Service as a solution!

In de markt is een duidelijke trend gaande waarin steeds meer klanten vragen om Software as a Service (SaaS). De vraag naar standaard software wordt aangewakkerd door de wens om wendbaarder te worden in de IT-levering. Ook worden kortere doorlooptijden verwacht ten aanzien van de levering van verbeteringen aan de business. Door meer gebruik te maken van standaard software voor generieke processen kan de aandacht uitgaan naar die processen waarmee de bedrijven zich kunnen onderscheiden van anderen. SAP biedt daarvoor de ‘RISE with SAP’-propositie aan. Als partner van SAP begeleidt CGI hierbij haar klanten in de reis naar SaaS.

Aandachtspunten op de weg naar standaard

Uiteraard is het een gezonde gedachte dat men meer gebruik maakt van best practice processen en deze laat ondersteunen met standaard software voor processen waarin je je niet kunt onderscheiden. Deze processen worden door elk bedrijf gebruikt en zijn daardoor goed doorontwikkeld. De software die als SaaS geleverd wordt is stabiel en wordt in het SaaS leveringsmodel ook altijd up-to-date gehouden door de leverancier. Een zorg minder voor de klant als deze software ook door een leverancier wordt beheerd.

Veel van onze SAP-klanten maken nog gebruik van on-premise op SAP ERP of hebben hun ERP-systeem naar S/4HANA geconverteerd. De systemen bevatten nog maatwerkoplossingen voor bepaalde afdelingen, waarbij de software is aangepast naar hun specifieke bedrijfsproces. In veel van deze gevallen was het veranderen van bedrijfsprocessen niet bespreekbaar en moest de software worden aangepast. Bij de conversie naar S/4HANA zijn de processen vaak ook nog niet vernieuwd en is men alleen technisch over naar S/4HANA. De voordelen van S/4HANA worden in veel gevallen dus nog maar mondjesmaat gebruikt.

Bij het maken van de stap naar SaaS zijn er een paar aandachtspunten. De belangrijkste zijn:

1.       Het beheersen van de verandering
2.       De samenwerking tussen business en IT
3.       Het bepalen van de transformatiestrategie

In deze blog ga ik dieper in op elk van deze aandachtspunten.

Verandermanagement start al vroeg

Wanneer een bedrijf de keuze maakt om strategisch te kiezen voor SaaS-oplossingen dan vraagt dit ook een strategische aanpak.. De doelen spreken redelijk voor zich: verlaging van kosten, focus op core business en het harmoniseren van de werkwijze. Om de verandering te laten slagen dient bij het ontstaan van het idee al gestart te worden met verandermanagement. Al voordat de uitvraag in de markt wordt gezet is commitment nodig van senior management in de organisatie. Zij moeten overtuigd zijn dat de overgang naar SaaS de business helpt  om de gestelde doelen te ondersteunen. Als dat wordt overgeslagen dan kan het een IT-feestje worden waarbij de standaardisatie en harmonisatie moeizaam van de grond komen en veel energie vergen. Laat IT maar eens uitleggen waarom het allemaal anders moet.

De overgang van een on-premise oplossing met maatwerk naar een oplossing waarin de generieke processen ondersteund worden door standaard software vraagt een verandering in het bedrijfsproces. Er komen veranderingen in takenpakketten van de medewerkers, waardoor functies en rollen veranderen. En de software werkt anders: andere schermen, andere rapportages, andere randapparatuur. Dit zijn allemaal zaken die vragen om begeleiding en opleiding van de medewerkers. Iemand die zich voorheen de koning(in) voelde in de vertrouwde omgeving kan de komst van deze verandering zien als een bedreiging.

Om alle stakeholders medestanders te laten worden van de verandering is het belangrijk dat de organisatie de reden van de verandering begrijpt. Hiervoor is een gedegen plan nodig dat er vanaf het prille begin voor zorgt dat de organisatie de verandering doorleeft, omarmt en er aan meewerkt om die tot stand te laten komen.

Wijzigen van de Business-IT samenwerking

De overgang naar de SaaS-versie van de software vraag niet alleen dat de generieke bedrijfsprocessen gestandaardiseerd worden. Het betekent ook dat beperkt of geen maatwerk meer mogelijk is en daardoor een bepaalde afdeling niet meer iets specifiek kan laten aanpassen naar hun eigen eisen en wensen. In plaats daarvan moeten de eisen en wensen geharmoniseerd worden. Daar waar een afdeling nu wellicht geneigd is zelf een IT-dienstverlener te vragen om een oplossing voor hen te zoeken zal met SaaS software de IT-afdeling dat meenemen naar de leverancier, tezamen met de eisen en de wensen van andere afdelingen. Dit vergt een andere samenwerkingsvorm tussen business en IT waarbij Requirements, Releases en het Project Portfolio op een andere manier moeten worden georganiseerd. Ook de afstemming met andere afdelingen dient centraal te worden georganiseerd.

