Bang voor de cloud? Niet bij Defensie. Daar gingen ze in anderhalf jaar tijd, van het eerste idee tot volledige operationalisatie, over op een cloudoplossing voor digitaal aanbesteden. Een snel proces met veel draagvlak, dankzij de betrokkenheid van een groot aantal medewerkers.
Dat Defensie een oplossing nodig had om digitaal te kunnen aanbesteden was evident, vertelt Gertie Arts. Ze was hoofd van de Afdeling Ondersteuning Inkoop Defensie (AOID) tijdens het project, inmiddels is ze werkzaam als Strategic Adviser Resilience bij het Innovatie Centrum FRONT van de Commandant der Strijdkrachten. “Per 1 juli 2017 is het wettelijk verplicht voor overheden om aanbestedingen digitaal te ondersteunen. We zijn in 2016 begonnen met de selectie van een tool dat ons daarbij zou helpen. Op 1 juli 2017 gebruikten alle inkooppunten van Defensie het.” De Aanbestedingswet Defensie en Veiligheid stelt extra eisen aan aanbestedingen, daarom kon het ministerie niet uitsluitend TenderNed gebruiken. “Bovendien wilden we het hele inkoopproces digitaal ondersteunen, iets dat TenderNed niet biedt. We publiceren nu onze aanbestedingen op TenderNed, via een link komen bedrijven uit bij het portal van ons inkooptool en vanaf daar kunnen ze alle stappen doorlopen.”
Sneller en transparanter
De gekozen tool die het hele aanbestedingsproces digitaal ondersteunt is een cloudoplossing. Pascal van Bentum, adviseur digitale transformatie bij CGI en werkzaam bij de AOID, ondersteunde het hele proces, van voorbereiding tot implementatie: “Op onze uitvraag voor een aanbestedingstool kwamen uitsluitend cloudoplossingen. Dat was nieuw voor Defensie en bracht heel nieuwe vraagstukken met zich mee. Bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging. Bij de aanschaf en het optimaliseren van deze cloudoplossing hebben we een grote gebruikersgemeenschap ingezet: inkopers en IT’ers. Dat heeft ertoe geleid dat we het tool in relatief korte tijd hebben geïmplementeerd en dat het nu breed wordt gebruikt.”
Bij de start van het project was niet de IT, maar de functionele eisen en wensen van de inkopers het uitgangspunt. Het aanbestedingstool moest leiden tot minder tijd aan administratie, snellere doorlooptijden en meer transparantie. Van Bentum: “Dat was het belangrijkste en dat is gelukt, gebruikers geven het pakket nu gemiddeld een acht.” Dat het een cloudoplossing is, is eigenlijk minder relevant: het is vooral een tool waarmee je heel veel kunt, zegt Van Bentum: “Overigens komt dat dan weer doordat het een cloudoplossing is, want het is iets dat honderden organisaties gebruiken en wordt continu met hun ervaringen verbeterd.”
Lees het complete artikel in iBestuur magazine.
