Hinweis: mit "Play" wird eine Verbindung zu Podcastbude, Media On Work GmbH, Potsdam hergestellt.
 

In dieser Folge spricht Host Philipp Ebnet mit dem Verwaltungsexperten Richard Bürmann, Senior Vice President bei CGI Deutschland, um zu erfahren, wie sich die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung entwickelt hat und welche Herausforderungen es aktuell zu bewältigen gilt.

Diese Inhalte erwarten Sie in der Episode

1. Digitale Transformation: Ausreden unzulässig

Die Notwendigkeit der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist längst erkannt, sowohl von Bürgerinnen und Bürgern als auch von den Beschäftigten in den Behörden. Damit es vorangeht, muss die Führungsetage mitwirken. Klar ist: Jeder Prozess sollte digitalisiert werden, Ausreden sind nicht länger möglich.

„Wir müssen dahin kommen, dass wir jeden Prozess digitalisieren. Über die Reihenfolge, über den Digitalisierungsgrad kann man sicherlich sprechen, aber ich würde am liebsten überhaupt keine Ausrede mehr zulassen.“

2. Komplexität als Herausforderung

Dennoch ist klar, dass die Digitalisierung ein komplexer Prozess ist. Vorhaben laufen über einen langen Zeitraum, die Rechtssetzung ändert sich und Technologiesprünge sind schwer zu antizipieren. Eine mögliche Lösung besteht in agilen Arbeitsweisen und klaren Zuständigkeiten sowie offene Standards.

3. Digitale Souveränität: Realistisch oder träumerisch?

Die Abhängigkeit von Technologie aus dem Nicht-EU-Ausland wird oft kritisiert, verbunden mit der Forderung, eigene Lösungen zu entwickeln. Hundertprozentige Unabhängigkeit ist momentan nicht möglich. Wichtig sind in diesem Zusammenhang gut durchdachte Resilienzstrategien.

4. Kulturwandel bei Beschäftigten sowie Bürgerinnen und Bürgern

Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto höher auch der Anteil der Menschen, die sich überfordert fühlen. Die öffentliche Verwaltung muss stärker an die bestehenden Skills der eigenen Beschäftigten appellieren sowie pragmatische Unterstützungsangebote für Bürgerinnen und Bürger schaffen.

5. Durchdachte Konzepte: die Öffentliche Verwaltung als Vorreiter

Trotz manchmal langer Wartezeiten oder umständlichen Lösungen steht fest: Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist ein sehr hohes Gut, die es schafft, hinter den Kulissen viele komplexe Vorgänge zu meistern. Die Langfristigkeit und Rechtssicherheit der Dienstleistungen wird von Bürgerinnen und Bürgern oft nicht erkannt, ist aber unerlässlich und wertvoll.

„Ich kann aus meiner langen Erfahrung nur sagen, die Verwaltung, die wir in Deutschland haben, ist ein sehr hohes Gut.“

 

 

Transkript der Folge 2

Digitalisierung ist Chefsache – Was Verwaltung heute wirklich bewegt

Begrüßung

Philipp Ebnet, CGI: Hallo und herzlich willkommen zur neuen Folge unseres Podcasts Digitalwander. Ich bin Philipp und will in dieser Staffel herausfinden, wie es die Digitalisierung in Deutschland steht. Du bist natürlich herzlich eingeladen, auf meiner Lernreise zu begleiten. In jeder Folge werden wir mit konkreten Beispielen erkunden, wie sich analoge Abläufe in Digitale wandeln lassen. Heute will ich wissen, wie es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland steht.

Ich habe natürlich ganz viele Fragen dabei, wie in jeder Folge. Zum Beispiel will ich wissen, welche Prozesse können eigentlich digitalisiert werden und auch welche Vorteile bringt das für Beschäftigte, aber auch für die Bürgerinnen und Bürger mit sich. Und um ein paar Antworten auf die Fragen zu erhalten, habe ich mir heute Richard Bührmann ins virtuelle Studio geholt.

