SaaS-applicatie: een fee of een trol?

Als Direct Consultant Expert binnen CGI word ik regelmatig gevraagd om architectuurlandschappen te analyseren van strategisch tot implementatie niveau. Steeds vaker krijg ik vragen over SaaS-applicaties zoals bijvoorbeeld:

• Kunnen we deze SaaS applicaties gebruiken in ons landschap? 
• We hebben deze SaaS applicaties op het oog; hoe moeten deze geïntegreerd worden in ons landschap?
• Welke SaaS applicaties zijn geschikt voor ons bedrijf?

Gebaseerd op verschillende gesprekken met klanten schets ik een vaak voorkomend scenario. Vanuit verschillende invalshoeken wordt het scenario bekeken. En ik sluit af met hoe je als senior manager met het fenomeen SaaS applicaties kunt omgaan. 

Het scenario

Robin, een business manager, start de wekelijkse management meeting vol enthousiasme. Ze vertelt over een congres dat ze heeft bijgewoond. Ze heeft een geweldige SaaS applicatie gevonden. De SaaS applicatie voldoet volledig aan de eisen van haar afdeling. Robin heeft een Net Present Value (NPV) en een Return on Investment (ROI) berekening gemaakt. Beide berekeningen zijn erg positief. Robin vertelt dat de verkoper van de SaaS applicatie heeft aangegeven dat de time-to-market minimaal is en dat de training voor de gebruikers binnen een paar weken geregeld kan worden. Robin staat te popelen om de SaaS applicatie in gebruik te nemen.

Bij het vragenrondje na de presentatie is de IT manager, Dominique, erg negatief over de SaaS oplossing. Dominique trekt de NPV en ROI berekeningen in twijfel omdat naar zijn zeggen het scenario veel te rooskleuring is. Het gevolg is een verhitte discussie en wegens tijdsgebrek wordt de discussie afgebroken. Een nieuwe meeting wordt gepland tussen Robin, Dominique en jou als de senior stakeholder.

Waarom ziet Robin de SaaS applicatie als een fee die goede wensen vervult?

Door de opkomst van SaaS applicaties, heeft Robin ineens veel meer keuze om haar business proces in te vullen. SaaS applicaties hebben de volgende voordelen:

• SaaS applicaties volgen de industrie best practices. 
• SaaS applicaties worden door Gartner gerangschikt, wat het gemakkelijker maakt om een keuze te maken. 
• SaaS applicaties komen met een eenvoudig rekenmodel (pay-as-you-go) zodat NPV en ROI berekeningen makkelijk gemaakt kunnen worden. 
• SaaS applicaties maken het inrichten van een business proces eenvoudig.

Nog niet zolang geleden zou Robin voor dezelfde oplossing tijd en budget moeten hebben geregeld om het business proces tot in de puntjes uit te schrijven. Robin zou de beschrijvingen moeten overdragen naar Dominique. Dominique zorgde ervoor dat er een applicatie werd gebouwd. De applicatie moest daarna door Robin haar team weer getest worden etc. En nu met de komst van SaaS applicaties kan Robin de zakelijke credit card gebruiken en heeft ze volledige controle over de uitvoering. 

Doordat er veel minder vertaalslagen zijn binnen de organisatie en de keuze mogelijkheden vele male groter zijn, ziet Robin de SaaS applicatie als een wens die in vervulling gaat.  

Waarom ziet Dominique de SaaS-applicatie als een trol die het technologielandschap verwoest?

In de afgelopen drie decennia is het gebruik van IT exponentieel gegroeid binnen bedrijven. Technologie is in een rap tempo verandert van een ‘nice-to-have’ naar een ’must-have’. Het begon met het feit dat computers repetitieve taken beter konden uitvoeren dan mensen. Bijvoorbeeld hoofdrekenen versus Excel. Daarna faciliteerde het internet om op een snelle manier data met elkaar te kunnen delen. Bijvoorbeeld email versus post of externe meetings op kantoor versus online meetings.

Aan de andere kant heeft de regelgeving ook niet stil gezeten. Er komen steeds meer nieuwe regels bij om toezicht te kunnen houden op industrieën. Denk hierbij aan privacy regels zoals GDPR of AVG, financiële regels zoals Solvency II, IFRS, VaR, en software-ontwikkel regels zoals COBIT 5.
Dominique is als IT-manager verantwoordelijk voor alle applicaties binnen het IT-landschap. In de afgelopen decennia heeft Dominique ervoor gezorgd dat:

• alle business processen ondersteund konden worden door applicaties;
• geregeld dat als er problemen met applicaties zijn, die snel konden worden opgelost;
• nieuwe vragen van de wetgeving beantwoord konden worden door nieuwe applicaties;  
• alle applicaties met elkaar konden communiceren, om de nodige data uit te wisselen.

Hierdoor is een applicatielandschap ontstaan op een organische wijze, dat voldoet aan de huidige eisen. De uitkomst van het applicatielandschap kan je zien als een netwerk van paddenstoelen. Aan de oppervlakte lijkt het alsof elke paddenstoel op zichzelf staat. Maar aan de onderkant is er een heel netwerk dat elkaar ondersteunt. Dit is ook het geval met de meeste huidige applicatielandschappen. Applicaties zijn de paddenstoelen boven de grond. En het netwerk tussen de paddenstoelen onder de grond zijn de datastromen tussen de applicaties. Dus als je een paddenstoel uit de grond trekt, maak je potentieel het ondergrondse netwerk van de paddenstoelen stuk.

De introductie van een SaaS-applicatie is een verstoring in dit systeem, omdat een SaaS-applicatie buiten de IT-organisatie leeft. Dit geeft Dominique het gevoel controle te verliezen. Hierdoor ziet Dominique een SaaS-applicatie als een trol die zijn mooie IT-landschap gaat ontregelen of misschien wel gaat verwoesten.

Wat kan jij als manager doen in dit scenario?

Als manager moet je allereerst aangeven dat je niet in sprookjes gelooft. SaaS-applicaties zijn geen feeën of trollen. Je zal Robin moeten overtuigen van de onderliggende complexiteit van het IT-landschap en je zal Dominique moeten overtuigen dat IT een andere rol moet aannemen die dichter bij de business ligt. De twee verschillende rollen kunnen elkaar gaan vinden op dataniveau. Want zowel processen als applicaties maken gebruik van data.

Hieronder volgen een aantal acties die je kunt uitzetten, om voorbereid te zijn om SaaS-applicaties op te nemen in het applicatielandschap:

1. Maak inzichtelijk welke data er door welke processen gebruikt wordt.
2. Maak inzichtelijk welke data er door welke applicaties gebruikt wordt.
3. Maak een overzicht welke data gedeeld wordt tussen processen en applicaties.
4. Maak afspraken waar SaaS-applicaties aan moeten voldoen om deel uit te maken van je IT-landschap.
5. Maak afspraken met de verkoper van de SaaS-applicaties, hoe deze afspraken gemonitord kunnen worden.
6. Zorg ervoor dat dat SaaS-applicaties deel gaan uitmaken van je Business Continuïteit en Disaster Recovery plan.

Wilt u meer weten over SaaS-applicaties of wilt u  advies over het definiëren van uw cloudstrategie? Schroom dan niet om contact op te nemen met Wouter Claeys