Om het ontwerpen, fabriceren en uitrollen van bouwblokken te standaardiseren, wordt gebruik gemaakt van de MBSE-methode (Model Based System Engineering). Informatie is hiermee geborgd en uitgewerkt in modellen. De belanghebbenden beschouwen vanuit hun eigen perspectief de informatie, zoals eisen, ontwerp, proces, kwaliteit en prijs. Nadeel van deze aanpak is de hoge leercurve en behoefte aan andere vaardigheden. De introductie van MBSE lijkt soms contraproductief te werken. Om hier meer inzicht in te krijgen, heeft CGI een onderzoek uitgevoerd naar knelpunten bij standaardisatie in vitale kritische infrastructuur en onderzocht hoe we deze kunnen wegnemen. In deze blog pleit ik voor een aanpak die verder kijkt dan alleen de inhoud en kennis.
Sterke standaardisatie bij infrastructurele renovaties
We staan aan de vooravond om (standaard) bouwblokken toe te passen in verschillende infrastructurele projecten. Bouwblokken zoals besturing, audio, video autorisatie komen beschikbaar voor weg, water en spoor voor zowel tunnels, bruggen en sluizen. De focus ligt op het reduceren van diversiteit in oplossingen. Belangrijke drijfveren van standaardisatie zijn: kostenreductie, kwaliteitsverbetering, kennisborging en leveranciersonafhankelijkheid.
Probleemomschrijving
Organisaties die werkzaam zijn in de markt van vitale kritische infrastructuren gebruiken steeds vaker standaardproducten en zien af van maatwerkproducten. Een belangrijk doel hiervan is het verhogen van de kwaliteit en beheersen van de kosten. Steeds vaker beginnen organisaties enthousiast met standaardiseren, maar met wisselende resultaten. Wat zou hiervan de redenen kunnen zijn? CGI heeft hiervoor de volgende probleemstelling geformuleerd: welke knelpunten zitten standaardisatie in de weg en hoe kunnen we deze wegnemen? Om hierop een antwoord te kunnen geven heeft CGI een marktonderzoek uitgevoerd. Via een survey zijn vragen gesteld. De vragen vormde een combinatie van open en meerkeuzevragen. De survey bestond uit vier thema’s: standaardisatie, verificatie & validatie, hulpmiddelen en uitdaging. De conclusies en aanbevelingen zijn verwerkt in een rapport. De hoofdlijnen hiervan zijn besproken in een webinar.
De zoektocht naar inzicht en oplossingen
Tijdens het proces van standaardiseren vindt kennisborging plaats. Informatie vanuit verschillende invalshoeken wordt vastgelegd. Het standaardiseren vraagt andere competenties van de medewerkers dan zij tot nog toe gewend zijn. Het is een andere manier van werken, andere methodiek en ondersteund met andere hulpmiddelen. Hiervoor is aanvullende kennis nodig. Echter, door de hoge leercurve blijkt de gewenste productiesnelheid niet gehaald. De planning blijkt niet realistisch en de organisatie heeft minder slagkracht. Werkt standaardisatie dan contraproductief? De combinatie van nieuwe informatie, nieuwe aanpak, nieuwe denkwijze en vragen vanuit de organisatie sluiten niet aan bij de verwachting van de organisatie. Daarbij komt dat het doorvoeren van een standaardisatie en het convergeren naar standaardoplossingen ook de bedrijfscultuur raakt. Daarnaast werkt de aanpak “in één keer goed” hier niet.
Wat heeft het onderzoek ons geleerd?
Uit het onderzoek blijkt dat er een sterke focus ligt op inhoud en er weinig aandacht is voor cultuur en organisatie.
Standaardisatie
Bij standaardisatie is veel aandacht voor kennisborging. Belangrijke informatie is hiermee toegankelijk voor de organisatie. Het doorvoeren van een standaardisatie en tegelijkertijd doorgaan met het productieproces blijkt niet eenvoudig, zeker bij veel afwijkingen terwijl de werkwijze van de organisatie nog niet is aangepast op de nieuwe standaard. Enerzijds zien we directe voordelen zoals een eenvoudigere productie, verhoging van de bedrijfszekerheid en uniformiteit in de eindproducten. Anderzijds zien we knelpunten ontstaan zoals noodzakelijke rolwijzigingen, een hoge leercurve, de noodzaak om mensen op te leiden en andere werkwijze. De activiteiten bij het doorvoeren van een standaardisatie blijkt sterk gericht op de inhoudelijke metamorfose van informatie. De aanpak is gericht om meer kennis en ervaring op te doen met de nieuwe materie. Onvoorziene gebeurtenissen treden op en werken vertragend en kwaliteit verlagend vanwege de reactieve actie.
Verificatie en validatie
De meeste organisaties geven aan gebruik te maken van een gestructureerde taal voor het specificeren van eisen. Het voordeel hiervan is dat de specificaties hierdoor eenvoudig automatisch zijn te controleren. Hierdoor is het mogelijk om de eisen digitaal aan te tonen. Het verkrijgen van gebruikerseisen vindt grotendeels plaats via interviews, het analyseren van bestaande systemen en het bestuderen van bestaande huidige documentatie. Hiermee ligt de kern vast, maar staat nog niet vast of dit afdoende is. Een valkuil is dat men er functioneel niet op vooruit gaat, omdat weinig tot geen instrumenten worden ingezet om inzicht te krijgen in toekomstige functionaliteit zoals virtualisatie.
