Laat cloudangst de cloudreis niet verlammen

We leven in een wereld waarin de cloud een steeds prominentere rol gaat spelen. Op het persoonlijke vlak, maar ook in het zakelijke leven. De cloud is voor organisaties en bedrijven vaak zo essentieel dat zij vroeg of laat zelf de transitie moeten maken van hun bestaande IT omgeving in eigen beheer naar een IT omgeving in de cloud. Het vooruitzicht van deze “reis naar de cloud” maakt de mensen vaak angstig. In deze blog vertel ik waar de angst vandaan komt en hoe je als (IT) manager kunt zorgen dat deze overwonnen wordt.

De reis naar de cloud begint met cloudadoptie: de gefaseerde overgang naar een op cloud gebaseerde infrastructuur. Cloudadoptie bestaat uit een technologische, een procesmatige en een menselijke component. Veelal ligt de nadruk op technologie en processen en krijgt de menselijke kant (te) weinig aandacht. Ik maak regelmatig mee dat medewerkers last hebben van “cloudangst”. Deze angst speelt op alle niveaus en in diverse vormen:

• Medewerkers die al jaren dezelfde werkzaamheden uitvoeren vragen zich af of ze allerlei nieuwe procedures en programma’s moeten leren en of ze dat wel kunnen;
• Systeem- en applicatiebeheerders zijn bang hun baan kwijt te raken of vragen zich af of ze wel genoeg kennis hebben om in een cloudomgeving mee te kunnen doen. Daarnaast zijn ze  vaak gelukkig met hun huidige werk en zijn ze bang ineens heel veel te moeten leren en weer “onderaan te moeten beginnen”, terwijl ze nu de expert zijn.
• Ontwikkelaars en testers zijn bang dat ze hun geëigende methodes overboord moeten zetten en nu op een moderne (Agile, DevOps) manier moeten gaan werken;
• Managers zijn bang de controle kwijt te raken en hebben tal van vragen:
  • Blijven de kosten wel binnen de perken?
  • Maak ik wel optimaal gebruik van de Cloud?
  • Ben ik wel compliant?
  • Ben ik wel goed beveiligd?

Angst door onzekerheid

Er is veel angst, waarbij de meeste angst gebaseerd is op onzekerheid. Het is dan ook van groot belang om in een vroeg stadium de cloudreis vast te leggen in een roadmap, deze roadmap te delen met de medewerkers en de individuele gevolgen met de medewerkers te bespreken. Denk daarbij o.a. aan nieuwe functies, trainingen, transities naar een partij die het beheer overneemt, maar ook aan ondersteuning bij het zoeken naar een nieuwe baan. Ik heb meer dan eens gezien dat als dit niet gebeurt, medewerkers weglopen en ergens anders zekerheid gaan zoeken, waardoor de continuïteit van de bestaande dienstverlening wordt bedreigd.

Vanuit managementoogpunt is het belangrijk om een goede Cloud Governance in te richten. Binnen Cloud Governance worden beleid en controles gedefinieerd die zorgen dat de organisatie optimaal gebruik maakt van de cloud.  Een goed georganiseerde Cloud Governance kan vragen van het management beantwoorden en zorgen dat dat het management “in control” blijft.

Roep de hulp in van experts

Bij het maken van de roadmap en bij het inrichten van Cloud Governance is expertise nodig vanuit verschillende disciplines. In een vroeg stadium van de cloudreis dient dan ook bij voorkeur een CCoE (Cloud Center of Excellence) op te worden gezet. Een CCoE is een multi-disciplinair team dat ondersteuning biedt aan de organisatie tijdens de cloudreis. Medewerkers van een CCoE treden op als adviseurs, geven richtlijnen, beantwoorden vragen, helpen bij het maken van de roadmap en helpen het bij het inrichten van Cloud Governance. Als een organisatie de benodigde expertise niet in huis heeft zal deze buiten de organisatie gezocht moeten worden, bij voorkeur bij een partij die al meerdere cloudreizen heeft begeleid.

Samenvattend is het van essentieel belang om tijdens de cloudadoptie het menselijke aspect niet te vergeten en cloudangst serieus te nemen. Neem de medewerkers dus vanaf het begin mee in de cloudreis en blijf in gesprek om onzekerheden weg te nemen. Om de controle te houden tijdens de cloudreis spelen voor het management Cloud Governance en een CCoE een cruciale rol.

Een organisatie zal zelden alle benodigde kennis in huis hebben en ondersteuning door professionals die weten hoe een organisatie een cloudreis moet maken en om moet gaan met cloudadoptie is dan ook een welkome aanvulling. Zie voor meer informatie over dit onderwerp en hoe CGI kan helpen:  https://www.cgi.com/nl/nl/cloud-transformatie.