Richard hat sich schon lange mit der Verwaltung beschäftigt. Er hat Verwaltungswissenschaften studiert und danach noch einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften gemacht. Mittlerweile ist er seit über 30 Jahren beruflich im Umfeld der öffentlichen Verwaltung unterwegs und aktuell verantwortet er als Senior Vice President bei CGI Deutschland die Business Unit West, wo er sich vor allem um Kunden auf der Bundesebene kümmert.

Richard, hi, danke, dass du da bist erstmal.

Richard Bürmann, CGI: Gerne, Philipp.

Digitalisierung ist Chefsache

Philipp Ebnet, CGI: Richard, ich fange gleich mal an. Wie gerade gesagt, du bist seit über 30 Jahren schon mit der öffentlichen Verwaltung im Kontakt. In der Zeit erlebt man natürlich viele Veränderungen. Aber was war denn so die größte Veränderung, die du persönlich in der Zeit erlebt hast?

Richard Bürmann, CGI: Total spannend und im Prinzip kann man es mit meinem Lebenslauf belegen. Du hast es vorhin gesagt, ich habe Verwaltungswirt gelernt, dann Betriebswirtschaftslehre studiert. Wieso habe ich das gemacht? Weil ich gesagt habe, ich möchte was verändern. Das war vor 30, 40 Jahren. Und da muss man sagen, da war das Thema Wirtschaftlichkeit, Digitalisierung noch überhaupt kein Thema, sondern Verwaltung wurde nur von der rechtlichen Seite betrachtet.

Und genau das ist das, was sich heute ganz stark geändert hat. Digitalisierung ist heute ein Teil der Verwaltung. Sprich, man ist weggekommen davon, nur von IT zu sprechen, sondern man hat verstanden, es muss auf ganz anderer Ebene was passieren. Das heißt, vom Unterstützungsprozess der IT ist man zum Kernprozess gekommen.

Und wenn ich immer gefragt werde oder mal eine ketzerische Frage, was hat Digitalisierung mit IT zu tun, dann beginnt die lange Diskussion bei meinen Kunden und dann sage ich immer: gar nichts. Dann kommt ein großes Fragezeichen in den Augen und dann sage ich Digitalisierung ist Chefsache. Digitalisierung ist Kernaufgabe der Verwaltung. Und das ist eine enorme Veränderung, die es hier über die Jahre gegeben hat.

Und da bin ich sehr stolz drauf, weil wie gesagt, ich bin anders gestartet und heute da angekommen, wo ich gerne vor 30 bis 40 Jahren gewesen wäre.

Prozesse digitalisieren – Ausreden unzulässig

Philipp Ebnet, CGI: Es ist ja schön, dass du da dann auch mit deinen eigenen Erfolgen zufrieden bist, hoffe ich. Richard, wenn ich jetzt auf irgendwelchen Veranstaltungen beim Bereich öffentliche Verwaltung unterwegs bin oder mal mit Kunden spreche oder so, ich höre ganz oft den Satz beim Thema Digitalisierung und Transformation, dass wir Prozesse nicht einfach nur digitalisieren sollten, sondern optimieren. Damit ist gemeint, dass ein schlechter analoger Prozess auch dann schlecht bleibt, wenn er einfach eins zu eins digitalisiert wird. Aber ganz ehrlich, mir fehlen da immer so bisschen konkrete Beispiele, die werden irgendwie nicht oft genannt in dem Zusammenhang. Was ist denn für dich ein Beispiel für einen Prozess, der digital einfach anders gedacht werden muss als analog und am Ende dann auch wirklich besser ist als die analoge Variante?

