4 500 postilaatikkoa, 18 rinnakkaista migraatiota ja täysi työvalmius ensimmäisestä päivästä lähtien

Uudet virastot aloittivat toimintansa vuoden 2026 alussa suunnitellusti osana valtionhallinnon laajaa virastouudistusta. Valtorin Pilviviesti-kokonaisuudessa varmistettiin, että sähköposti toimi, käyttäjät pääsivät kirjautumaan sisään ja työskentely jatkui ilman merkittäviä katkoksia.

Kun organisaatiorakenne muuttuu, paine kohdistuu usein tietohallintoon. Uusien virastojen on käynnistyttävä suunnitellusti, henkilöstön on päästävä töihin heti aamusta ja lakisääteisten tehtävien on jatkuttava ilman katkoksia.

Vuoden 2026 alussa kaksi laajaa virastouudistusta toteutui aikataulussa. Uusi Lupa- ja valvontavirasto aloitti toimintansa, ja sivistyshallinnon virastorakenne uudistui 13 virastosta viiteen. Sähköposti toimi, käyttäjät kirjautuivat sisään ja työ jatkui keskeytyksettä.

Kolmen kuukauden aikana siirrettiin yli 4 500 postilaatikkoa kahteen uuteen Exchange Online -ympäristöön. Samanaikaisesti käynnissä oli enimmillään 18 rinnakkaista migraatiota. Siirtyneillä henkilöillä oli täysi valmius töiden tekemiseen heti ensimmäisestä aamusta alkaen.

Useita organisaatioita, yksi toimiva kokonaisuus

Todellinen haaste ei ollut pelkkä postilaatikoiden siirto, vaan kokonaisuuden hallinta. Migraatioympäristö koostui useista organisaatioista, joilla oli omat käyttäjä-, identiteetti- ja hallintamallinsa. Sähköposti- ja käyttäjätiedot sijaitsivat eri ympäristöissä:

• osa paikallisissa konesaleissa
• osa Microsoft 365 -ratkaisuissa eri kokonaisuuksissa

Tietoja yhdistettiin useista lähteistä, ja synkronointi vaati tarkkaa koordinaatiota. Projektin aikana syntyi lisäksi kiireellinen tarve siirtää noin 100 postilaatikkoa kahdelle uudelle virastolle ja liittää ne täysin uusiin käyttäjäidentiteetteihin – samaan aikaan, kun muut migraatiot etenivät rinnakkain.

Tässä mittakaavassa pienikin virhe voi moninkertaistua. Siksi onnistuminen perustui huolelliseen suunnitteluun, selkeään työnjakoon ja kurinalaiseen vaiheistukseen.

Hallittu toteutus kokeneiden asiantuntijoiden yhteistyöllä

Valtionhallinnon yhteisiä ICT-palveluja tuottava Valtori johti Pilviviesti-kokonaisuuden teknistä ja projektinhallinnallista toteutusta. CGI toimi hankkeen kumppanina ja vastasi sähköpostimigraatioiden toteutuksesta kahteen uuteen Exchange Online -ympäristöön.

Sähköpostidatan siirrot toteutettiin kahdella eri menetelmällä lähdejärjestelmästä riippuen. Yksi Exchange-lähdejärjestelmä yhdistettiin hallitusti useisiin uusiin kohdeympäristöihin. Samalla varmistettiin, ettei tuotantoympäristöihin tai muihin käynnissä oleviin migraatioihin syntynyt merkittäviä häiriöitä.

Valtorin kokeneet asiantuntijat sekä eri osa-alueiden projektitiimit – kuten muiden datamigraatioiden ja työasemaympäristöjen käyttöönottojen vastuuhenkilöt – tukivat kokonaisuutta tiiviisti. Yhteistyö ei ollut muodollista koordinointia, vaan jatkuvaa, käytännönläheistä tekemistä yhteisen tavoitteen eteen.

Tulokset puhuvat puolestaan. Eräs käyttäjä kiteytti muutoksen osuvasti: ”Hämmästyksekseni ja odotusten vastaisesti minulla toimii läppäri ja sähköposti.”