Papierkrieg und langwierige Prozesse? Workflow-Systeme forcieren die Agilität in Behörden!

In Zeiten des digitalen Wandels werden Änderungen an traditionellen Geschäftsmodellen immer unerlässlicher. Prozessautomatisierungen gelten daher auch in Behörden als unabdingbar. 

Die Erwartungshaltung von Bürgerinnen und Bürgern an die öffentliche Verwaltung ist nicht zuletzt auch aufgrund des erlassenen Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungs-leistungen (OZG) sehr hoch. Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch in digitaler Form anzubieten.

Prozessautomatisierung federt Fachkräftemangel ab  

Viele Bürger verbinden mit Behörden zahlreiche Papierdokumente und langwierige Prozesse. Der öffentliche Sektor steht vor der großen Herausforderung, die stetig wachsenden Erwartungen der Bürger im Zeitalter des digitalen Wandels trotz Fachkräftemangel zu decken. Eine personelle und technische Entlastung ist notwendig. Um eine rasche, effiziente und nutzerfreundliche Interaktion zwischen Bürgern und den Beschäftigten in den Behörden zu gewährleisten, bedarf es somit der Automatisierung von Prozessen.

Moderne Prozessautomatisierung mittels Workflow-Systemen

Die Corona-Pandemie hat viele Schwachstellen offenbart und die Trägheit von Strukturen in unterschiedlichen Bereichen (z.B. Schule, Universität und Arbeitswelt) nachhaltig verändert. Während dieser Zeit ist offensichtlich geworden, wie dringend Investitionen in die digitale Infrastruktur erforderlich sind. Nur so können sich Bildungseinrichtungen, Unternehmen und Behörden dem Wettbewerb stellen und sich am Markt entsprechend positionieren.

Digitalisierung ist ohne Automatisierung kaum möglich, denn Digitalisierung lässt Geschäfts-prozesse komplexer werden und steigert im Umkehrschluss wiederum die Automatisierung. Oftmals ist jedoch gar nicht klar, welche Abläufe und manuelle Tätigkeiten sich in der Vergangenheit angesammelt haben und wie diese Prozesse genau ablaufen. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist die Modellierung und Automatisierung von repetitiven Prozessen, z.B. Terminpläne für Unterricht und Studiengänge, Standardanträge bei Behörden, Statistiken, Abrechnungen etc. mit Hilfe von BPM Tools. 

Im Einsatz bei Behörden hat sich beispielsweise die Lösung von Camunda bereits bewährt. Camunda gilt im Vergleich als „leichtgewichtiges“ Business Process Model and Notation (BPMN) basiertes Workflow-System im Markt und erlaubt die Bearbeitung von digitalen Prozessen über technische Systemgrenzen hinweg. Der Vorteil für den Nutzer ist, dass eine transparente Dokumentation zu den Workflows jederzeit zur Verfügung steht. Durch die Modellierung im BPMN Modeler - in Zusammenarbeit mit Fachexperten - werden Geschäftsprozesse sowohl für die Beteiligten als auch für die IT transparent. Nach finaler Installation der Workflows werden Informationen wie z.B. Benachrichtigungen, Aufzeichnungen und Zuweisungen automatisiert. Darüber hinaus können mit einer flexiblen Task Liste Aktivitäten und Entscheidungen zum Ablauf manueller Aufgaben bereitgestellt werden.

Es gibt einige gute Workflow-Tools, die wir je nach Anforderung prüfen und einsetzen: sie unterscheiden sich hinsichtlich Bedienbarkeit, Vorlagen, PlugIns oder Dokumentationen  ̶  das Resultat und der Nutzen bleiben gleich: Durch die Automatisierung werden Mitarbeiter von einfachen, immer gleichbleibenden Tätigkeiten entbunden. Dadurch freiwerdende Kapazitäten ermöglichen Mitarbeitern die Übernahme komplexer Aufgaben.

Mein Fazit 

Im Rahmen der OZG-Umsetzung wird die öffentliche Verwaltung immer stärker mit dem Thema Prozessautomatisierung konfrontiert. Es werden zunehmend weitere Gesetze erlassen, welche neue Bürgeranforderungen nach sich ziehen. Die Lösung: Effizient gestaltete Workflows, die die Agilität steigern und die Möglichkeit bieten, jederzeit flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Die technischen Möglichkeiten existieren, es bedarf „nur“ noch eines Kulturwandels, um diese umzu-setzen. Mitarbeiter werden von Routinearbeiten entlastet und stehen für komplexere Aufgaben zur Verfügung. Papierflut, Aktenschränke und Mitarbeiter, die Akten transportieren, gehören dann der Vergangenheit an. 

Umsetzung von komplexen Transformationsvorhaben 

CGI unterstützt als langjähriger IT-Dienstleister im Behördenumfeld. Die Erfahrung zeigt, dass sich komplexe Transformationsvorhaben in der Regel nur durch externe Fachberater konsequent um-setzen lassen. Als breit aufgestellter IT-Dienstleiter deckt CGI ein umfassendes Spektrum in der Prozessautomatisierung speziell für den öffentlichen Bereich ab.