Digitalisaatio ja järjestelmäuudistukset ovat monelle organisaatiolle arkipäivää. ERP-hankkeet, järjestelmien modernisointi ja uusien palveluiden rakentaminen edellyttävät, että data liikkuu järjestelmien välillä sujuvasti ja luotettavasti.
CGI:n Teknologian takana -webinaarisarjan kolmannessa jaksossa tarkasteltiin integraatioita ja migraatioita käytännön työn näkökulmasta: mitä niiden taustalla oikeasti tapahtuu ja miksi onnistuminen riippuu yllättävän vähän teknologiasta ja paljon enemmän datasta ja prosesseista.
Keskustelussa olivat mukana CGI:n informaatioarkkitehti Tuomas Luukkonen ja integraatioarkkitehti Niko Kuusinen, jotka työskentelevät päivittäin integraatioiden ja järjestelmäuudistusten parissa.
Integraatioissa ja migraatioissa data liikkuu, mutta eri hetkessä ja eri tarkoituksessa.
“Jos yksinkertaistaa, niin migraatiossa rakennetaan uusi järjestelmä datan avulla. Integraatiossa taas pidetään järjestelmät keskustelemassa keskenään”, Luukkonen kuvaa.
Migraatiossa data siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen. Se on pitkä valmisteluprosessi, jossa dataa siivotaan, muokataan ja sovitetaan uuteen rakenteeseen. Integraatio alkaa siitä, mihin migraatio päättyy. Se on jatkuvaa liikettä, jossa tilaukset, asiakastiedot ja tapahtumat siirtyvät järjestelmien välillä osana arkea.
Migraatio- ja integraatiotyö alkavat harvoin valmiista tilanteesta. Prosesseja ei ole vielä päätetty, järjestelmän määrittely elää ja dataa ei ole kuvattu kunnolla – silti integraatioiden odotetaan valmistuvan samaan aikaan muun projektin kanssa.
Keskustelussa toistuu ajatus, joka on monelle organisaatiolle epämukava mutta tunnistettava: integraatioiden onnistuminen ei ole tekninen kysymys, vaan datakysymys. Monessa organisaatiossa data on kertynyt eri järjestelmiin ilman yhteistä rakennetta tai omistajuutta. Samaa tietoa ylläpidetään useassa paikassa eri muodoissa ja eri logiikalla.
“Harvoin löytyy ajantasainen datamalli, joka kuvaisi, miten organisaation data liittyy toisiinsa. Usein puuttuu myös yhteinen ymmärrys siitä, mitä data tarkoittaa ja miten se kytkeytyy liiketoimintaan”, Luukkonen kuvaa.
Yksi keskustelun tärkeimmistä oivalluksista on, että integraatio ei ala integraatiosta. Suurin osa työstä tapahtuu ennen kuin yhtään rajapintaa rakennetaan.
“Harvoin ollaan tilanteessa, jossa koko operatiivinen data pysäytetään ja käydään läpi. Migraatiossa näin kuitenkin tapahtuu: kaikki data nostetaan pöydälle, määritellään ja sille etsitään omistajuus. Se on organisaatiolle poikkeuksellinen hetki”, Luukkonen kuvaa.
Samalla joudutaan vastaamaan kysymyksiin, joita muuten siirretään eteenpäin: mitä tieto tarkoittaa, missä sitä ylläpidetään ja miten se liittyy liiketoiminnan prosesseihin.
Integraatio ei ole vain tekninen toteutus, se on liiketoiminnan kirkastamista datan kautta.
“Me ei oikeasti tehdä vain integraatioita. Iso osa työstä on sitä, että selvitetään mitä asiakas haluaa tehdä ja miten prosessi toimii”, Kuusinen sanoo.
Järjestelmäuudistuksissa yksi keskeisimmistä kysymyksistä on yksinkertainen: muuttuuko prosessi järjestelmän mukana vai järjestelmä prosessin mukaan?
“Jos ei tiedetä, kumpi ohjaa kumpaa, lopputulos on helposti sekava. Silloin yritetään muuttaa molempia samaan aikaan eikä oikein onnistuta kummassakaan”, Kuusinen kuvaa.
Tämä näkyy suoraan integraatioissa ja migraatioissa. Molemmat nojaavat siihen, että ymmärretään, mitä ollaan rakentamassa ja missä järjestyksessä.
