Elenia on Suomen suurimpia verkkopalveluyhtiöitä. Se palvelee 442 000 asiakasta noin sadan kunnan alueella ja huolehtii sähköverkon toimivuudesta sekä kehittämisestä. Yksi yhtiön tärkeimmistä tehtävistä viime vuosina on ollut modernisoida ikääntyvää sähköverkkoa säävarmaksi ja kehittää älykkään sähköverkon ratkaisuja vastamaan käyttäjien muuttuviin tarpeisiin.
Kumppaneiden kanssa tehtävä sähköverkon kehittäminen on Elenian keskeisiä yritystoimintoja. Sen johtamiseen Elenia on pitkään hyödyntänyt Microsoft Dynamics -toiminnanohjausjärjestelmää.
Vuonna 2021 Elenia päätti modernisoida vanhan on-premise järjestelmän pilvipohjaiseen Dynamics 365:n. Modernisoinnilla tavoiteltiin toiminnan tehostamista ja uusia kehitysmahdollisuuksia. Toimittajaksi valikoitui julkisen kilpailutuksen kautta CGI.
”CGI:n tarjous oli sekä laadulliselta sisällöltään että hintansa puolesta selkeä voittaja”, kertoo Elenian järjestelmävastaava Jaakko Saarinen.
Dynamics 365:llä johdetaan Elenian keskeisiä toimintoja
Toimitettu Dynamics 365 sijaitsee Elenian järjestelmäarkkitehtuurin ytimessä. Sitä käyttävät päivittäin muun muassa taloushallinnon, käyttömaisuus- ja projektihallinnan sekä toimitusketjuista vastaavat työntekijät. Merkittävässä roolissa ovat myös erinäiset integraatiot, joita uuteen järjestelmään on rakennettu CGI:n tuella jo yli 30.
Lisäksi järjestelmään kytkeytyvät CGI:n kanssa yhdessä toteutetut Power Apps -sovellukset, joita ovat esimerkiksi kumppaniportaalit ja materiaalihankinnan mobiilisovellus. Niiden kautta uuden järjestelmän käyttäjiksi pääsivät myös Elenian urakoitsijakumppanit.
”Perustoiminnallisuuksiltaan toimitettu järjestelmä vastaa aiempaa, mutta modernisointi ja varsinkin pilvisiirtymä ovat tehostaneet toimintaamme monin paikon sekä avanneet uusia ovia jatkokehitykselle,” sanoo Elenian tietohallintojohtaja Harri Happonen.
Valtava hanke toteutettiin hyvässä yhteistyössä ja -ymmärryksessä
Mittakaavaltaan järjestelmähanke oli suuri: Määrittelytyön ja tuotantokäytön aloittamisen välissä kului kolme vuotta. Projekti eteni kuitenkin sovitussa aikataulussa, ja huolellisen työn ansiosta käyttöönotto onnistui ilman mainittavia ongelmia.
Sekä Saarinen että Happonen kiittelevät CGI:n tiimiä siitä, että nämä asiantuntemuksellaan, selkeillä toimintamalleilla ja proaktiivisella työotteella auttoivat Eleniaa saamaan tarpeensa mukaisen järjestelmän.
”Ymmärrys halutusta ratkaisusta kirkastui hankkeen edetessä, ja sen CGI:n tiimi osasi ottaa hienosti huomioon. Määrittelimme joitakin asioita uudelleen projektin edetessä, ja niissä tilanteissa pystyimme käymään keskustelua toiminnallisista tarpeistamme teknisten yksityiskohtien sijaan. CGI myös jousti tarvittaessa, jos suunnitelmia piti muuttaa”, Saarinen sanoo.
CGI:läisten asiantuntemus teki vaikutuksen. Heillä oli iso panos siihen, että yksittäiset toiminnallisuudet muodostuivat sellaisiksi kuin ne nyt ovat.
Tietohallintojohtaja, Elenia
Järjestelmän modernisointi toi monenlaisia hyötyjä
Dynamics 365 saa erityistä kiitosta paremmasta käyttökokemuksesta ja siitä, että pilveistämisen myötä kaikki ERP:n tallennettava, ja sen kautta kulkeva, data on paremmin saatavilla ollen samalla myös hyvin suojattua.
”Järjestelmätasolla kokonaisuus on nyt läpinäkyvämpi ja paremmin hallittavissa. Käyttäjiltä olen saanut positiivista palautetta muun muassa tiedon hakemisen nopeutumisesta ja siitä, että käyttöliittymiä voi mukauttaa omaan tarpeeseen”, Saarinen kertoo.
ERP-hankkeen rinnalla Elenialla oli käynnissä myös erillinen raportoinnin kehittämis- ja yhtenäistämishanke. Kahden hankkeen yhtaikainen edistäminen auttoi hahmottamaan Dynamics 365:n roolin monenlaisen datan läpikulkupaikkana. Vastaavan silmiä avaavan kokemuksen tarjosivat myös Power Apps -toteutukset.
”Tajusimme Dynamics 365:n muodostavan meille valtavan datakeskittymän, jota hyödyntämällä meidän on mahdollista kehittää raportointiamme jopa aivan uusiin suuntiin”, Happonen sanoo.
”Power Apps’it puolestaan tarjoavat meille erittäin mielenkiintoisen väylän jatkokehitykselle, jota meidän on tarkoitus tutkia tarkemmin”, Saarinen jatkaa.
Yhteistyö pelaa CGI:n ja Elenian välillä
Yhteistyö CGI:n kanssa on sekä Saarisen että Happosen mukaan toiminut erinomaisesti hankkeen jokaisessa vaiheessa. Kehuja CGI:n tiimi saa varsinkin siitä, että heissä yhdistyy ymmärrys toimitettavasta ratkaisusta, Elenian liiketoiminnasta ja teknisestä ympäristöstään. Tämä on tehnyt yhteistyöstä sujuvaa.
“CGI:läisten asiantuntemus teki vaikutuksen. Heillä oli iso panos siihen, että yksittäiset toiminnallisuudet muodostuivat sellaisiksi kuin ne nyt ovat,” Happonen sanoo.
Happonen mainitsee CGI:n vahvuudeksi myös sen, että toimittajalta saa sekä henkilökohtaista palvelua että suuren globaalin toimijan kyvykkyydet ja toimintamallit.
”Jossain vaiheessa saatoimme miettiä, että onko CGI jopa liian iso talo meille. Käytäntö kuitenkin osoitti, että he ovat isoja juuri oikealla tavalla: tietoturva ja -suoja otetaan vakavasti, toimintamallit ovat tehokkaita sekä loppuun asti mietittyjä ja resursseja on aina riittävästi. Arjessa toimimme kuitenkin samojen tuttujen ihmisten kanssa,” Happonen kertoo.
Ovet auki jatkokehitykseen
Vuosi tuotantokäytön aloittamisen jälkeen Happonen ja Saarinen kertoo heidän vielä opettelevan uuden järjestelmän käyttöä. Jatkuvien palveluiden kautta CGI tukee järjestelmän tehokkaassa käytössä ja auttaa proaktiivisesti varmistamaan, että kaikki toimii niin kuin pitääkin.
Myös CGI:n kanssa tehtävän jatkokehityksen osalta Happosella on jo ajatuksia.
”Ainakin AI:n ja Power Apps’ien mahdollisuudet ovat meillä vahvasti agendalla, ja niitä tulla jatkossa varmasti edistämään yhdessä CGI:n kanssa.”
