Haminan tietohallintopäällikkö Niko Palmun johdolla kaupunki on saavuttanut huomattavia säästöjä ja tehostanut työskentelyään, viitoittaen samalla tietä kohti modernimpaa ja tehokkaampaa kuntahallintoa. Tämä digiloikka on tärkeä osa Hamina 2030 -kaupunkistrategian edistämistä, ja se toteutettiin siirtymällä Google Workspace -työkaluihin.

Vielä muutama vuosi sitten Haminan kaupungilla oli käytössä hyvin perinteinen, kuntatoimialalle tyypillinen ICT-toimintamalli: infrastruktuuri, ohjelmistot ja tietojärjestelmät olivat inhouse-yhtiön hallinnassa ja heidän palvelimillaan. Myös Haminan oma konesali oli heidän hallinnassaan. Tämä aiheutti mm. korkeita ylläpitokustannuksia sekä jatkuvaa laajamittaista tuen tarvetta.

Muutos uuteen toimintamalliin oli monivaiheinen. Koulutuspalvelujen siirtyminen Google-maailmaan avasi tietohallinnon näkemystä siitä, mitä kaikkia etuja malli voi tuoda. Suurin oivallus tietohallinnon näkökulmasta oli se, että tarve yläjohtoiseen ja rakenteellisesti raskaaseen ICT-palveluun lakkasi. Tämä oli suoraan verrannollinen euroihin ja säästöihin.

Vaihtoehtoihin perehtymisen jälkeen Haminan kaupungin uudeksi työympäristöksi valikoitui myös moderni, turvallinen ja pilvipohjainen Google Workspace. Siirtymäprosessi ei kuitenkaan ollut täysin mutkaton. Uusiin työvälineiseen siirtyminen aiheuttaa aina osalle henkilöstöä muutosvastarintaa, ja niin tapahtui tälläkin kertaa.

”Osalle henkilöstöä luopuminen vanhoista rutiineista ja uusien toimintatapojen hyväksyminen oli aluksi vaikea. Hyödyt olivat kuitenkin ilmeiset, joten muutosta tuettiin koulutuksin ja selkeillä ohjeistuksilla. Vähitellen uusien työkalujen hyödyt alkoivat näkyä kaikille ja muutosvastarintakin alkoi hellittää”, Palmu kertoo.

Tämä toimintamallin muutos on enemmän prosessi-, ja muutosjohtamista, kuin teknologiaa ja ICT:tä. Muutos todella haastaa johtoa ja esihenkilöitä. Johdon täysipainoinen sitoutuminen on elintärkeää” Palmu painottaa.

Kartoitus- ja kehitystyö avasivat Google Workspacen hyödyt

Kun Niko Palmu aloitti Haminan kaupungin tietohallintopäällikkönä, hän havaitsi, että Google Workspacen käyttöönotto oli vielä osittain kesken. Työkalujen potentiaalia ei hyödynnetty täysimääräisesti. Palmu käynnisti kartoitus- ja kehitystyön, jonka tavoitteena oli varmistaa, että työntekijät saisivat käyttöönsä Google Workspacen kaikki hyödyt.

”Tämä panostus on kantanut hedelmää. Google Workspace on tuonut Haminan kaupungille merkittäviä säästöjä. IT-kulut ovat laskeneet kahdessa vuodessa peräti 43 prosenttia”, Palmu havainnollistaa.

 Esimerkiksi dokumenttien yhteiskäyttö ja reaaliaikainen muokkaus on nopeuttanut projektien läpimenoaikoja ja vähentänyt virheiden määrää. Google Workspacen edistyneet suojausominaisuudet puolestaan estävät tehokkaasti tietovuodot ja kyberhyökkäykset.

“Yhteistyöprojektit eri henkilöiden kesken sujuvat saumattomasti, ja taloudelliset hyödyt ovat kiistattomia. Olemme saavuttaneet mitattavissa olevia säästöjä, parantaneet tietoturvaa ja vähentäneet teknisen tuen tarvetta”, Palmu kertoo tyytyväisenä.

Aikaa ja resursseja vapautuu ydintehtäviin

Perinteisissä IT-ympäristöissä jopa 48 prosenttia IT:n ajasta voi kulua pelkästään päätelaitteiden tietoturvaan, hallintaan ja käyttöönottoon. Tämä on aikaa pois tehostamisesta ja kehittämisestä, joilla voitaisiin parantaa käyttäjäkokemusta ja palveluja.

Julkishallinnon taloushaasteiden ja kasvavan palvelutarpeen edessä on entistä tärkeämpää käyttää yhteisiä verovaroja viisaasti. Tehokas IT ja pilvisiirtymä ovat avainasemassa Haminan kaupunkistrategian toteuttamisessa, sillä ne mahdollistavat toiminnan jatkuvuuden turvaamisen ja resurssien kohdentamisen parhaalla mahdollisella tavalla. Haminan kaupungin IT-strategian muuttaminen pilvipohjaiseksi tukee myös kaupungin 2030-strategian toteutumista sekä vihreän siirtymän että vastuullisen IT:n osalta.

”Siirtyminen Google Workspace -työympäristöön on tuottanut paljon hyötyä sekä henkilöstölle että veronmaksajille. IT-henkilöstön painopiste on siirtynyt täysin pois reagoinnista ja tulipalojen sammuttamisesta palveluiden kehittämiseen. Tämän muutoksen teknologia on täysin mahdollistanut”, summaa Palmu.

Valmiit askelmerkit Google Workspace -siirtymään

Haminan kaupunki on loistava esimerkki siitä, miten julkinen sektori voi hyödyntää pilvipalveluita tehokkaasti”, arvioi CGI:n kaupunki- ja kuntatoimialan palveluista vastaava johtaja Mika Sairanen ja muistuttaa, että Haminan saavuttamat hyödyt ovat helposti saatavilla ihan kaikille.

Meillä CGI:llä on valmiit mallit, joilla autamme julkishallinnon organisaatioita hahmottamaan Google-ekosysteemin hyödyt ja kustannussäästöt sekä etenemään hallitusti uudistamisessa. Asiakkaamme saavat selkeän ja realistisen kuva siitä, mitä siirtymä tarkoittaa organisaatiolle. Asiantuntemuksemme pilvipalveluista ja julkishallinnosta takaa onnistuneen ja sujuvan siirtymän.

Tutustu webinaaritallenteeseen: Merkittäviä säästöjä digitaalisen työympäristön kehittämisellä.