Kun potilastietojärjestelmä vaihdetaan, ei virheisiin ole varaa. Huonosti läpiviety vaihdos on riski potilaiden terveydelle ja nopeasti uutisotsikoissa. Suomessa on kuitenkin tehty onnistuneita potilastietojärjestelmän vaihdoksia aivan viime vuosina, jotka on vedetty maaliin onnistuneen huomaamattomasti – turvallisesti ja aikataulussa.
Hyvä esimerkki onnistuneesta potilastietojärjestelmän vaihdosta on muun muassa Siilinjärvi, joka luopui vanhasta järjestelmästään ja liittyi Pohjois-Savon yhteiseen aluejärjestelmään.
Toinen esimerkki onnistuneesta potilastietojärjestelmän vaihdoksesta on Hatanpään sairaalan ja Tampereen yliopistollisen sairaalan tietojärjestelmien yhdistäminen kolmessa kuukaudessa virallisen yhdistämispäätöksen tekemisestä.
Opit talteen
Sekä Siilinjärvellä että Tampereella vaihdokset onnistuivat erinomaisesti – tiukoista aikatauluista huolimatta. Mitä voimme näistä oppia?
Ratkaisevaa on, että toimintamallien suunnittelu aloitetaan mahdollisimman aikaisin ja siihen otetaan saman tien mukaan eri osapuolten edustajat. Molemmissa tapauksissa onnistumisen avaimia olivat käyttäjäorganisaatioiden, Istekin ja CGI:n välinen sujuva yhteistyö, hyvä projektisuunnittelu sekä vuorovaikutus eri osapuolien kesken.
Ennakointi on onnistuneen käyttöönoton kulmakivi. Teknologian toimivuus, kuten tietoliikenne- ja palvelinkapasiteetin riittävyys laajenevan käytön tarpeisiin, on varmistettava hyvissä ajoin. Se miten tieto siirtyy väistyvästä tietojärjestelmästä uuteen, on suunniteltava tarkasti. Lisäksi kannattaa hyödyntää uusia teknologioita, kuten robotiikkaa.
Potilastietojärjestelmän vaihdos ei ole ikinä pelkkä tietotekninen projekti vaan myös johtamisen ja toimintatapamuutoksien ponnistus. Yhteistä viime vuosien onnistuneille potilastietojärjestelmän vaihdoksille onkin ollut mm. hyvä käyttöönoton projektointi ja suunnittelu, ihmisten sitoutuminen muutokseen ja vuorovaikutus eri osapuolten kesken. Onnistuneissa potilastietojärjestelmän vaihdoksissa kommunikaatio on toiminut sekä toimittajan ja asiakasorganisaation välillä että asiakasorganisaatiossa sisäisesti. Viestintä on tässä ratkaisevassa roolissa.
Liian ylimalkainen ote käyttäjien koulutuksen suunnitteluun on yleinen sudenkuoppa. Kouluttajat on hyvä ottaa mahdollisimman ajoissa mukaan suunnitteluun ja materiaalin tekoon, ja toimintamallit on kuvattava niin tarkasti, että niitä voidaan hyödyntää koulutuksissa ja viestinnässä. Käyttöönoton koulutuksessa on tärkeää myös varmistaa vastuuroolit. Jokaisen on tiedettävä, kuka on vastuussa kunkin työntekijän informoinnista ja kouluttamisesta, ja keneltä saa apua - tarvittaessa kädestä pitäen.
Potilastietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisen mittaaminen on sinänsä yksinkertaista. Käyttöönotto on onnistunut, kun terveydenhuollon organisaation toiminnan häiriötön jatkuvuus on turvattu koko muutosprosessin ajan. Kuten purjehtija lähtiessään maailmanympäripurjehdukselle totesi, kannattaa pelätä tarpeeksi ajoissa. Näin mahdollisiin myrskyihin voidaan valmistautua ennalta ja satamaan voi purjehtia turvallisin mielin.
Lue lisää:
