Vijf belangrijke thema's rond digitalisering

Tijd en ruimte maken om binnen je organisatie daadwerkelijk met digitalisering bezig te zijn. En de wil tot samenwerking met anderen. Die twee factoren zijn essentieel om als onderneming succesvol te digitaliseren en de omslag te maken naar datagedreven handelen.

Auteur: Annefleur De Savornin Lohman (voor Transport en Logistiek Nederland)

Van 4 tot en met 8 april 2022 was het de Week van de Digitalisering. Naar aanleiding daarvan spreken we met Bart Wijnhoven, directeur van De Graaf Logistics (DGL) en Hans Moonen, consultant en universitair docent. Ze komen elkaar regelmatig tegen binnen het innovatieprogramma BestelBeter.nu. Wout van den Heuvel, beleidsadviseur digitalisering bij TLN, vraagt ze wat meer te vertellen over de vijf belangrijkste thema’s rond digitalisering. 

1. Digitale mindset naar hoger niveau 

Om succes te hebben, is het belangrijk dat een organisatie tijd en ruimte maakt voor digitalisering. Hoe kan de digitale mindset naar een hoger niveau? Bart Wijnhoven is een levend voorbeeld hoe dat eruit kan zien. ‘Na zeven jaar werken als operationeel directeur, kan ik me in mijn nieuwe rol volledig toeleggen op het creëren van oplossingen voor huidige en toekomstige uitdagingen. Bij ons bedrijf zitten vernieuwing en digitalisering in het DNA.’ Hoe belangrijk die digitale mindset is, ziet Hans Moonen bij zijn werk als jurylid voor de jaarlijkse Top 100 Logistieke Dienstverleners. ‘Bedrijven die zelf aangeven dat ze actief inzetten op slim gebruik van data, zijn vaak de bedrijven die over de jaren stijgen op de ranglijst. En dit zijn weer dezelfde bedrijven die bewust naar de toekomst kijken en zich minder laten leiden door de waan van de dag.’

2. Data delen in de keten

Samenwerken en (meer) data delen en digitalisering zijn met elkaar verbonden. Met haar netwerkpartners werkt DGL aan de ontwikkeling van een gezamenlijke control tower. Daarmee krijgen belanghebbenden in de keten beter inzicht. Wijnhoven: ‘Dat voelt kwetsbaar, omdat we bij elkaar over de schouder meekijken. Maar we zetten deze stap omdat we geloven dat dit helpt om het transport op de best mogelijke manier te organiseren.’ Moonen vult aan: ‘Je creëert hiermee meteen een andere, sterkere positie richting je klanten. Doordat je ze steeds meer ontzorgt, word je ook minder vervangbaar voor je klant.’ ‘We verwachten dat het voor ons als logistiek dienstverlener steeds belangrijker wordt de regie te voeren over de keten’, zegt Wijnhoven, ‘omdat het transport anders te duur en te milieubelastend wordt en de middelen te schaars zijn. Dit betekent niet alles zelf uitvoeren maar wel de regie houden over de activiteiten voor je klanten. Hiervoor zijn digitalisering en data van cruciaal belang.’

Onderscheid tussen IT-implementatie en datagedreven werken

3. De rol van de eCMR

Wie logistieke processen digitaliseert, kan niet om de vrachtbrief of eCMR heen. ‘Nu Duitsland de eCMR ook ondersteunt, ligt de weg open naar brede Europese dekking’, zegt Moonen. Wijnhoven vervolgt: ‘Wij werken met een digitale handtekening bij ontvangst. Hiermee stellen we de Proof of Delivery direct digitaal beschikbaar voor onze klanten. Voor trajecten waar nog geen digitale handtekening wordt gezet, regelen we dat de POD binnen 24 uur beschikbaar is. Deze trajecten zijn IT-technisch moeilijk uitwisselbaar. We verwachten dat dit met de uitrol van de e-CMR eenvoudiger wordt.’ 

4. Het meekrijgen van je medewerkers

De planner van nu verschilt van die van 10 jaar geleden en zal over 5 jaar weer totaal anders zijn. Hoe slaag je er als bedrijf in om je medewerkers mee te laten bewegen bij razendsnelle veranderingen? Wijnhoven daarover: ‘Wij zetten vaak stagiairs in voor concrete vraagstukken, van BBL tot masterstudenten. Ze vinden het geweldig een echte bijdrage te kunnen leveren. Velen blijven bij ons werken en stromen door naar sleutelposities. Ook gaan we als directie regelmatig het gesprek aan met onze medewerkers om aangesloten te blijven bij de werkvloer. We zoeken steeds naar de juiste verhouding tussen reguleren en vrijheden behouden. Wat betreft het veranderende werk van planners: voorheen deden ze bijna alles zelf, zoals orderinvoer, plannen en administratie. Dit is nu gescheiden. De planner is meer analytisch bezig en minder administratief. Dit komt mede door de mogelijkheden die digitalisering ons nu biedt.’

Meer gebruik maken van afstudeerders

‘De aantrekkingskracht van de sector als geheel blijft een uitdaging’, ziet Moonen. ‘Gelukkig zien we dat veel studenten verrast zijn hoe boeiend de sector is en daarom blijven hangen. Bedrijven zouden veel meer gebruik kunnen maken van afstudeerders. Het biedt een kans om bij te blijven en nieuwe medewerkers aan te trekken!’ 

5. Succesvolle implementatie

Wat maakt een implementatie of IT-project succesvol? Moonen: ‘Je moet onderscheid maken tussen het implementeren van een IT-systeem of -tool en de beweging van een organisatie naar data-gedreven werken. Systeemimplementaties lukken meestal wel, maar data-gedreven werken vraagt veel van de organisatie. Dit betekent: goed kijken naar je keten, de belangen en de vereisten. En tijdens het traject ontdekken wat je doet, waar je naartoe wilt met je organisatie. Welke mensen heb je daarvoor nodig en hoe organiseer je dat?’ Wijnhoven vult aan: ‘En niet te vergeten: hoe neem ik mijn klanten daarin mee? Het een kan niet zonder het andere. Daarnaast moet de basis op orde zijn om daar weer mooie tools op te 
kunnen bouwen.’