CGI toimitti Jylhän Sähköosuuskunnalle laskutusratkaisun, joka kattaa myyntilaskujen monikanavaisen välityksen, maksukehotukset, laskujen seurannan ja arkistoinnin. Ratkaisu on parantanut laskutusprosessin hallittavuutta ja sujuvoittanut virhetilanteiden käsittelyä.
Jylhän Sähköosuuskunta on Kauhavan ja osin Kortesjärven alueella toimiva sähköyhtiö, jolla on noin 6 500 asiakasta. Vuonna 2025 yhtiö päätti uudistaa laskutusratkaisunsa yhdessä CGI:n kanssa. Tavoitteena oli kehittää laskutusprosessin hallintaa ja varmistaa, että järjestelmä tukee sekä asiakaspalvelua että arjen operatiivista työtä.
"Halusimme toimijan, jonka kanssa yhteistyö olisi sujuvaa ja jonka tukipalvelu olisi Suomessa. Mikäli sähkölaskutuksessa ilmenee jokin ongelma, siihen pitää saada nopeasti vastaus, jos oma IT-tiimimme ei pysty ratkaisemaan asiaa", kertoo Marianne Jylhä Jylhän Sähköosuuskunnan taloushallinnosta.
Jylhällä oli jo ennestään käytössä CGI:n tarjoama ostolaskujen vastaanottopalvelu. Uudistuksessa yhteistyö laajeni koskemaan myös myyntilaskutusta ja maksukehotuksia. Jylhä lähettää kuukausittain noin 5 500–7 000 laskua, joten prosessin on toimittava varmasti ja tehokkaasti.
"CGI:n toimittaman kokonaisuuden ansiosta virhetilanteiden käsittely on nopeutunut merkittävästi. Jos esimerkiksi asiakkaan e-laskusopimus on peruuntunut eikä tieto ole ehtinyt mukaan ennen laskun lähetystä, lasku voidaan ohjata nopeasti toiseen kanavaan ilman, että koko prosessia tarvitsee aloittaa alusta", Jylhä sanoo.
Yhteistyö CGI:n kanssa on tuonut Jylhän Sähköosuuskunnalle tehokkuutta erityisesti virhetilanteiden käsittelyssä, joka tapahtuu nyt keskimäärin 2–3 päivää aiempaa nopeammin.
Aiemmin pystyimme tarkastelemaan yksittäisiä laskuja, mutta emme kokonaisuutta. Nyt näemme esimerkiksi, kuinka monta laskua meiltä lähti viime kuussa e-laskuna.
Taloushallinto, Jylhän Sähköosuuskunta
Monikanavainen laskutus parantaa asiakaskokemusta
Jylhän myyntilaskut lähtevät kahdesta eri järjestelmästä. CGI:n ratkaisun ansiosta laskujen hallinnointi ja lähetys onnistuvat yhden hallintatyökalun avulla. Ratkaisu mahdollistaa myös laskujen jakelun useissa eri kanavissa. Uudistuksen myötä uusina vaihtoehtoina yhtiön käyttöön tulivat sähköpostilasku ja Kivra aiempien kanavien rinnalle.
Monikanavaisuus lisää asiakkaiden valinnanvapautta ja parantaa asiakaskokemusta.
"Asiakkaat toivovat laajasti eri vaihtoehtoja, ja meidän pitää pystyä vastaamaan niihin. Erityisesti sähköpostilasku on ollut monelle haluttu vaihtoehto", Jylhä toteaa.
Kun lasku saapuu asiakkaalle oikeassa kanavassa ja ajallaan, vältetään turhia yhteydenottoja ja manuaalista selvittelyä. Samalla laskutusprosessi pysyy paremmin hallinnassa myös suurilla volyymeilla. Paperilaskujen jakelussa hyödynnetään jakeluoptimointia, jonka avulla kirjeet ohjataan kustannustehokkaimpaan jakelukanavaan. Maksukehotukset toimitetaan puolestaan priorisoituna kirjejakeluna, jotta ne saavuttavat vastaanottajan mahdollisimman nopeasti.
Keskeinen uudistus oli myös laskujen seurannan parantuminen. Uusi Hydra-seurantatyökalu antaa käyttäjälle ajantasaisen kokonaiskuvan laskujen kulusta eri kanaviin.
"Aiemmin pystyimme tarkastelemaan yksittäisiä laskuja, mutta emme kokonaisuutta. Nyt näemme esimerkiksi, kuinka monta laskua meiltä lähti viime kuussa e-laskuna", Jylhä sanoo.
Asiantunteva kumppani tukena arjessa
Laskutuskokonaisuutta täydentää MarketTool, jonka avulla laskujen yhteyteen voi lisätä asiakasviestintää. Jylhällä työkalua on hyödynnetty tiedottamisen tukena.
"Olemme muun muassa toteuttaneet kampanjan paperilaskuista luopumiseksi ja tiedottaneet sähköisistä laskutusvaihtoehdoista", kertoo Pekka Pernaa Jylhän Sähköosuuskunnan kulutuksen seurantapalveluista.
CGI:n toimittamaan ratkaisuun sisältyy myös laskujen arkistointi. Jokaisesta asiakkaalle lähetetystä laskusta tallentuu kopio Jylhän omaan sähköiseen arkistoon samassa muodossa kuin se on asiakkaalle toimitettu.
"Meille on tärkeää, että näemme kuinka monta laskua on lähtenyt ja että arkistossa on sama aineisto kuin asiakkaalle on toimitettu. Näin voimme varmistaa, että kaikki laskut ovat lähteneet ja tallentuneet oikein", Pernaa toteaa.
Yhteistyö CGI:n kanssa on tuonut Jylhän Sähköosuuskunnalle tehokkuutta erityisesti virhetilanteiden käsittelyssä, joka tapahtuu nyt keskimäärin 2–3 päivää aiempaa nopeammin. Aiemmin jopa koko työpäivän vaatinut korjaustyö vie nyt tavallisesti vain pari tuntia.
"Lähettämiemme palvelupyyntöjen määrä on laskenut huomattavasti. Nyt virhetilanteen hoitamiseen riittää yleensä enintään kahden työntekijämme panos, kun aiemmin pitkät tikettiketjut saattoivat vaatia jopa viiden työntekijän panoksen ja jatkuvaa seurantaa. Myös käyttöönottoprosessi oli todella onnistunut. Saimme CGI:ltä selkeät ohjeet siitä, mitä tietoja tarvitaan ja missä vaiheessa, jotta kokonaisuuden käyttöönotto sujui mutkattomasti", Pernaa sanoo.
