Koskeeko uusi laki sähköisestä laskutuksesta organisaatiotani?

Kotimainen verkkolaskutus on kokemassa yhden suurimmista muutoksistaan. Uusi sähköistä laskutusta koskeva laki vaikuttaa verkkolaskutukseen ennen kaikkea julkisissa hankinnoissa, mutta myös yksityisellä sektorilla.

EU-direktiiviin perustuva eduskunnan säätämä laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta astui voimaan 1.4.2019. Lain on muun muassa tarkoitus

1. tehostaa sekä julkisen sektorin hankintayksiköiden että elinkeinonharjoittajien taloushallintoa luomalla puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn
2. kasvattaa sähköistä laskutusastetta
3. yhdenmukaistaa sähköisen laskun malli ja tietosisältö sekä kansallisesti että EU-maiden välillä.

EU-tason verkkolaskudirektiivissä kerrotaan hankintayksikön velvollisuudesta ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja (3 §), mutta Suomessa säädetyssä laissa mentiin hieman direktiivin antamaa ohjeistusta pidemmälle muun muassa tuomalla hankintayksiköille ja elinkeinonharjoittajille oikeus saada pyynnöstä sähköinen lasku (4 §). Toisin sanoen jatkossa laskujen vastaanottajat voivat vaatia lähettäjiltä sähköisiä laskuja.

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa, mikä taas mahdollistaa sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn. Esimerkiksi sähköpostilla toimitettu PDF-lasku ei ole lain näkökulmasta sähköinen lasku.

Lain 4 §:ää aletaan soveltaa 1.4.2020. Lisäksi lain 3 §:ää sovelletaan muihin hankintayksiköihin kuin valtion keskushallintoviranomaisiin ja yhteishankintayksiköihin 1.4.2020 lähtien. Direktiivi ja laki eivät koske kuluttajalaskutusta tai muuta yksityisen luonnollisen henkilön laskutusta.
 

Eurooppalainen standardi Suomessa

Eurooppalainen standardointikomitea CEN laati sähköisen laskun ydinelementtien semanttista tietomallia koskevan eurooppalaisen standardin ja julkaisi sen kesällä 2017 tunnisteella EN16931. Suomesta määrittelytyössä olivat muiden ohella mukana Finvoice- ja TEAPPSXML-formaattien omistajat, jolloin standardissa huomioitiin kotimaisen laskutuksen vaatimukset.

EU-standardin yhteydessä julkaistiin luettelo standardin kanssa yhteensopivista formaateista, mutta myös muita formaatteja voidaan käyttää, mikäli ne täyttävät eurooppalaisen standardin vaatimukset. Uusien tiukentuneiden tietosisältövaatimusten myötä Finvoice- ja TEAPPSXML-laskuformaatit päivitettiin vastaamaan EU-standardia. Niistä julkaistiin uudet versiot Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0, joita tullaan pitkälti käyttämään kotimaisessa operaattori- ja pankkiverkostossa. Myös suureen osaan laskutus- ja kierrätysjärjestelmistä lisätään tuki näille formaateille.

Sen lisäksi, että EU-standardi määrittelee sähköisen laskun pakolliset ydinelementit, se mahdollistaa ns. CIUS-määritysten käytön, jonka kautta osapuolten on mahdollista määritellä tarkennuksia laskun tietosisältöön ja muodostukseen. Suomessa Valtiokonttori on julkaissut julkishallinnon täsmentävän ohjeen, jossa kuvataan tietoelementit, joita julkishallinto vaatii sähköisellä laskulla.
 

Laskun tietosisällön muutokset

Kotimaisen laskutuksen näkökulmasta monet laskutiedot ovat olleet aikaisemminkin mahdollisia kertoa laskulla, mutta jatkossa ne ovat pakollisia. Näitä tietoja ovat esimerkiksi:

• Tunniste, joka kertoo laskun noudattavan semanttista mallia
• Laskurivit yhteensä (veroton)
• Laskun ALV-erittely
  • Veron peruste, veron määrä, ALV-koodi
• Laskurivit
  • Laskutettu määrä ja laskutetun määrän yksikkö
  • Veroton yksikköhinta
  • Veroton yksikköhinta alennusten jälkeen
  • Rivin veroton loppusumma
  • ALV-koodi

Useat laskutiedot tulee olla yhteismitallisesti tyypitettyjä eli annetun tiedon yhteydessä on kerrottava yleisiä standardeja tai koodistoja käyttäen, minkä tyyppinen tieto on kyseessä. Lisäksi EU-standardissa määritellään yli 200 liiketoiminta- tai muuta sääntöä, jotka laskun on täytettävä.

Tarkempia tietosisältövaatimuksia läpikäytäessä ja muutosta suunniteltaessa on huomioitava, että EU-standardi ei tunne koontilaskujen käsitettä ja laskun summatietojen tarkistuslaskentaan on tullut tarkennuksia. EU-standardin vaatimusten lisäksi on huomioitava myös Valtiokonttorin julkaisema ohjeistus.

Kotimaiset verkkolaskuoperaattorit voivat jatkossa hylätä laskut, jotka on merkitty EU-standardin mukaisiksi huolimatta siitä, että ne eivät tosiasiassa täytä standardin vaatimuksia – ja jos operaattori ei sitä tee, todennäköisesti laskun vastaanottaja tekee.

Muutos vaikuttaa käytännössä kaikkiin laskuttajiin. 

Ketä muutos koskee ja miten siihen voi valmistautua?

Hankintayksiköillä ja elinkeinonharjoittajilla on oikeus saada pyynnöstä sähköinen lasku 1.4.2020 alkaen, joten muutos vaikuttaa käytännössä kaikkiin laskuttajiin. Jos asiakkaat ovat kuluttajia tai laskutus osuu johonkin muuhun laissa mainittuun poikkeustilanteeseen, muutosta ei ole lain näkökulmasta välttämätöntä tehdä.

Laissa on kerrottu hankintayksikön velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä EU-standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Vaikka elinkeinonharjoittajilla ei olekaan vastaavaa velvollisuutta, heillä on mahdollisuus ja oikeus hyödyntää muutosta.

Jos et ole vielä käynnistänyt muutokseen liittyviä toimia, sovi heti omien järjestelmätoimittajiesi sekä käyttämäsi verkkolaskuoperaattorin kanssa laskuliikenteesi päivittämistä EU-standardin mukaiseksi. Huhtikuu 2020 lähestyy kovaa vauhtia ja tässä vaiheessa nopeus on valttia!