Suomi.fi-viestit osaksi Facta Väestöä

Suomi.fi-viestit ovat nousseet kunnissa yhä tärkeämmäksi osaksi viranomaisviestinnän kokonaisuutta. Viranomaispostin ensisijainen suunta on selvä: paperikirjeistä siirrytään kohti sähköistä, turvallista ja paremmin seurattavaa viestintää. Muutos koskee erityisesti niitä kuntalaisia, jotka asioivat jo muutenkin digitaalisesti julkisen hallinnon palveluissa. Kunnille tämä ei tarkoita vain uuden lähetyskanavan käyttöönottoa. Kyse on toimintatapojen muutoksesta. Kun päätökset, selvityspyynnöt, kuulemiset ja muut asian käsittelyyn vaikuttavat asiakirjat siirtyvät sähköiseen kanavaan, myös taustalla olevien järjestelmien ja prosessien pitää tukea uutta arkea. Käyttäjän näkökulmasta viestin lähettämisen tulisi olla mahdollisimman luonteva osa normaalia työprosessia, ei erillinen manuaalinen vaihe.

Suomi.fi-viestien etuna on, että viranomaisviestintä voidaan toimittaa turvallisesti tunnistetulle vastaanottajalle. Vastaanottaja saa viestin sähköiseen postilaatikkoonsa, ja organisaatio voi seurata viestin etenemistä. Samalla paperipostin tarve vähenee, mikä voi pienentää tulostus-, kuoritus-, postitus- ja käsittelykustannuksia. Kuntien näkökulmasta merkittävä hyöty syntyy myös siitä, että viestintäprosessi yhtenäistyy ja sen jäljitettävyys paranee.

Kaikki kuntalaiset eivät kuitenkaan käytä sähköisiä palveluja samalla tavalla. Siksi sähköisen viestinnän rinnalle tarvitaan hallittu varakanava. Suomi.fi-viestien paperipostin lähettämisen toiminnallisuus tarjoaa tähän käytännöllisen mallin: viesti voidaan lähettää sähköisesti silloin, kun vastaanottajalla on Suomi.fi-viestit käytössä, ja tarvittaessa ohjata paperipostiin. Tämä on kunnille tärkeää, koska palvelun pitää toimia myös niissä tilanteissa, joissa sähköinen tavoitettavuus puuttuu.

Facta Väestöön suunnitteilla tuki Suomi.fi-viesteille

Facta Väestön näkökulmasta Suomi.fi-viestit ovat luonteva osa tulevaa kehitystä. Suunnitelmana on rakentaa ratkaisu, jossa viranomaisviestin lähettäminen voidaan tehdä suoraan Facta Väestön työprosessista. Ensimmäisessä vaiheessa tämä tarkoittaisi yksittäisen viestin lähettämistä, PDF-liitteiden hyödyntämistä, vastaanottajan tunnistamista ja Suomi.fi-tavoitettavuuden huomioimista. Tavoitteena on, että käyttäjä näkee selkeästi, voidaanko viesti lähettää sähköisesti vai tarvitaanko paperipostin varakanavaa.

Seuraavassa vaiheessa kehitystä voidaan laajentaa massaviestintään. Kunnissa on tilanteita, joissa sama päätös, tiedote tai muu asiakirja täytyy toimittaa usealle vastaanottajalle. Tällöin järjestelmän pitää tukea vastaanottajajoukon käsittelyä, sähköisesti tavoitettavien erottelua, paperipostiin menevien tunnistamista sekä lähetyksen yhteenvetoa. Käyttäjälle olennaista on, että prosessi on hallittu ja läpinäkyvä: mitä lähtee, kenelle lähtee ja mitä kanavaa pitkin.

Myös todisteellinen tiedoksianto on tärkeä jatkokehityksen alue. Tietyissä tilanteissa kunnalla pitää olla tieto siitä, että vastaanottaja on kuitannut viestin vastaanotetuksi. Suomi.fi-viestit tukee sähköistä todisteellista tiedoksiantoa, jossa vastaanottaja kuittaa tiedoksiannon ennen viestin avaamista. Facta Väestön kannalta tämä avaa mahdollisuuden tuoda kuittaukset, tilaseuranta ja jatkotoimenpiteet osaksi samaa kokonaisuutta.

Kohti yhtenäistä viestinvälityksen kokonaisuutta

Tavoitteemme ei ole rakentaa pelkkää teknistä rajapintaa. Tavoitteena on tuoda Suomi.fi-viestit osaksi kuntien käytännön työtä tavalla, joka vähentää manuaalisia vaiheita, tukee sääntelyn vaatimuksia ja tekee viestinnästä helpommin seurattavaa. Kun lähetys, tavoitettavuus, varakanavat ja tilatiedot ovat samassa prosessissa, käyttäjän ei tarvitse hallita useita erillisiä työkaluja. Facta Väestöön suunniteltava Suomi.fi-viestien tuki vahvistaa ratkaisun roolia kuntien viranomaisprosessien työvälineenä. Samalla se luo pohjaa laajemmalle viestinvälityskyvykkyydelle, jota voidaan tulevaisuudessa hyödyntää myös muissa Facta-kokonaisuuksissa. Kunnille tämä tarkoittaa käytännössä parempaa valmiutta siirtyä sähköiseen viranomaisviestintään hallitusti, kustannustehokkaasti ja käyttäjien arkea tukevalla tavalla.