Door de introductie van nieuwe Europese wet en –regelgeving staat Europa aan de vooravond van nieuwe grenscontroles. De eerste nieuwe wet is het Entry Exit Systeem (EES) bedoeld om derdelanders (reizigers van buiten het Schengengebied) te registreren bij inreis en uitreis. Daarbij worden naast het reisdocument ook biometrische gegevens; gelaatscan en/of vingerscan afgenomen. Deze wet gaat op 1 mei 2022 van kracht. Na EES volgen nog meer Europese regelingen die het grensproces zullen veranderen. Om de effecten van EES op het grensproces te bepalen zijn simulaties uitgevoerd op luchthavens en zeehavens in Nederland. 

EES noodzaakt tot het vastleggen van eerder genoemde gegevens van niet-Schengen  reizigers die het Schengen gebied binnenkomen of verlaten ongeacht het vervoermiddel: te voet, op de fiets, per auto, bus, boot, trein of vliegtuig. Elke buitenlandse bezoeker die Europa voor het eerst betreedt na 1 mei 2022 wordt geregistreerd door middel van een zogeheten ‘eerste binnenkomst’. Bij de eerste binnenkomst worden de documentgegevens en biometrische gegevens van gelaat en vingers opgeslagen in een centraal Europees systeem. Deze gegevens gaan de stempels in de paspoorten vervangen. Bij een tweede grenspassage wordt altijd het document gevraagd en maar één van de twee biometrische kenmerken ter identificatie. De dossiers in EES worden voor drie jaar aangemaakt en opgeslagen in een beveiligde (Europese) omgeving.

Future Borders: veiligheid en doorlooptijd bonafide reizigers

In een innovatief programma bij de Koninklijke Marechaussee (KMar) –Future Borders – wordt gekeken hoe met digitalisering het grenscontroleproces kan worden verbeterd. Hierbij staat niet alleen de veiligheid van Nederland centraal maar ook de doorlooptijd van de bonafide reizigers. Daarbij is de focus op informatie gestuurd optreden op basis van risico’s. Binnen dit programma is een simulatie van het grensproces als gevolg van de komst van EES opgestart.

Simulatie nodig voor weloverwogen beslissingen

Om gewogen beslissingen te kunnen nemen over de verwerkingscapaciteit op de grens, inzet van personeel, aanpassing van het grensproces en de fysieke locatie en toepassing van digitale systemen is een project gestart om meerdere scenario’s te simuleren. 

Essentieel voor goede scenario’s zijn betrouwbare basisgegevens over reizigersaantallen van buiten Schengen, piekperiodes daarin, doorlooptijden van de grenscontroles, effecten van Brexit (UK-inwoners horen ook tot de registratieplichtigen). De  KMar heeft hiertoe eigen data-analisten ingezet en gezorgd voor een goede input. In overleg met medewerkers van CGI en InControl zijn ontbrekende gegevens aangevuld en soms met metingen ter plaatse. 

Eveneens essentieel bij het opstellen van scenario’s is een schouw ter plaatse. Het plaatsen van self service systemen voor afname van biometrie en documentgegevens moet wel mogelijk zijn in de fysieke ruimte. Er moet ook rekening worden gehouden met de logistieke stromen van passagiers. Het gemengde projectteam  KMar, CGI en InControl heeft een selectie gemaakt van een aantal door te rekenen scenario’s met zeer nuttige resultaten. 

De resultaten zijn gebruikt voor het bepalen van het aantal aan te schaffen self service systemen. Ook kwamen er belangrijke aanwijzingen naar boven over de knelpunten in de processen waaraan gewerkt moet worden met aanvullende maatregelen. In dit simulatietraject is samengewerkt met de exploitanten die eigenaar zijn van de grenslocaties. 

De toepasbaarheid van dynamische simulatiesoftware

Door analyse, bezoeken aan locaties en gesprekken met verantwoordelijken over toekomstige ontwikkelingen ter plaatse is het mogelijk met behulp van dynamische simulatiesoftware gevolgen van nieuwe ontwikkelingen als EES in kaart te brengen. Het bleek dat locaties sterk verschillend waren en niet over één kam kunnen worden geschoren. Het venijn zit in details en vraagt om zeer specifieke simulatiemodellen die per locatie de meest gunstigste inrichting opleveren. Dit is projectmatig opgepakt door een gemengd team van  KMar en haar ketenpartners, CGI en InControl met ieder specifieke expertise inbreng.

Feitelijk is simulatie iets wat niet eenmalig als een project moet worden gezien. Beleidsbeslissingen doorrekenen op gevolgen voor de uitvoering is essentieel voor goede beslissingen. EES is de eerste in de rij van regelingen. Het is goed de volgende regelingen en de aanvullende maatregelen blijvend door te rekenen op gevolgen. InControl kan daarbij de software leveren en CGI kan ondersteunen bij de dataverzameling, data-analyse en het opstellen van scenario’s aanvullend op de expertise van de klant.

Brede aanpak

Dit voorbeeld geeft aan dat de aanpak met simulatie in combinatie met gebruik van InControl-software zeer nuttig kan zijn bij het doorgronden van complexe processen, noodzakelijke aanpassingen en het nemen van gefundeerde beslissingen. Dit is echter niet specifiek voor het grensproces maar kan ook toegepast worden in andere situaties waar logistieke processen, doorlooptijden, fysieke inrichting van een locatie belangrijk zijn: openbaar vervoer, stadsontwikkeling, logistieke toeleveringsketens. In de modellen kan ook rekening worden gehouden met de 1½ meter COVID-19 afstanden. CGI heeft samen met InControl een aanpak die breed en internationaal toepasbaar is en rekening houdt met de aanwezige expertise bij de klant en ketenpartners.

Meer weten over onze aanpak? Neem dan contact op met Magda Luitjes (Transport en Logistiek) of Pieter van Dam (Overheid).