Dit lijkt te conflicteren met de trend die we met de ‘ver-Agile-ing’ meemaken waarbij de business in de driver seat zit. Toch hoeft dit niet als er oog is voor beide stromingen: standaard software en zelf ontwikkelen. Deze stromingen vereisen verschillende leveringsmodellen en dragen allebei op hun eigen manier bij aan wendbaarheid en stabiliteit. Daarvoor dient wel de Business-IT governance te worden aangepast. Eisen en wensen moeten centraal worden verzameld en er is centrale sturing op gezamenlijke architectuur nodig. Daarnaast moet de realisatie van oplossingen gezamenlijk worden ingepland.

Transformatiestrategie

Het uitspreken van de wens van het management om naar de cloud te gaan, te standaardiseren en te gaan voor Software as a Service vraagt om een strategie om van A naar B te komen. Waar ga je beginnen? Ga je eerst met het gehele landschap naar de cloud om van daaruit te standaardiseren? Splits je het op per proces, per bedrijfsonderdeel, per applicatie? En hoe kan je het in één keer goed doen en voorkom je dat een hink-stap-sprong gemaakt moet worden? Een goede voorbereiding is hierin belangrijk, waarbij niet de leverancier van de software de strategie bepaalt, maar de architecten van het bedrijf zelf.. Zij weten tenslotte wat de business nodig heeft en wat realistisch is.

Deze transformatiestrategie moet worden bepaald voordat de vraag in de markt wordt gezet. . Alleen dan kan de marktuitvraag zodanig sturend zijn dat aan de voorwaarden van de strategie van de klant wordt voldaan en de organisatie niet wordt overgelaten aan de grillen van de leverancier met de goedkoopste oplossing.

In de transformatiestrategie dient rekening te worden gehouden met het einddoel, maar ook met alle tussenstappen die moeten worden genomen om daar te komen. Hierbij bepaal je alle  afhankelijkheden vooraf. Vaak denkt men wel aan de interfaces maar vergeet men generieke tools, zoals bijvoorbeeld tooling voor testen, data management, archivering, security en robotisering. Die zijn ook nog steeds relevant bij een ondersteuning met SaaS. Door hierover vooraf goed na te denken worden verrassingen voorkomen tijdens de uitbestede transformatie.

Bepalen van de cloud-strategie voor SAP

Het softwarebedrijf SAP stuurt sterk op de overgang van klanten naar de cloud versie van de SAP Business Suite. S/4HANA is als product specifiek ontwikkeld voor het HANA-platform dat met de open structuur geschikt is voor de cloud en extra mogelijkheden biedt om de data in de cloud intelligenter te gebruiken. Met de RISE-propositie wordt de klant begeleid op haar route naar SaaS. Dit kan zowel in public cloud als in een private cloud.

Eenmaal aangekomen op het cloud-platform wordt het mogelijk om eenvoudig aan te sluiten op business networks, gebruik te maken van IoT tooling zoals robotisering of conversational AI en krachtige Data Analytics engines.

CGI is partner van SAP en begeleidt haar klanten in de RISE-propositie van SAP om bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken. Dat begint al met de roadmap-aanpak TranS/4m, waarin klanten geholpen worden om het complexe vraagstuk van de transformatie af te pellen en te structureren naar een realistisch stappenplan.

Lees in dit factsheet meer over de roadmap aanpak TranS/4m

Tijdens de reis helpen wij klanten met het aanpassen van de regie op IT-realisatie, het uitfaseren van maatwerk, het standaardiseren van processen en het voorbereiden van de eindgebruikersorganisatie op de komende verandering. Tijdens de implementatie wordt de organisatorische verandering en technische realisatie geïntegreerd aangepakt. Hierdoor wordt de business meegenomen in de vernieuwing van de software en wordt het geen IT-feestje maar een gezamenlijke reis van business en IT. Het LIFE-framework dat CGI daarvoor gebruikt bevat alle tools en templates die nodig zijn om hieraan structuur te geven. Tezamen met de SAP Activate methode geeft dit alle begeleiding die een degelijk programma nodig heeft om door alle stakeholders als succesvol te worden ervaren.

Bij een omvangrijke reis zoals RISE with SAP is begeleiding nodig door een dienstverlener die de klant daarbij van begin tot eind kan helpen. CGI biedt deze volledige begeleiding en dat is dan ook dé oplossing: Service as a Solution!

Heb je vragen over RISE with SAP of de route naar de cloud? Neem gerust contact met me op.