Richard Bürmann, CGI: Ich will noch mal starten, weil du es so schön sagst, dieser Talk, der immer wieder kommt, ein schlechter Prozess digitalisiert, bleibt ein schlechter Prozess. Ich finde das alles so eine Ausrede an der Ecke. Ich würde da eher hingehen und würde sagen, jeder digitale Prozess ist besser als ein analoger Prozess. Und das sollte das Motto sein. Ich glaube, beim Prozess ist es immer ganz ganz wichtig vom Kunden, vom Bürger her zu denken. Wir neigen ja immer dazu als Organisation, ist ob Industrie oder auch Verwaltung, zu überlegen, das ist so kompliziert, weil unsere Abläufe, Prozesse und haste nicht gesehen, sondern einfach zu überlegen, was braucht der Bürger wirklich? Und wie kann man schnelle Benefits erzeugen?

Und es gibt so einen digitalisierten Prozess. Da weiß ich noch nicht genau, wie ich den immer so finde. Seit Jahren versucht man den Anmeldeprozess bei Autos zu digitalisieren. Ist aktuell auch wieder ganz groß in der Presse, dass einer für alle, nicht mehr jedes Bundesland, jede Kommune das für sich macht. Und dann denke ich immer, wie viel Benefit bringt denn dieser Prozess? Ich überlege gerade maximal alle drei Jahre, melde ich ein Auto an. Und dann macht es noch der Händler. Ist das der richtige Prozess, den wir brauchen, der auch noch ein sehr komplexer Prozess ist?

Also von daher auf die Frage, auch von der Überlegung, welcher Prozess sollte digitalisiert werden, was wäre mein Wunsch? Da kann ich nur sagen, wir müssen dahin kommen, dass wir jeden Prozess digitalisieren. Über die Reihenfolge, über den Digitalisierungsgrad kann man sicherlich sprechen, aber ich würde am liebsten überhaupt keine Ausrede mehr zulassen.

Technologische Sprünge meistern dank Agilität

Philipp Ebnet, CGI: Alles klar. Jetzt sagst du schon selber im Idealfall jeden Prozess digitalisieren. Wenn ich das jetzt mit offiziellen Zahlen abgleiche, dann ist das Bild etwas ernüchternd. Der Bundesrechnungshof hat zum Beispiel angegeben, dass bisher nur 19 Prozent der digitalisierbaren Leistungen auch die Vorgaben erfüllen.

Und da stellt sich mir auch die Frage, ich will jetzt gar nicht darauf eingehen, warum, woran das liegt, was da die Probleme sind, sondern bei mir ist da eher die Frage, wenn ich jetzt so lange brauche für die Digitalisierung eines Prozesses, da sind ja in der Zwischenzeit kommen da ja ganz viele neue technologische Entwicklungen und Veränderungen. Wie integriere ich denn diese neuen technologischen Veränderungen, wenn ich die am Anfang ja gar nicht auf dem Schirm hatte oder mit eingeplant hatte? Also wie gehe ich bei so langen Prozessen mit den in der Zeit auftretenden technologischen Veränderungen um?

Richard Bürmann, CGI: Vielleicht mal, um die IT und die Dienstleister zunächst in Schutz zu nehmen, es ist ja immer die Diskussion, wo man sagt, jetzt wird der Vorhaben aufgesetzt und es wird nachher drei, vier, fünf, sechsmal teurer als es zunächst angedacht war. Und hier sind wir genau bei dem Thema. Wieso ist die IT so komplex? Weil die Prozesse so komplex sind. Weil die Rechtssetzung sich anpasst, weil Vorhaben über einen langen Zeitraum laufen. Wie gehen wir von daher damit, wie versuchen wir mittlerweile Herr zu werden?

Das ist einmal die Methodik über eine agile Vorgehensweise, weil wir klar wissen, es funktioniert nicht mehr zu sagen: Ich plane erst das Ganze, dann schreibe ich das aus, dann mache ich das große Vorhaben und nach zehn Jahren wundere ich mich, dass die Anforderungen nicht mehr der Realität entsprechen.

