Koninklijke Landmacht, Capgemini en CGI werken adaptief samen in de praktijk

The making of the C2OstCo-samenwerking

Op donderdag 15 november zetten de Koninklijke Landmacht, Capgemini en CGI tijdens het NIDV-symposium een handtekening onder een samenwerkingsovereenkomst. Samen zetten we onze schouders onder het (leveren van) operationeel vermogen van de krijgsmacht en de civiele partners. Het is een verkenning naar de overeenkomsten en verschillen en de (on)mogelijkheden bij het samenwerken. De pilot heeft enkele heldere stippen aan de horizon – zo wordt op 14 februari 2019 het nieuwe C2-OndersteuningsCommando (C2OstCo) van de ondersteuningsgroep Commando Landstrijdkrachten (CLAS) geïnstalleerd. De samenwerking heeft haar eerste tastbare product opgeleverd, de Digital Learning Hub. Maar ook de voorgeschiedenis is beslist de moeite waard. Er zijn namelijk enkele waardevolle succesfactoren uit deze terugblik te destilleren, bijvoorbeeld op het vlak van kennismanagement. In deze blog presenteer ik met gepaste trots ‘the making of’.

(Lees het uitgebreide artikel ‘Gedeelde kennis is dubbele kennis’ in Intercom magazine)

C2OstCo staat voor Command & Control OndersteuningsCommando. Het is een van de initiatieven die de Koninklijke Landmacht heeft geëntameerd om de krijgsmacht adaptiever te maken. Oftewel: robuust en wendbaar, gericht op samenwerking en vernieuwing. Het is een ambitie die regelmatig terugkomt in de Defensienota 2018. Daarin wordt ook onderstreept dat een betrouwbare en altijd beschikbare informatievoorziening cruciaal is om onder alle omstandigheden de business continuïteit te waarborgen in Nederland en tijdens militaire operaties in het buitenland. Reden voor de Koninklijke Landmacht om anderhalf jaar geleden de samenwerking te zoeken met Capgemini en CGI. 

Bijdragen aan een cruciale taak

De afgelopen periode hebben de drie organisaties elkaar beter leren kennen. Door de uitgebreide kennismaking ontstond vanzelf een beeld op welke onderdelen de organisaties elkaar kunnen ondersteunen. Alle betrokkenen werden zich bovendien steeds meer bewust van het grote belang van C2OstCo. Het doel is immers het ondersteunen van missies en oefeningen met communicatiemiddelen. De mannen en vrouwen van C2OstCo moeten ervoor zorgen dat alle operationele IT systemen werken. Een uiterst cruciale taak. En mede daardoor voor ons een prachtige uitdaging om daar een bijdrage aan te leveren.

Problematiek van kennismanagement

Het uitvoeren van deze taak ligt in de handen van goed opgeleide medewerkers. Maar zoals dat gaat binnen Defensie voeren zij deze taak vaak maar voor een beperkte periode uit. Daarna nemen andere medewerkers de werkzaamheden weer over. Capgemini en CGI kennen een vergelijkbare problematiek. Wij voeren projecten uit bij klanten en na een bepaalde periode dragen we de kennis weer over aan de opvolgers – beheerders, gebruikers of anderen. Kernvraag daarbij is steevast hoe de kennis wordt geborgd en hoe kennismanagement wordt uitgevoerd.

Verkennende workshops

Oktober jl. hebben de drie organisaties het onderwerp ‘Kennismanagement’ verder uitgewerkt in workshops. Daaruit bleek al dat er veel gemeenschappelijke ervaringen zijn. Iedereen kent wel de situatie dat een klus is geklaard en dat de volgende klus al weer staat te trappelen om opgepakt te worden. Overdracht aan de opvolger, vastleggen van lessons learned, registratie van nuttige tips, et cetera: ze zijn nogal eens het kind van de rekening. Zeker bij personele schaarste. 

In de workshop zijn de volgende methoden gebruikt:

• Benchmarking met andere organisaties. Wat kan Defensie in het algemeen en de Koninklijke Landmacht in het bijzonder met de ervaringen van anderen? CGI en Capgemini hebben daar hun ervaringen bij andere klanten en hun eigen organisatie ingebracht.
• Gebruik van ‘persona’s’. Niet iedereen heeft eenzelfde kennis en achtergrond. Door meer uit te gaan van de typering van verbindingsmilitairen kan kennismanagement effectiever worden gemaakt.
• Beschrijving van de ‘customer journey’ ofwel de keten van werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd bij een missie en oefening, inclusief de uitdagingen.
• Maken van een ‘elevator pitch’ van acht ideeën die daarna onderling werden vergeleken, gekwalificeerd en gegroepeerd.

Als je alle kennis toch eens nuttig kon verwerken en overdragen! Dat verbetert de effectiviteit enorm, iets wat ook door de verbindingsmilitairen werd aangegeven. Het is opmerkelijk hoe creatief mensen kunnen zijn. Met acht voorstellen per persoon is een zee aan mogelijke verbeteringen naar voren gekomen. Niet allemaal op korte termijn uitvoerbaar of binnen de eigen invloedsfeer, maar de meeste zijn op korte termijn op te pakken. Niet in grote meeslepende meerjarige trajecten, maar met kleine stappen. 

Het resultaat van de workshop

We werkten samen in een groep met veel energie en passie die ook graag een volgende stap wil zetten. De ideeën zijn voldoende concreet voor die vervolgstap op het gebied van kennismanagement. Dit moet lukken voor Valentijnsdag 2019.

Het vervolg van onze samenwerking

De samenwerking werkt goed en is door alle partijen positief ervaren. Dit willen we graag bekrachtigen met een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst wordt ook de verhouding tot de aanbestedingsregels vastgelegd. De scope wordt bepaald door de mate van synergie die kan worden bereikt. Dit hoeft zich niet te beperken tot kennismanagement, maar kan ook andere onderwerpen beslaan. Door elkaar regelmatig te ontmoeten, raken de organisaties steeds beter op elkaar ingespeeld.

Tot slot

CGI werkt graag mee aan deze pilot omdat zij Defensie ziet als een strategische samenwerkingspartner. De relatie bestaat al meer dan 35 jaar ononderbroken. CGI is ook klantgericht ingedeeld om Defensie zo goed mogelijk te bedienen. Wij ondersteunen de deelname van consultants als reservist aan de krijgsmacht en willen graag als organisatie betekenisvol werk doen. De samenwerking met C2OstCo past in deze visie. We beseffen dat open innovatie- en samenwerkingsnetwerken het meest succesvol en effectief zijn. 

Generaal-majoor Kees Matthijssen zet zijn handtekening onder de overeenkomst met Capgemini en CGI

Download PDF