Digitaliseren begint met inspireren

Dinsdag 24 november vond de 16e CIODAY plaats. Het jaarlijkse netwerkevenement gericht op de IT leiders binnen organisaties. Een van de belangrijkste onderdelen van de dag is de verkiezing van de CIO van het jaar. Dit jaar ging de eer naar de CIO van PostNL: Marcel Krom. Tijdens de dag stond een mooie line-up van plenaire sprekers opgesteld. Daarnaast was er een serie break-out sessies geprogrammeerd. Zelf mocht ik een van die sessies modereren, gericht op digitalisering binnen het midden en klein bedrijf, waar Dutch Flower Group CIO Michel van Hout een inhoudelijk verhaal deed over zijn ervaringen als CIO bij een middelgroot familiebedrijf, wat hij kon vergelijken met eerdere ervaringen bij Transavia en KLM.

Stilstaan bij de rol van de CIO in digitaliseringstrajecten

Michel nam de groep mee in een inspirerende verhaal waarin hij een aantal prikkelende stellingen poneerde. Zo gaf hij aan dat de CIO de ideeënmachine dient te zijn binnen een middelgrote organisatie. Ook stelde hij dat het uiterst belangrijk is om vanuit de rol te verleiden en te overtuigen – mogelijk nog meer in lang bestaande organisaties zoals familiebedrijven die van nature evolutie de voorkeur geven boven revolutie. Aansluitend stelde hij dat emotie en intuïtie mogelijk een grotere rol spelen dan de korte termijn business case. Zijn laatste boodschap was dat het cruciaal is om tot een ‘hand-picked’ team te komen. Zijn ervaring is dat teveel IT’ers een onjuiste cultural-fit blijken te hebben.

Aansluitend gingen we met de aanwezigen in discussie. Het gezelschap was een mix van mensen uit MKB-organisaties, grotere bedrijven, en een enkele adviseur. Een interessante discussie ontspon zich, waarin velen zich in Michel’s verhaal bleken te herkennen.

Het wat en het hoe

De (virtuele) tafel kwam tot een mooie lijst van bevindingen. Verschillende mensen gaven aan dat het belangrijk is om een instrument binnen de organisatie in te richten waar ideeën kunnen ontstaan. Een aanwezige gaf aan een digitale innovatieclub gestart te hebben met mensen uit alle hoeken van de organisatie. Deze innovatieclub zorgt voor rumoer, en pakt een rol in het identificeren, samenbrengen, beoordelen en opstarten van digitale innovaties. Klinkt eenvoudig, maar de nuancering volgde dat het in het begin trekken en sleuren is geweest. Het duurde even tot er wat uitkwam, maar nu het vliegwiel draait is het een waanzinnig succes geworden, waar de ideeën maar blijven binnenstromen.

Een tafelgenoot vulde aan dat het wat hem betreft cruciaal is om dit niet alleen met je eigen mensen te doen, maar ook eindgebruikers, klanten en leveranciers te betrekken. IT leveranciers zouden wat meerdere aanwezigen betreft vooral in een partnerschapsrol gemanoeuvreerd moeten worden: zorg dat je ze deel van je toekomst maakt, dan gaan zij je inspireren. Iets wat ik vanuit mijn beider petten alleen maar kan beamen – waarbij ik nog zou willen voegen dat ook vanuit (toegepast) onderzoek inspiratie kan komen.

Inspireren kan op verschillende manieren

In een aantal varianten kwamen ook voorbeelden voorbij die gingen over ‘inspireren, niet door praten maar door te laten ervaren’. Het verrassen van gebruikers met nieuwe eenvoudiger ontworpen diensten als onderdeel van een cloud-transformatie werd genoemd als zo’n voorbeeld. Iemand anders sprak specifiek over datatrajecten in termen van ‘don’t sell the solution, but solve the problem’. Kortom: door te laten zien wat de technologie kan doen voor concrete business problemen komt de vraag op gang om meer slimme datatrajecten op te starten.

Een vergelijkbare ervaring kan ik mijzelf herinneren in het eerste RPA-traject waar ik bij betrokken was: de voorbeelden werkten zo inspirerend dat er van de werkvloer allerlei vragen kwamen of RPA ook vraagstuk A, B en C zou kunnen oplossen. De vrees die ik vooraf had dat mensen zich in hun rol bedreigd zouden voelen en defensief zouden reageren werd niet bewaarheid. Een derde (virtuele) disgenoot sprak tenslotte over het inzetten van een (data)lab als een instrument om snel te kunnen itereren, en gebruikers zaken te laten ervaren.

Tenslotte is het belangrijk om onderscheid te maken in typen digitale innovatie. Betreft het digitale verbetering van bestaande processen? Of gaat het juist over nieuwe business modellen of -processen van de toekomst die door digitalisering mogelijk worden? In de eerste variant komen ideeën vaak spontaan naar boven, en is het zaak deze te vangen, te prioriteren en op te pakken. Radicalere innovatie vraagt meer begeleiding en een zorgvuldiger aanpak: bijvoorbeeld door thematische innovatie tafels in te steken binnen de organisatie, rond vraagstukken als: ‘hoe ziet ons bedrijf of onze branche er over vijf of tien jaar uit?’ Ook hier is inspiratie weer een cruciaal bouwblok: laat zien wat er (elders) kan, en hoe dit opgepakt kan worden en gestalte kan krijgen. Oh ja, een zeer herkenbare do-not werd ook nog gedeeld: probeer niet-techneuten niet teveel te bestoken met IT-termen, daar slaan mensen op dicht.

Oude en nieuwe uitdagingen

Het afgelopen weekend, een paar dagen na de tafeldiscussie bladerde ik door het laatste issue van de California Management Review, dat volledig in het teken van (recent onderzoek naar) digitale transformatie staat. De editors van dit special issue vatten in hun openingsartikel de management uitdagingen rond digitale transformatie samen in een serie wat zij noemen ‘oude’ en ‘nieuwe’ uitdagingen voor IT executives. Oude, vanuit het feit dat er altijd al management vraagstukken zijn zoals het wegen van korte versus lange termijn, prioriteringsvraagstukken, omgang met kennis, het betrekken van stakeholders, het managen van afhankelijkheden en het scheppen van de juiste cultuur.

Nieuwe uitdagingen, zijn wat hen betreft, met name de mogelijkheden van de nieuwe technologie zelf en de veranderende omgeving waarin deze gebruikt wordt – inclusief aspecten zoals continue connectiviteit, autonome beslissystemen, virtualisering, bijeffecten, en nieuwe verdienmodellen. Terugkijkend naar de discussie die wij op de CIODAY aan de virtuele tafel hadden, aangeslingerd door de presentatie van Michel, kan ik alleen maar concluderen dat het lijstje van oude en nieuwe uitdagingen aardig overeenkomt met de alledaagse praktijk waar wij alle voor staan in onze digitaliseringsvraagstukken.

En dan hebben we het over de uitdagingen van de huidige covid-realiteit nog niet expliciet gehad. Aan het einde van de dag stond een blokje Tech Heroes geprogrammeerd. Daarin mocht onder andere Michael Guntenaar van muziekfestival organisator ID&T aantreden. Hij nam ons mee door de digitale stroomversnelling die de 2020 realiteit ID&T heeft gebracht. Kijk het nog eens terug en laat je inspireren!

Dit artikel verscheen eerder op IT Executive