HR-osaston painajainen: Taas uusi yrityskauppa ja uusi organisaatio voimaan heti

Suomessa tehdään yrityskauppoja kiihtyvällä vauhdilla. Yrityskaupoilla on lähes aina vaikutusta organisaation rakenteisiin, ja niiden myötä pitää nopealla tempolla yhdistää yritysten henkilöstön tiedot eri järjestelmiin. Kaiken tämän ohessa pitäisi samanaikaisesti tukea esimiehiä muutosjohtamisessa ja varmistaa, että tulosta tuottava toiminta ei millään muotoa lamaannu tai hidastu. Odotukset HR:lle ovat suuret eivätkä vuorokauden tunnit eivät tunnu riittävän! Tällöin avuksi rientää robotiikka.

Tämän päivän maailmassa yritysten ja yhteisöjen toimintaympäristö muuttuu nopeasti. Tämä tuo uusia haasteita organisaatioille. Päätöksenteon pitää olla nopeaa ja organisaation rakenteen tulee tukea liiketoimintaa. Lisäksi organisaation pitää vastata muuttuvan toimintaympäristön ja ketterien menetelmien mukanaan tuomiin vaatimuksiin.

Robotiikka avuksi liiketoiminnan muutostilanteisiin

Päätökset organisaatiomuutoksista ja yritysostoista tehdään usein vauhdikkaasti. Tällöin odotuksena on, että HR-järjestelmät saadaan ajan tasalle nopeasti. Haasteita kuitenkin on monenlaisia: Tietoa tulee tipoittain eri muodoissa, ja se on laadultaan vaihtelevaa. Tiedon yhdistely ja päivittäminen vaatii yleensä paljon manuaalista työtä. Käsityö taas aiheuttaa helposti virheitä ja päivää pidentämällä niiden määrä kasvaa entisestään. Lisäksi liittymärajapintojen tilaaminen toimittajilta on HR-henkilöstölle usein hankalaksi koettu asia, joka vaatii määrittelyä, ihmettelyä ja pähkäilyä.
Otetaan esimerkiksi uuden organisaation palkanmaksu. Vaikka uudessa organisaatiossa olisi satoja ihmisiä, pitää kaikkien palkkatiedot hoitaa heti ajan tasalle. Kukaan tuskin arvostaisi ensimmäisenä HR-kokemuksenaan sitä, että palkka olisi jäänyt maksamatta ajallaan. Jos kaikkien satojen työntekijöiden tiedot naputellaan manuaalisesti järjestelmään, sattuu todennäköisesti joukkoon ainakin yksi kopiointivirhe. Ja se yksikin on liikaa.

Rutiinitehtäviin kannattaakin ottaa avuksi ohjelmistorobotti. Ohjelmistorobotiikka on tehokas väline, joka hoitaa nopeasti rutiininomaiset, paljon manuaalista työtä vaativat työvaiheet. Näin vapautetaan HR-ammattilaisten aikaa liiketoiminnan ihmisten tukemiseen ja sitä kautta tulosten saavuttamiseen.

Ohjelmistorobotiikka on tehokas väline, joka hoitaa nopeasti rutiininomaiset, paljon manuaalista työtä vaativat työvaiheet.

Robotiikkaa voi hyödyntää esimerkiksi uusien henkilöiden perustamisessa. Yrityskaupan tai erilaisten organisaatiomuutosten yhteydessä henkilötietojen siirtoon liittyy manuaalisia ja työläitä vaiheita. Robotti hoitaa manuaalisen työn hetkessä:

Ohjelmistorobotti voi hoitaa tietojen siirron kahden tai useamman järjestelmän välillä nopeasti ja virheettömästi. Se siirtää tarvittavat tiedot samassa ajassa kuin ihminen vasta ajaa itseään sisään asiaan.  

Mutta mikä ja mitä ohjelmistorobotti käytännössä oikein on?

• Ohjelmistorobotti on “virtuaalinen työntekijä”, sovellus, joka käyttää tietokonetta ihmisen apuna tai tilalla.
• Ohjelmistorobotti voidaan nopeasti “opettaa” tekemään sääntöpohjaisia rutiinitöitä.
• Ohjelmistorobotin avulla manuaalisia tehtäviä saadaan automatisoitua tehokkaasti.

Rutiinien pyörittelystä aidosti liiketoimintaa tukevaan asemaan

Useille meistä robotiikka tuntuu pelottavalta asialta, joka vie ihmisten työt. Sen käyttöönottoa on haastavaa perustella, kun vastassa on ihmisten pelko. Ohjelmistorobotit kannattaa kuitenkin ottaa pelotta vastaan, sillä niiden edut voittavat uhkakuvat.

Ohjelmistorobotiikan keskeisin hyöty on se, että se tarjoaa asiantuntijoille mahdollisuuden syventyä mielekkääseen asiantuntemusta vaativaan työhön – ei aikaa vievien rutiinien tekemiseen.

Aina käsityö ei ole edes mahdollista. Mietitäänpä vaikka edempänä mainittua esimerkkitapausta monen sadan työntekijän yrityksessä: vaikka koko HR-osasto keskittyisi päivittämään tietoa koko työajakseen, ei se silti riittäisi tekemään kaikkea ajoissa. Ohjelmistorobotiikka auttaa siis myös silloin, kun kaikki työnjohdolliset konstit on käytetty loppuun.

Tyytyväinen HR-ammattilainen tarjoaa parempaa palvelua asiakkailleen eli oman organisaationsa esimiehille ja henkilöstölle. Kun HR onnistuu palvelemaan heitä paremmin, pystyvät myös he keskittymään asiakkaiden palvelemiseen ja tuloksen varmistamiseen!

Digitaalinen HR -akatemian kolmannessa webinaarissa kerromme käytännön esimerkkien kautta, minkälaisia tehtäviä robotti voi hoitaa. Webinaarin jälkeen tiedät, miten ohjelmistorobotin voi valjastaa hyötykäyttöön.