“Me hypätään aika nopeasti sinne asiakkaan lähdejärjestelmiin, ihan suoraan tietokantoihin katsomaan, miltä se data oikeasti näyttää. Ei pelkästään mitä siitä kerrotaan, vaan mitä siellä oikeasti on”, Luukkonen kertoo.
Siinä vaiheessa alkaa hahmottua kokonaisuus ja samalla myös se, ettei tekeminen ole lineaarista. Vaikka projektit kuvataan usein vaiheittain, todellisuudessa ne etenevät jatkuvana tarkentumisena. Tyypillisesti integraatioprojekti rakentuu kuitenkin näiden vaiheiden ympärille:
Oleellista ei ole pelkkä vaiheistus, vaan se, että asiat tehdään oikeassa järjestyksessä. Jos prosesseja tai järjestelmää ei ole määritelty riittävän pitkälle, sama epävarmuus siirtyy suoraan integraatioihin.
“Siinä on aina riippuvuuksia. Vähän niin kuin talon rakentamisessa. Et sä tuo sähkömiestä paikalle ennen kuin seinät ovat pystyssä. Pitää ymmärtää mitkä asiat riippuu toisistaan ja mitä missäkin prosessin vaiheessa tarvitaan”, sanoo Luukkonen.
Keskustelun loppupuolella nousee esiin käytännön oivallus: integraatioilla yritetään helposti ratkaista kaikki mahdolliset tilanteet – myös kaikkein harvinaisimmat poikkeukset.
“Helposti lähdetään tekemään ratkaisuja myös poikkeuksen poikkeuksiin. Mutta silloin kokonaisuus alkaa monimutkaistua nopeasti”, Kuusinen kuvaa.
Jokainen erikoistapaus lisää logiikkaa, testattavaa ja ylläpidettävää. Lopulta ratkaisu palvelee yhä pienempää joukkoa, mutta kuormittaa koko järjestelmää.
“Me halutaan tehdä täydellinen lopputulos, mutta joskus järkevämpi kysymys on, kannattaako kaikkea automatisoida. Jos muutama yksittäinen tapaus ratkaistaan käsin, se voi olla kokonaisuuden kannalta parempi”, Luukkonen sanoo.
Tekoäly on tullut osaksi myös integraatio- ja migraatiotyötä. Sitä hyödynnetään jo nyt esimerkiksi koodin tuottamiseen, dokumentointiin ja suurten tietomassojen käsittelyyn.
“AI pystyy auttamaan monessa vaiheessa, mutta se ei poista ydintyötä”, Kuusinen toteaa.
Keskeinen työ pysyy ennallaan: liiketoiminnan ymmärtäminen, datan määrittely ja oikeiden päätösten tekeminen.
“Se, että ymmärretään mitä data tarkoittaa ja miten se liittyy liiketoimintaan – sitä ei voi ulkoistaa tekoälylle”, Luukkonen kiteyttää.
CGI:n rooli integraatioissa ei rajoitu tekniseen toteutukseen. Keskiössä ovat datan ja prosessien ymmärtäminen, integraatioiden suunnittelu ja toteutus sekä järjestelmäuudistusten kokonaisuuden hallinta yhteistyössä liiketoiminnan kanssa. Integraatiot eivät ole irrallinen tekninen osa, vaan keskeinen osa organisaation toimintaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa myös sitä, että työ ei ala teknologiasta.
“Jos jotain pitäisi sanoa lähtökohdaksi, niin lähde datasta liikkeelle. Kerää yhteen ihmiset, jotka ymmärtävät mitä data tarkoittaa liiketoiminnalle”, Luukkonen kiteyttää.
Kuusinen täydentää näkökulmaa: “Ymmärrä oma data ja prosessit, mutta myös se, mihin organisaatio on menossa. Siitä päästään liikkeelle.”
Kun nämä asiat ovat kunnossa, integraatio ei ole enää irrallinen projekti, vaan osa hallittua ja tavoitteellista muutosta.
Autamme yhdistämään organisaatiosi järjestelmät ja datan saumattomaksi kokonaisuudeksi, joka tukee liiketoiminnan kasvua ja antaa hyvän perustan tekoälyn hyödyntämiselle.