Das andere Thema, was auch immer wichtig ist, sind natürlich offene Standards, die man versucht zu setzen. Wir setzen viel Open Source ein. Aber es ist so, Technologiesprünge kann man nicht antizipieren in dem Sinne. Wenn wir sehen, heute diskutieren wir über Cloud, heute diskutieren wir über AI, Integration von AI in Prozessen, also KI, künstliche Intelligenz. Da muss ich einfach sagen, ja, das ist total spannend, aber das eine Technologie, die sich so schnell dreht wo so viele Möglichkeiten, wo so hohes Potenzial drinsteckt, was heute noch nicht reguliert ist. Wo ich sage, viele Dinge kann man auch gar nicht vorhersehen. Und deswegen ist es halt wichtig, agiler zu arbeiten, vielleicht kleinere Bausteine zu nehmen, über Apps nachzudenken, nicht als erstes das ganze Große auszuplanen.

Das ist meines Erachtens eine Möglichkeit der Sache Herr zu werden. Gibt es vielleicht auch viele andere Dinge, aber entscheidend ist, dass für die Auftraggeber im Kopf dieses Umdenken, ich werde immer sukzessive Dinge ändern müssen. Ich habe nichts Fertiges. Und das ist ja genau wie mit dem IT-Projekt. Ich denke noch an einen Kunden, der auch sagte, wann ist das Projekt denn fertig und wann ist es abgeschlossen. Nein, ein IT-Projekt ist nie fertig oder ein IT-System als solches, weil die Anforderungen sich ändern, weil Technologie sich ändert. Und ich glaube, das muss uns klar sein. An Digitalisierung werden wir nicht vorbeikommen.

Digitalisierung benötigt Mut zum Ausprobieren

Philipp Ebnet, CGI: Ja, genau. Du hast gerade schon gesagt, dass es immer wieder neue Technologien wie zum Beispiel KI gibt. Und bei KI fällt mir gleich ein Beispiel ein, auch wie es da mit Zuständigkeiten und Vorgaben sich verhält.

Also ich war letztens auf einer Veranstaltung und habe die Frau Tanja Richter reden hören. Tanja Richter ist die Referatsleiterin für KI in der Verwaltung im Hessischen Ministerium für Innovation und Digitalisierung. Und die hat erzählt, dass bei ihr im Team KI schon gewollt wird, aber das einfach bei der Einführung ein Hindernis ist, die Angst in der Belegschaft, weil einfach niemand weiß, wer es wofür genau zuständig und niemand einen Fehler machen will. Und hat erzählt, dass sie dafür jetzt, um das anzugehen, mehrere Prüfkriterien eingeführt hat, die ihrem Team einfach helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und so die Angst zu verringern. Und da stellt sich mir dann die Frage:

Wie lässt sich denn die Ausarbeitung und Einhaltung von solchen Richtlinien umsetzen, ohne dass es wieder zu ewigen Wartezeiten und Verzögerungen kommt, bis ich diese Prüfkriterien ausgearbeitet habe. Also dass ich nicht erst wieder, keine Ahnung, jahrelang mit der Planung beschäftigt bin, worauf ich achten muss, aber trotzdem mich an einer Guideline habe, an die ich mich halten kann.

Richard Bürmann, CGI: Das was du schilderst, ist genau das, was wir immer erleben. Wir diskutieren den ganzen Tag was nicht geht, wieso es nicht geht, was wir einhalten müssen und wenn wir dann mit dem Rahmen als solches fertig sind, dann hat uns die Technik schon längst links überholt. Ich will damit nicht sagen, dass wir Richtlinien und einen Rahmen nicht benötigen. Den benötigen wir sicherlich. Aber er darf nicht nur unser Handeln lenken, ich glaube das muss parallel gehen, weil man versucht jetzt bei der künstlichen Intelligenz bestimmte Dinge vorauszudenken, die man noch gar nicht weiß, die man damit erreichen kann, die man verändern möchte. Und ich glaube, es muss parallel sein.

Auf der einen Seite muss ich zu Anfang Dinge einfach zulassen, ausprobieren, Erfahrungen zu machen. Und muss ein Rahmenwerk schaffen. Ich sag ganz bewusst Rahmenwerk, nicht die letzte Verästelung und dann muss man nach und nach diesen Rahmen schärfen.

