheille, opiskelijoille, vanhuksille että työntekijöille. Jokaisen suomalaisen arkeen vaikuttaa useat kiinteistöhuollon toimijat ahkeralla työllään. Parhaitenhan tämän tajuaa talvella, kun lumi peittää maan ja juuri se oma katu on aamulla auraamatta. Kiinteistöhuolto ja siivous ovat osa päivittäistä elämää, joiden toiminta takaa koulujen, lentokenttien ja toimistotalojen toimivuuden sekä pihojen ja rappukäytävien siisteyden läpi vuoden. CGI ja Mobilog on ollut mukana rakentamassa toimivia järjestelmiä ja palveluita useille toimijoille kiinteistöhuollon alalla.

Monessa paikassa johtamista ja suunnittelua tehdään edelleen Exceleillä ja ruutuvihkojen sivuilla.

Tarkempaa analyysia nykyaikaisilla järjestelmillä

Kiinteistöhuollon yksi suuri haaste on sen henkilöresurssivaatimuksen määrä. Monia asioita voidaan tehdä tehokkaammin roboteilla tai teknisillä apuvälineillä mutta lähtökohtaisesti työtä silti tekee, johtaa ja suunnittelee ihminen. Monessa paikassa tätä johtamista ja suunnittelua tehdään edelleen Exceleillä ja ruutuvihkojen sivuilla. Se ei ole sinänsä ongelma päivittäisen työn tekemisessä, mutta etenkin jatkuvat muutokset sairaslomien tai yllättävien lisätöiden muodossa tekevät yhtälöstä enemmän selviytymistaistelua kuin tehokasta tiedolla johtamista.

Usein ongelmaksi muodostuu myös tiedon siirtäminen korvaaville ja sijaistaville henkilöille. Usein kiinteistöhuollossa paikallistuntemus ja jopa kiinteistökohtainen hiljainen tieto saattavat tehostaa työtä huimasti. Tiedon eheys ja paikkansapitävyys ovatkin avainasemassa, kun halutaan varmistua työn hyvästä hoitamisesta.

Tässä muutama kysymys kysyttäväksi seuraavassa sisäisessä palaverissa:

1. Kuinka monta tuntia viikossa meidän organisaatiossa tuhlataan työaikaa epäselvistä työohjeista johtuen?
2. Millä tarkkuudella me voimme raportoida kiinteistön A kulut viimeisen kolmen kuukauden ajalta siivouksen tai huollon toimenpiteistä?
3. Onko työvuorojen sisäiset muutokset esimerkiksi sairastumisista johtuen helposti hallittavia ja tulevatko kaikki työt aina tehtyä järkevällä resursoinnilla?
4. Onko työn suunnittelijoiden arki sujuvaa ja onnistuu ilman suurempia stressitekijöitä?
5. Saadaanko johdolle tarkkoja raportteja tehdyistä työtunneista työntekijä- ja tiimitasolla?
6. Onko kiinteistön omistaja tyytyväinen nykyhetken raportointi- ja analytiikkatasoon?

Jotta näihin kysymyksiin pystyy vastaamaan, tarvitaan järkevä kokonaisratkaisu, joka auttaa tunnistamaan sekä ratkaisemaan niin päivittäiset kuin pidemmänkin aikavälin haasteet. 

Webinaari: Joustavaa kiinteistöhuoltoa tehokkaalla työvuorosuunnittelulla, Case Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut

Tutustu

Hyödyttäisikö kokonaisvaltainen liikkuvan työn toiminnanohjausjärjestelmä teidän organisaatiotanne? Oppaamme avulla voit pohtia, mitä liikkuvan työn toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa.