Tiedonhaku on olennainen osa jokaisen työntekijän arkea. Helsingin kaupungilla siihen haluttiin löytää uusi lähestymistapa: mitä jos tiedon etsimisen sijaan työntekijä voisi vain kysyä? Yhdessä CGI:n ja Microsoftin kanssa rakennettu Ohjeapuri AI-agentti tuo oikean tiedon noin 38 000 työntekijän saataville jopa sekunneissa. 

Helsingin kaupungin noin 38 000 työntekijän arjessa työtehtäviä ohjaavat lukuisat tehtäväkohtaiset toimintaohjeet, jotka perustuvat usein myös lainsäädäntöön. Siksi on kriittistä, että ohjeet ja tarvittava tieto ovat helposti, nopeasti ja luotettavasti saatavilla eri työtilanteissa. 

Ja kun ohjeita on tuhansia, tiedon etsimiseen voi kulua aikaa. 

”Helsingin kaupungilla on valtava määrä ohjeita ja asiantuntijatietoa, jota työntekijät tarvitsevat päivittäin työssään. Sharepointissa sijaitsevan Ohjesivustomme suosio on kasvanut jatkuvasti, ja siellä on tällä hetkellä jo yli 4700 erilaista ohjedokumenttia. Samalla tiedon löytäminen on muuttunut haastavammaksi", kuvailee Helsingin kaupungin viestinnän asiantuntija Heidi Damstedt projektin alkutilannetta.

"Onkohan tämä varmasti se viimeisin versio?" 

Työntekijän näkökulmasta oikean tiedon löytäminen ei tarkoita pelkästään oikean dokumentin löytämistä. Yhtä tärkeää on varmistaa, että käytössä on ajantasainen, hyväksytty ja tilanteeseen sopiva ohjeistus. Lisäksi osa ohjeista on tarkoitettu kaikkien saataville, ja osalle puolestaan on rajatumpi käyttäjäryhmä esimerkiksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla. 

Helsingin kaupunki oli jo usean vuoden ajan pohtinut keinoja helpottaa ja yhdenmukaistaa tiedon hakemista kasvavasta ohjemäärästä. Uudenlaista tapaa hyödyntää organisaation tietoa lähdettiin kehittämään yhdessä CGI:n ja Microsoftin kanssa. CGI toi projektiin näkemyksen siitä, millainen ratkaisu olisi sekä käyttäjäystävällinen että kustannustehokas laajassa organisaatiossa. 

"Ratkaisua suunniteltiin käyttäjälähtöisesti ja toimialojen erityistarpeet huomioiden. Kaupungin toimialat ja liikelaitokset osallistuivat aktiivisesti määrittelytyöhön, mikä auttoi tunnistamaan käyttäjien tärkeimmät tarpeet jo projektin alkuvaiheessa", kertoo CGI Suomen Anu Haverinen, joka luotsasi projektia Engagement Leadin roolissa.

Kuvituskuva: työntekijä keskustelee chatbotin kanssa älypuhelimella
Yli 38 000
työntekijän yhteinen AI-agentti
4700+
toimintaohjetta yhden kysymyksen päässä
Ohjeapurin ansiosta työntekijät saavat tarvitsemansa ohjeet nopeasti kysymällä ja keskustelemalla, voivat toimia itsenäisemmin sekä tehdä päätöksiä varmemmin ajantasaisen ohjeistuksen ja näkyvien lähteiden perusteella.

Riitta Laanala Ohjelmapäällikkö, Helsingin kaupunki

Kuvituskuva: CGI consultant advising a team member on a task

Kuin kysyisit kollegalta – Ohjeapuri muuttaa tiedon käytön etsimisestä kysymiseen

Selainpohjaisena chattina toimiva Ohjeapuri-agentti tuo kaikki Helsingin kaupungin Ohjesivuston ohjeistukset keskusteluikkunan kautta työntekijän saataville. Työntekijä voi esittää kysymyksen luonnollisella kielellä ja saada vastauksen suoraan omaan tilanteeseensa. Ratkaisu hyödyntää tekoälyä tiedon hakemiseen, kokoamiseen ja esittämiseen helposti ymmärrettävässä muodossa. 

Ohjeapurin antamat vastaukset sisältävät aina lähteet ja linkit alkuperäisiin ohjeisiin, mikä lisää ratkaisun luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä. Käyttäjä voi tarkistaa tiedon alkuperän yhdellä klikkauksella. 

Kokemus muistuttaa keskustelua kollegan kanssa – sillä erotuksella, että Ohjeapurin kanssa vastauksen saa nopeasti, ja se perustuu aina hyväksyttyihin lähteisiin ja ajantasaiseen tietoon. 

“Perinteisellä hakutavalla oikean tiedon löytämisen kesto vaihteli paljon, riippuen paljon käyttäjän kokemuksesta ja kyvystä käyttää oikeita hakusanoja. Oikean tiedon löytäminen saattoi viedä pitkäänkin, kun taas Ohjeapurin avulla vastaus löytyy jopa 10 kertaa nopeammin kuin aiemmin.” 

- Heidi Damstedt, viestinnän asiantuntija, Helsingin kaupunki 

Hyödyt näkyvät Helsingin kaupungin päivittäisessä työssä

Ohjeapuri tuo tiedon työntekijöiden saataville silloin, kun sitä tarvitaan. Kun aikaa ei enää kulu oikean dokumentin etsimiseen, sitä vapautuu varsinaiseen työhön. 

Ratkaisun keskeisiä hyötyjä ovat: 

  • Nopeampi tiedonhaku ja sujuvampi työskentely 
  • Yhdenmukaisempi ohjeiden hyödyntäminen 
  • Parempi luottamus tiedon ajantasaisuuteen 
  • Vähemmän aikaa tiedon etsimiseen ja enemmän aikaa asiakastyöhön 
  • Tekoälyn luotettavuus ja kustannusten ennakoitavuus ja hallinta 

"Ohjeapuri on muuttanut työn tekemisen tapaa erityisesti tiedon hyödyntämisessä. Työntekijät saavat tarvitsemansa ohjeet nopeasti kysymällä ja keskustelemalla, voivat toimia itsenäisemmin sekä tehdä päätöksiä varmemmin ajantasaisen ohjeistuksen ja näkyvien lähteiden perusteella.” 

- Riitta Laanala, ohjelmapäällikkö, Helsingin kaupunki 
 

Kuvituskuva: Ohjeapurin hyödyt näkyvät Helsingin kaupungin päivittäisessä työssä
Kuvituskuva: lähikuva abstraktista kuviosta

Tekoälyratkaisu, joka skaalautuu

Ohjeapuri on käytettävissä Helsingin kaupungin noin 38 000 työntekijälle ja tuo tällä hetkellä yli 4 700 ohjetta helposti hyödynnettäväksi yhden käyttöliittymän kautta. 

Näin laajassa mittakaavassa pienistäkin ajansäästöistä voi muodostua merkittävä kokonaisvaikutus. Samalla ratkaisu auttaa yhdenmukaistamaan toimintatapoja koko organisaatiossa. 

Helsingin kaupungin tarpeiden mukaisesti suunniteltu ratkaisu hyödyntää muun muassa Microsoftin Azure OpenAI- ja Azure AI Search -teknologioita. Nyt toteutettu ratkaisu luo perustan myös tuleville käyttötapauksille ja tekoälyn laajemmalle hyödyntämiselle kaupungin toiminnassa.

Ohjeapurin vaikuttavuus huomioitiin myös Microsoftin AI Agent Race Finland 2026 -kilpailussa, jossa Ohjeapuri oli yksi viidestä finalistista. Kilpailu nostaa esiin tuotantokäytössä olevia tekoälyagentteja, jotka tuottavat konkreettista arvoa organisaatioiden arjessa.

Kohti sujuvampaa julkishallintoa

Helsingin kaupungin esimerkki osoittaa, miten tekoäly voi auttaa ratkaisemaan hyvin käytännöllisen arjen haasteen.  

Kun tieto tehdään aidosti saavutettavaksi, työntekijät voivat keskittyä tiedon etsimisen sijaan sen hyödyntämiseen. Siirtymä etsimisestä kysymiseen ei ainoastaan tehosta työtä, vaan parantaa myös työn laatua, prosessien tehokkuutta ja palvelun varmuutta laajassa mittakaavassa.  

Ohjeapuri osoittaa, miten tekoälyä voidaan hyödyntää käytännön työssä tavalla, joka tuottaa konkreettista arvoa suurelle käyttäjäjoukolle. Samalla ratkaisu luo perustan tulevaisuuden kehitykselle, jossa tieto, ohjeistus ja työprosessit nivoutuvat entistä tiiviimmin osaksi työn tekemistä.  

"Ratkaisu tekee tiedosta aidosti saavutettavaa ja käytettävää osana päivittäistä työtä. Se vähentää riippuvuutta yksittäisistä asiantuntijoista ja tukee organisaation kykyä toimia yhdenmukaisesti ja tehokkaasti. Vaikutukset näkyvät lopulta myös kaupunkilaisten arjessa ja sujuvissa palvelukokemuksissa.” 

– Riitta Laanala, ohjelmapäällikkö, Helsingin kaupunki

Kuvituskuva: Helsingin Tuomiokirkko ja Kauppatori

Lue lisää: Kokeiluista konkretiaan - Tekoäly organisaatioille ja yrityksille