Von daher, ich kenne es aus den eigenen Projekten, wo man auch sagt, ja wir würden gerne KI mit einbinden, Komma aber und dann kommen die ganzen Probleme auf den Tisch, die alle berechtigt sind an der Ecke. Aber ich halte es für wichtig, erstmal auszuprobieren. Dinge zu testen und dann sukzessive den Rahmen festzulegen.

Philipp Ebnet, CGI: Also quasi so bisschen wie beim Fahrradfahren. Da kann ich auch ganz viel drüber lesen, wie es funktioniert, aber irgendwann muss ich es auch einfach mal testen, zu wissen, wie es funktioniert.

Richard Bürmann, CGI: Ja, KI ist so komplex, ist ja auch nichts Neues. KI gibt es neuronale Netze, die gab es schon vor 40 Jahren. Heute haben wir Rechnerleistung, heute haben wir die Daten, heute haben wir ganz andere Möglichkeiten und gehen da auch ganz anders mit um, insbesondere die junge Generation. Aber während ich früher gesagt hätte, du kannst alles ausplanen, haargenau und dann wird abgearbeitet, weiß ich heute aus Erfahrung: Probieren und testen kann den Gesamtblick gar nicht ersetzen an der Ecke. Das ist wichtiger denn je, hier Sandboxes aufzusetzen, die Mitarbeiter können beginnen zu probieren, werden in Anführungszeichen angefüttert. Diese Begeisterung brauchen wir für neue Themen. Das heißt, ist nicht Theorie, was wir hier machen. Wir möchten daraus eine gelebte Praxis in unseren Projekten mit den Kunden erzeugen.

Philipp Ebnet, CGI: Ja, genau. Du hast gerade schon gesagt, dass es immer wieder neue Technologien wie zum Beispiel KI gibt. Und bei KI fällt mir gleich ein Beispiel ein, auch wie es da mit Zuständigkeiten und Vorgaben sich verhält.

Also ich war letztens auf einer Veranstaltung und habe die Frau Tanja Richter reden hören. Tanja Richter ist die Referatsleiterin für KI in der Verwaltung im Hessischen Ministerium für Innovation und Digitalisierung. Und die hat erzählt, dass bei ihr im Team KI schon gewollt wird, aber das einfach bei der Einführung ein Hindernis ist, die Angst in der Belegschaft, weil einfach niemand weiß, wer es wofür genau zuständig und niemand einen Fehler machen will. Und hat erzählt, dass sie dafür jetzt, um das anzugehen, mehrere Prüfkriterien eingeführt hat, die ihrem Team einfach helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und so die Angst zu verringern. Und da stellt sich mir dann die Frage:

Wie lässt sich denn die Ausarbeitung und Einhaltung von solchen Richtlinien umsetzen, ohne dass es wieder zu ewigen Wartezeiten und Verzögerungen kommt, bis ich diese Prüfkriterien ausgearbeitet habe. Also dass ich nicht erst wieder, keine Ahnung, jahrelang mit der Planung beschäftigt bin, worauf ich achten muss, aber trotzdem mich an einer Guideline habe, an die ich mich halten kann.

Richard Bürmann, CGI: Das was du schilderst, ist genau das, was wir immer erleben. Wir diskutieren den ganzen Tag was nicht geht, wieso es nicht geht, was wir einhalten müssen und wenn wir dann mit dem Rahmen als solches fertig sind, dann hat uns die Technik schon längst links überholt. Ich will damit nicht sagen, dass wir Richtlinien und einen Rahmen nicht benötigen. Den benötigen wir sicherlich. Aber er darf nicht nur unser Handeln lenken, ich glaube das muss parallel gehen, weil man versucht jetzt bei der künstlichen Intelligenz bestimmte Dinge vorauszudenken, die man noch gar nicht weiß, die man damit erreichen kann, die man verändern möchte. Und ich glaube, es muss parallel sein.