Hulpmiddelen
Het meest gebruikte hulpmiddel voor het vastleggen en organiseren van eisen in de vitale infrastructuur blijkt Relatics te zijn. Sparx EnterpriseArchitect is de facto standaard voor het ontwerpen en modelleren met SysML van systemen in de infrastructuur. Beide tools zijn favoriet bij zowel opdrachtgevers als leveranciers. Opvallend is dat deze tools onderling geen informatie uitwisselen. Hiervoor moeten organisaties zelf een add-in maken.
Uitdagingen
De organisaties willen de hoge leercurve reduceren, bijvoorbeeld door het uitbreiden kennis van engineers. Het blijkt toch lastig om a) kennis te vergaren èn b) een nieuwe methode te gebruiken èn c) deze op een uniforme wijze toe te passen. De aanpak lijkt veelal idealistisch ingestoken zonder veel ervaring. Een groeipad naar een gewenst kennisniveau ontbreekt. De meeste organisaties hebben deze omslag niet eerder gedaan. Betrokkenen zijn perfectionistisch met niet realistische ambities. Door de veranderende inzichten en verschillende meningen neemt de tijdsdruk steeds verder toe.
De belanghebbende voelt zich onvoldoende betrokken bij de ontwikkeling. De informatie blijkt dan wel vastgelegd, maar is nog niet voor eenieder toegankelijk. Belanghebbenden die wel toegang hebben, hebben moeite de informatie te begrijpen. Hierdoor voelt men zich niet betrokken wat weerstand oproept. Naast de kennisachterstand speelt de cultuur ook een belangrijke rol. Standaardisatie is nauwelijks ingericht als een (planmatig) verandertraject. De standaardisatie blijft op hoofdlijnen en men is minder slagvaardig.
Hoe veranderde dit onze aanpak?
Dat het inhoudelijk aspect belangrijk is staat boven kijf. Toch zijn meer elementen relevant om succesvol te zijn. Hiervoor heb ik 10 tips.
- Tip: Dienst en productcatalogus
Zorgt ervoor dat de beschikbare koopproducten in de catalogus voor (her)gebruik bekend zijn in de mogelijke samenstelling in verschillende configuraties en met de mogelijke interfaces.
- Tip start met kleine scope
Begin met een kleine scope en deel de doelen op in kleine subdoelen.
- Tip: werk iteratief
Stuur de werkzaamheden stapsgewijs vanuit plan-do-check-act bij en zorg voor toegevoegde waarde. Dit plan convergeert naar eenduidigheid in aanpak, zodat de werkwijze toepasbaar is voor verschillende klanten en leveranciers.
- Tip: aanstellen coördinator
Stel een coördinator aan die de communicatie met de omgeving verzorgt. Dit neemt de organisatie mee, houdt de vaart er in blijft de transitie in de organisatie sturen.
- Tip: opstellen opleidingsplan
Een opleidingsplan zorgt ervoor dat mensen nieuwe vaardigheden snel kunnen aanleren en toepassen.
- Tip: ervaren consultants
Ervaren consultants die al eens een vergelijkbaar traject hebben doorlopen kunnen fungeren als coach.
- Tip: kennissessies
Het frequent organiseren van kennissessies vergroot de kennisdeling en geeft inzicht in de kennisbehoefte op verschillende niveaus. Vergeet niet de stakeholders hierbij uit te nodigen. Blijf investeren in kennis. Bekijk bijvoorbeeld de (gratis) informatie van International Requirements Engineering Board (IREB) en INCOSE.
- Tip: klant en belanghebbende
Door informatie te ontsluiten naar belanghebbenden raken deze direct betrokken bij het vastleggen en ontsluiten van de informatie in modellen. Door ook hun taal te spreken ontstaat een volledige keten.
- Andere verantwoordelijkheden in de organisatiestructuur
Voorkom dat afdelingen over functionaliteit beslissen waarvan zij geen eigenaar en budgethouder zijn.
- Tip: cultuurwijziging
De manier van werken verandert. Om dit succesvol te laten verlopen is het belangrijk om aandacht te schenken aan cultuurwijziging. Dit blijkt ook uit de netwerkbijeenkomst van INCOSE en het groeiboek digitaal aantonen van het COB. Maak hiervoor een plan en toets deze regelmatig.
Wat staat u nu te doen?
Meten is weten. Neem als uitgangspunt de aspecten in de figuur. Stel hiervan de waarden vast en probeer deze iteratief te verbeteren. Dan krijgt u samenhang tussen cultuur, organisatiestructuur, klanten en kennis met oog voor leereffecten.
Meer weten? Neem dan contact op met mij op via rene.krouwel@cgi.com. Ook als u aan het begin van een standaardisatietraject staat of er midden in zit, kunt u mij gerust benaderen met uw vragen.
Over de auteur
René Krouwel
Director Consulting Expert
René is een senior digitale architect met ruim 30 jaar ervaring in de IT. Technische en complexe systemen hebben zijn interesse; zodra het om een vitaal en kritisch onderdeel gaat, heb je zijn aandacht. René heeft in verschillende rollen gewerkt, waaronder technisch manager, integratiemanager ...
