Kustannusosakeyhtiö Otava toteutti CGI:n avulla hankkeen, jossa tutkittiin tekoälyn soveltuvuutta sopimusprosessien eri osien automatisointiin. Hankkeen tavoitteena oli hyödyntää tekoälyä sopimusdokumenttien avaintietojen poiminnassa, mikä on perinteisesti vaatinut runsaasti manuaalista työtä.
Otavan työntekijät voivat jatkossa keskittyä mielekkäämpiin ja enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin, kun tekoäly hoitaa automaattisesti sopimuksista avaintietojen poiminnan ja niiden syöttämisen sopimustenhallintajärjestelmään. Tämä vähentää merkittävästi manuaaliseen kirjaamistyöhön kuluvaa aikaa.
”Sopimusten kirjaamisessa tekoäly on erinomainen ja resurssitehokas apuri, jonka avulla työntekijöiden aikaa vapautuu manuaalisesta kirjaamistyöstä muihin tehtäviin. Jo nyt olemme onnistuneet tiputtamaan sopimusten kirjaamiseen kuluvan ajan murto-osaan aiemmasta”, kertoo Otavan tietohallintopäällikkö Reijo Tanttu. Tekoälyn rooli on kuitenkin avustava, sillä lopullinen tarkistus ja hyväksyntä jäävät aina ihmisille. Ratkaisu on toteutettu tietoturvallisesti Otavan Microsoft Azure -pilvipalveluympäristössä. Kaikki käsiteltävät tiedot pysyvät koko prosessin ajan Otavan hallinnassa.
Kokeiluvaiheessa suurimmaksi kysymykseksi nousi, onko uusilla tekoälymalleilla mahdollista poimia automaattisesti avaintiedot vaihtelevista sopimusformaateista. “Ennen uusia suurten kielimallien (LLM) tekoälyjä tämä olisi vaatinut käytännössä yhdenmukaisten sopimusformaattien käyttöä. Uusien kielimallien myötä oli aika kokeilla, kuinka tekoäly selviytyy avaintietojen löytämisessä tarvittavasta monimutkaisesta päättelystä ilman, että sitä tarvitsee erikseen kouluttaa jokaiselle sopimusformaatille”, hankkeen AI-osuuden teknisestä toteutuksesta CGI:llä vastannut Timo Herrala kertoo.
Syksyn aikana ratkaisun odotetaan tuovan Otavalle lisää konkreettisia hyötyjä, ja jatkossa on tarkoitus kehittää tekoälyn käyttöä entisestään.
Otavan sopimusdokumenttien käsittely hoituu CGI:n kehittämän Profio360-toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Tämä projektiohjautuvaan liiketoimintaan suunnattu ERP-järjestelmä on suunniteltu erityisesti valmistavan teollisuuden, rakennusteollisuuden ja tekijänpalkkioalan prosessien hallintaan. Suurten kielimallien tekoälyn tehostama sopimusten hallinta on Profio360:n uusimpia ominaisuuksia.