Auf der einen Seite muss ich zu Anfang Dinge einfach zulassen, ausprobieren, Erfahrungen zu machen. Und muss ein Rahmenwerk schaffen. Ich sag ganz bewusst Rahmenwerk, nicht die letzte Verästelung und dann muss man nach und nach diesen Rahmen schärfen.

Von daher, ich kenne es aus den eigenen Projekten, wo man auch sagt, ja wir würden gerne KI mit einbinden, Komma aber und dann kommen die ganzen Probleme auf den Tisch, die alle berechtigt sind an der Ecke. Aber ich halte es für wichtig, erstmal auszuprobieren. Dinge zu testen und dann sukzessive den Rahmen festzulegen.

Philipp Ebnet, CGI: Also quasi so bisschen wie beim Fahrradfahren. Da kann ich auch ganz viel drüber lesen, wie es funktioniert, aber irgendwann muss ich es auch einfach mal testen, zu wissen, wie es funktioniert.

Richard Bürmann, CGI: Ja, KI ist so komplex, ist ja auch nichts Neues. KI gibt es neuronale Netze, die gab es schon vor 40 Jahren. Heute haben wir Rechnerleistung, heute haben wir die Daten, heute haben wir ganz andere Möglichkeiten und gehen da auch ganz anders mit um, insbesondere die junge Generation. Aber während ich früher gesagt hätte, du kannst alles ausplanen, haargenau und dann wird abgearbeitet, weiß ich heute aus Erfahrung: Probieren und testen kann den Gesamtblick gar nicht ersetzen an der Ecke. Das ist wichtiger denn je, hier Sandboxes aufzusetzen, die Mitarbeiter können beginnen zu probieren, werden in Anführungszeichen angefüttert. Diese Begeisterung brauchen wir für neue Themen. Das heißt, ist nicht Theorie, was wir hier machen. Wir möchten daraus eine gelebte Praxis in unseren Projekten mit den Kunden erzeugen.

Digitale Souveränität: Die richtige Resilienzstrategie ist entscheidend

Philipp Ebnet, CGI: Okay, jetzt gehen wir immer davon aus, dass meine Prozesse digitalisiert sind und ich bin damit zufrieden, aber natürlich will ich immer noch mich verbessern. Im Moment, ganz aktuell durch politische Gegebenheiten, klar ist das Gespräch, das Thema digitale Souveränität. Man kommt ja an dem Thema im Moment gar nicht vorbei.

Und dabei ist es oft so, dass das Thema im Moment ganz viel oder der Begriff ganz viele verschiedene Definitionen hat, wenn man sich so umhört, irgendwie definiert den jeder ein bisschen eigenständig. Insofern, bevor wir loslegen mit den wirklichen Inhalten, erstmal an dich die Frage, was bedeutet denn digitale Souveränität für dich?

Richard Bürmann, CGI: Und dann kommen noch Inhalte hinterher. Also Philipp, du machst es heute aber auch interessant und spannend. Digitale Souveränität sind zwei Worte. Digital und Souveränität oder zwei Begriffe. Und das kann man ganz einfach unterbrechen auf unsere Gesellschaft dahingehend.

Wir leben in einer digitalen Gesellschaft. Wir wollen auch digital leben. Beginnt damit, dass wir den Luxus haben, dass wir viele unserer Aufgaben nicht im Büro erledigen können, sondern wir können es von zu Hause, wir können es aus dem Ausland, wie auch immer. Wir brauchen Rechner, Telefon und Security und schon läuft es. Das ist wunderbar. Das ist der eine Punkt.

Der andere Punkt ist Souveränität. Ich glaube, die Gesellschaft an sich möchte Souveränität haben, souverän agieren können und das merken wir aktuell aufgrund der globalen Situation, wie wichtig Souveränität ist. Das heißt also beides ist für mich ein gesellschaftliches Grundbedürfnis, was tief verankert ist.

Philipp Ebnet, CGI: Ein Diskussionspunkt bei der ganzen Thematik ist ja auch eben die Abhängigkeit Deutschlands von Technologie aus dem Nicht-EU-Ausland und da kommt ihr in letzter Zeit eben vermehrt die Forderung, dass Deutschland sich vor allem von den großen Technologieanbietern unabhängig machen muss, um einfach im Ernstfall auch weiter handlungsfähig zu sein.

Ganz oft hört man da dann natürlich US-amerikanische Software oder Cloud-Dienste. Ich meine, ein schönes Beispiel ist zum Beispiel der Ausfall von AWS am 20. Oktober. Der dann ziemlich viele Dienste im Internet lahmgelegt hat. hat man mal gesehen, welcher Teil des Internets wirklich dann auf AWS-Servern läuft.

Aber dieser Wunsch, sich unabhängig zu machen von der US-Technologie, wenn man sich dann mal anschaut, wie viele Behörden wirklich US-Software verwenden, also MS Office ist ja gefühlt überall im Einsatz. Insofern, wie realistisch ist es denn dieses Vorhaben oder wie bewertest du das und diese Unabhängigkeit von US-Dienstlern?

Richard Bürmann, CGI: Ja, die Antwort darauf, realistisch es ist, die lasse ich mal außen vor, weil es wird ja überall diskutiert. Man kann es natürlich populistisch immer sagen, wir müssen unabhängig sein. Aber es hat ja Gründe, wieso es die Tech-Riesen gibt. Das sind Themen, Investitionen in Technologie, Skaleneffekte und andere Dinge. Und wir sind heute global vernetzt. Da müssen wir uns überhaupt nichts vormachen.

Es ist auch wichtig auf der einen Seite und auf der anderen Seite muss man mal sehen, sind wir überhaupt in der Lage in Europa eigene Lösungen zu machen da erinnere ich an GAIA-X wo sehr viel Geld reingegangen ist und die die Erfolge sind sehr überschaubar als solches. Und man sollte auch mal überlegen wo mittlerweile überall die Technologien von den Tech-Riesen enthalten sind. Das ist in den vielen integrierten Systemen als solches. Von daher bin ich skeptisch, dass es mal einfach so funktioniert.

Und es gibt Beispiele, auch im öffentlichen Bereich, wo man mal auf Open Source komplett umgestellt ist. Und Landeshauptstadt München ist da vor Jahrzehnten hat es gestartet, hat dann aber gemerkt, es kann nicht so einfach, hat es komplett wieder in die andere Richtung zurückgedreht.

Ich glaube, was wir in jedem Fall benötigen, das ist vielleicht eine andere Diskussion, wir brauchen eine Resilienzstrategie, an der werden wir nicht vorbeikommen und das könnte auch eine Möglichkeit sein zu sagen, okay, das mache ich mit Open Source, das mache ich mit europäischen Produkten als solches und daraus kann sich vielleicht mehr ergeben, aber ich glaube, dass diese Diskussion nicht ganz so einfach ist, wie sie heute geführt wird.

Von daher schlagen natürlich zwei Herzen in Brust. Auf der einen Seite bin ich deutscher Europäer und würde mich sehr sehr freuen, wenn wir hier stärker wären. Auf der anderen Seite sehe ich aber auch was technisch machbar ist und da muss ich sagen, ist glaube ich Deutschland bzw. Europa als Markt etwas zu klein.

Philipp Ebnet, CGI: Jetzt hast du gerade das Wort Resilienzstrategie genannt und jetzt möchte ich natürlich schon mal nachfragen, ob du das noch ein bisschen definieren kannst. Also was heißt denn Resilienz für dich in Bezug auf die öffentliche Verwaltung?

Richard Bürmann, CGI: Jetzt steigst du aber richtig ein, mein Philipp. Resilienz bedeutet, was machen wir, wenn die Cloud abgeschaltet wird? Was machen wir, wenn wir bestimmte Systeme nicht mehr haben? Und es bedeutet dann nicht aus der Cloud, dass ich meine Systeme, meine Daten als solches hier rausziehe, meine Dokumente, sondern die ganze Logik, die hier drin ist. Und Resilienz bedeutet hier klar, wenn ein System abgeschaltet wird und das hat es global gegeben in den einigen Ländern aufgrund von politischen Gründen, dann müssen wir weiter arbeiten können.

