Näin hoidat lomasuunnittelun tehokkaasti ja yhtenäisesti yli tiimirajojen - työntekijöiden toiveita unohtamatta

Onko tulevat lomat jo suunniteltu? Voiko henkilöstösi vaikuttaa lomiensa ajankohtiin tai jopa suunnitella omat lomat itse? Onko työntekijöillä näkyvyys lomaoikeuspäiviinsä, pidettyihin lomajaksoihin ja tiimin lomasuunnitelmiin?

Lomasuunnittelussa tasapainotellaan omien, työkavereiden ja työnantajan tarpeiden välillä – eikä niitä ole aina helppo sovittaa yhteen. Joskus myös esimiehiltä puuttuu yhtenäinen näkemys työntekijöiden lomatoiveista ja -ajankohdista, mikä vaikeuttaa työtehtävien järjestelyä. Esimiesten suunnitellessa lomia manuaalisesti arvokasta työaikaa kuluu hukkaan.

Kun työntekijät pääsevät itse suunnittelemaan lomansa, työtyytyväisyys ja hyvinvointi kasvavat. Hyvin suunnitellut lomakaudet puolestaan takaavat työnantajalle, että organisaation toiminta pysyy yllä niin vuodenvaihteessa, talvilomakaudella kuin heinäkuussakin.

5 vinkkiä tehokkaaseen ja työntekijäkokemusta parantavaan lomasuunnitteluun

Miten näiden kaikkien asioiden huomioiminen onnistuu lomasuunnittelussa? Keräsin tähän 5 vinkkiä tehokkaaseen ja henkilöstöystävälliseen lomasuunnitteluun.

1. Ota käyttöön digitaaliset ratkaisut. Excelin pyörittely varmasti riittää tiettyyn pisteeseen, mutta onko se työajan käytön kannalta järkevää? Digitaalinen ratkaisu helpottaa suunnittelua ja antaa reaaliaikaisen näkymän lomasuunnitteluun. Lomakäsittely on nopeaa ja yhdenmukaista. Esimiesten työ helpottuu ja työntekijät pystyvät ilmoittamaan lomajaksonsa ja muutokset suoraan järjestelmään.
2. Tee lomasuunnittelusta läpinäkyvää. Mahdollista työntekijöille näkyvyys tiiminsä tai yksikkönsä toiveisiin ja suunniteltuihin lomiin. Näin työntekijät voivat huomioida työkaverien toiveet jo omassa suunnittelussa. Jos loma on helpompi saada läpi sellaisenaan vaikka viikkoa myöhemmin, ehkä työntekijä siirtää lomaansa omasta aloitteestaan.
3. Ohjeista lomakausien resursointi etukäteen. On varmasti tärkeää, ettei asiakaspalvelu, myynti tai laskutus lopu kesän aikana, vaan paikalla on aina joku, joka voi ne hoitaa. Jos palveluiden tuottaminen vaatii vaikka kahden tiimiläisen paikallaolon läpi suosituimpien lomakausien, kerro se etukäteen. Näin työntekijät osaavat ottaa toistensa toiveet paremmin huomioon.
4. Hyväksy lomat hyvissä ajoin ja pidä niistä kiinni. Lomien hyväksyntää voidaan nopeuttaa ajasta ja paikasta riippumattomilla mobiilisovelluksilla. Kun lomat on hyväksytty, työntekijät lyövät lomasuunnitelmat lukkoon, varaavat ulkomaan reissuja tai sopivat muiden perheenjäsenten lomat samaan ajankohtaan. Työntekijän tyytyväisyyden kannalta on tärkeää, että loma toteutuu silloin kun on sovittu.
5. Varmista yhteydet palkanlaskentaan ja työvuorosuunnitteluun. Hyvä digitaalinen lomakäsittelyjärjestelmä päivittää lomaoikeustiedot automaattisesti palkkajärjestelmästä suunnittelun pohjaksi ja hyväksytyt lomajaksot maksuja varten takaisin palkkajärjestelmään. Yhteydet on hyvä olla myös työvuorosuunnitteluun käytettävään ohjelmistoon, jotta lomat voidaan ottaa huomioon työvuorosuunnittelussa.

Digitaalinen lomakäsittely mahdollistaa tehokkaan ja nopean lomakäsittelyn. Hyvän digitaalisen järjestelmän avulla koko henkilöstö näkee lomaoikeuspäivänsä, pidetyt lomajaksot sekä tiiminsä lomasuunnitelmat. Myös erilaiset lomasopimukset kuten lomaraha – ja säästövapaa sopimukset voidaan hoitaa samassa järjestelmässä.

Työntekijät voivat itse suunnitella lomansa ja lähettää toiveensa esimiehelleen käsiteltäviksi. Esimies näkee työntekijöidensä lomatoivomukset, tekee lopullisen lomasuunnittelun ja hyväksyy lomajaksot. Hyväksyttyjen lomajaksojen siirtäminen palkanlaskentajärjestelmään tapahtuu ilman erillistallennuksia. Koko lomien käsittelyyn liittyvä prosessi hoituu samalla järjestelmällä. Helppoa ja tehokasta!

Miten lomasuunnittelu tehdään teillä seuraavalla lomakaudella? Tekevätkö esimiehet taas Excel-jumppaa vai olisiko aika ottaa käyttöön hyvä ja tasapuolista lomasuunnittelua tukeva digitaalinen järjestelmä?

Tutustu digitaaliseen CGI HR Lomakäsittelyyn tarkemmin lataamalla demovideo!