Tämän päivän varhaiskasvatuksen valmisohjelmisto on tietoturvallinen ja kestävä palvelu, jota kehitetään jatkuvasti toimittajan tuotekehitysstrategian mukaisesti ja asiakkaiden yhteisten tarpeiden pohjalta. Kun ratkaisu kehittyy johdonmukaisesti, se takaa päivitykset ja yhteisen kehityspolun jatkuvan ylläpitopalvelun piirissä oleville asiakkaille.
Valmisohjelmiston kehitystyö perustuu tuotekehitysstrategian lisäksi vuorovaikutteiseen yhteistyöhön asiakkaiden kanssa: käyttäjien toiveiden ja kehitysideoiden kuunteleminen, ja niiden arvioiminen osana jatkuvaa tuotekehitystä, asiakaskehitystyöryhmää ja asiakaspalauteprosessia. Yksittäiset kehitysehdotukset voivat toimia arvokkaina lähtökohtina laajemmille parannuksille, joista hyötyy koko käyttäjäyhteisö.
Kun asiakkaalla on käytössä valmisohjelmisto ja siihen liittyviä kehitystoiveita, toimittaja joutuu hieman tasapainottelemaan sen kanssa, mitkä ovat pakollisia toiveita (esim. lainsäädäntöön liittyvät), mitkä ovat hyödyllisiä ja parantavat toimintaprosesseja sekä mitkä liittyvät esim. mukavuuteen (nice-to-have).
Asiakkaan palaute on arvokasta
Asiakkaiden antama palaute kehitystyössä on arvokasta, siksi kehitysideoita otetaan asiakaskunnasta mielellään vastaan ja asiakkaiden toivotaan jakavan ajatuksiaan toimittajan kanssa. Kehitysideoiden toteutus ja aikataulutus riippuvat niiden priorisoinnista suhteessa muihin kehitystarpeisiin sekä käytettävissä oleviin resursseihin.
Jokaisen kehitysidean luonne arvioidaan, onko kyseessä esim. ratkaisun asetusten muokkaamisesta (esim. kenttien lisääminen) tai ratkaisun koodin ja rakenteen muokkaus (esim. asiakaskohtainen lisäpalvelu, jonka voi ottaa käyttöön halutessaan), joka voi vaikuttaa ylläpitoon ja tukeen.
Asiakkaan kanssa keskustellaan myös kehitystarpeen taustasta; onko kehitystoiveen taustalla aito ongelma tai työnkulku vai voisiko tarpeen ratkaista esim. ratkaisun nykytoiminnallisuuksilla tai asiakkaan toiminnan prosessimuutoksella.
Lisäksi toimittajan on arvioitava, onko kehitystoive linjassa tiekartan kanssa ja millaisia kustannus- ja aikatauluvaikutuksia sillä on sekä toimittajalle että asiakkaalle.
Asiakaskehitystyöryhmässä tehdään yhdessä
Asiakaskehitystyöryhmä on hyvä tapa osallistaa valmisohjelmiston asiakaskuntaa kehittämään yhdessä. Ryhmä voi kokoontua esim. muutaman kerran vuodessa ja siihen voivat osallistua kaikki ratkaisun kehittämisestä innostuneet jatkuvan palvelun asiakkaat. Työryhmä voi kokoontua kasvokkain tai etätyömenetelmin.
Asiakkaat toimivat kehitystyöryhmässä ratkaisun strategisena vaikuttajana, yhteisenä päämääränä rakentaa vakaa ja tietoturvallinen tämän päivän palvelu.
Asiakaskehitystyöryhmässä jokaisen asiakkaan ääni on tärkeä – olipa kyseessä isompi kaupunki tai pienempi kunta. Kaikki näkökulmat rikastuttavat kehitystyötä ja auttavat varmistamaan, että valmisohjelmisto palvelee mahdollisimman hyvin eri käyttäjiä erilaisissa toimintaympäristöissä.
Ryhmätyöskentelyyn voi liittyä ennen varsinaista yhteiskokoontumista palautettava ennakkotehtävä ja yhteisen kokoontumisen aikana työskennellään sovitun aiheen pohjalta toimittajan johdolla. Lopuksi asiakkaita voidaan pyytää vielä tekemään jälkitehtävä esim. seuraavaan kokoontumisen aiheeseen liittyen.
Yhteinen hyöty edellä
Yhdessä asiakkaan kanssa työskenteleminen auttaa tunnistamaan laajemman kirjon tarpeita ja varmistamaan, että ratkaisu palvelee mahdollisimman monia asiakkaita. Ryhmätyöskentelyn avulla kasvaa myös toimittajan oma ymmärrys asiakaskunnan erilaisiin, todellisiin tarpeisiin ja toimintaympäristöihin. Asiakas tuntee parhaiten oman työnsä ja toimintaympäristönsä varhaiskasvatuksen arkipäivässä. Asiakkaalta kuullut konkreettiset käyttötapaukset helpottavat tilannekuvan hahmottamisessa, jolloin palvelu vastaa paremmin asiakkaiden arjen haasteisiin ja käyttötilanteisiin ja parantaa siten myös palvelun laatua.
Asiakaskehitystyöryhmässä voidaan myös yhdessä priorisoida eri kehitysideoita ja kuulostella, mikä on oikeasti tärkeää käyttäjille. Yksikään toimittaja ei myöskään halua kehittää ominaisuuksia, joilla ei ole oikeasti asiakkaille arvoa. Lisäksi maailman ja toimintaympäristöjen muuttuessa, asiakkaat voivat tuoda esille uusia ideoita ja haasteita, joita toimittaja ei olisi itse huomannut ajatella, mutta jotka ovat asiakkaalle osa normaalia arkipäivän toimintaa.
Sitoutuminen ja asiakastyytyväisyys
Palvelun hyvä laatu vaikuttaa asiakkaiden sitoutuneisuuteen ja tyytyväisyyteen sekä sitä kautta pitkäaikaisiin asiakassuhteisiin. Asiakkaan osallistaminen kehitykseen tuo asiakkaan äänen paremmin kuuluviin. Kun palvelu vastaa paremmin asiakkaiden arjen haasteisiin, myös positiivinen asiakaskokemus paranee!
Kirjoittajasta
Sari Savolainen
Ohjelmistoasiantuntija
Autan varhaiskasvatuksen asiakasorganisaatioitamme tehostamaan toimintaansa ja säästämään kustannuksissa sähköisten palveluiden avulla.