Aber das Thema Resilienz bedeutet aber auch Investitionen und das ist ja immer das tolle Thema, das sehen wir an der Corona-Pandemie, wo alle Betriebswirte, alle Firmen gesagt haben, wir müssen unsere Lieferketten ändern. Wir dürfen nicht mehr abhängig sein von bestimmten globalen Playern. Was hat man dann gemacht, als Corona vorbei war, der Zahlendruck wieder da war? Man hat genauso weiter gemacht wie bisher. Und das ist ein wichtiges Thema, dass man einfach weiß, es kostet Geld, man macht eine Planung und dass man hier versucht, sukzessive bestimmte notwendige Mehr-Nicht-Möglichkeiten bereitzustellen. Philipp, reicht dir das?

Digitalisierung bedeutet Kulturwandel – wie dieser gelingt

Philipp Ebnet, CGI: Das reicht mir, ja danke dir. Okay, dann will ich noch ein bisschen über das Thema Kulturwandel oder Change Management mit dir sprechen. Also jetzt mal angenommen, meine Prozesse sind digitalisiert und obendrein bin ich resilient, also meine Prozesse sind abgesichert. Also habe ich einen Grund zur Freude, weil über die Vorteile der Digitalisierung, die kennen wir alle zur Genüge, aber trotzdem noch mal ganz kurz zur Einordnung.

Ein großer Vorteil ist zum Beispiel die Zeitersparnis. Also ein Behördengang kostet die Deutschen im Schnitt fast zweieinhalb Stunden Zeit, wobei der Großteil dieser Zeit nicht für das Anliegen selber, sondern für die An- und Abreise, so wie die Wartezeit entfällt. Menschen auf dem Land müssen zum Beispiel fast 72 Minuten nur an Reisezeit einplanen. Wenn wir also Verwaltungsleistungen eben digitalisiert anbieten oder digital anbieten, dann steigert das die Lebensqualität und senkt natürlich auch die Kosten.

Aber eben, ich habe es gerade schon gesagt, das Thema Kulturwandel. Wir brauchen natürlich auch ein bisschen einen Kulturwechsel, damit sie funktioniert. Also ich muss das Angebot erst mal digital abbilden, aber ich muss auch meine Beschäftigten dazu befähigen, diese Prozesse nutzen zu können. Wie gehe ich da denn vor? Wie bringe ich mein Team dazu, dass sie die Tools, die ich einführe, auch verwenden können?

Richard Bürmann, CGI: Philipp, du sprichst jetzt nicht von den Bürgerinnen und Bürgern, du sprichst von den von den Beschäftigten selber.

Philipp Ebnet, CGI: Ne, genau. Erstmal von den Beschäftigten.

Richard Bürmann, CGI: Ich glaube, dass die Beschäftigten heute viel weiter sind, als wir meinen, denn wir haben in den Behörden einen hohen Digitalisierungsgrad, entweder über Großrechner oder über andere Möglichkeiten. Das heißt, die Behörde ist als affiner, als uns lieb ist.

Ich bin davon überzeugt, dass gerade auch über die junge Generation, die wir heute in der Verwaltung haben, es ist klar, die Baby-Boomer gehen raus, es kommen junge digitale Kollegen rein in Behörde, die heute schon viel mehr Digitalisierungs-IT in Anführungszeichen, Sachverstand oder Anforderungen haben, als wir das glauben.

Ich werde vielleicht auch nicht alle mitnehmen können, vielleicht auch nicht alle mitnehmen wollen. Aber zunächst glaube ich, dass 70 bis 80 Prozent das begrüßen über vernünftige Schulung und auch über vernünftige Anwendungen. Da sind wir wieder, wie es die Anwendung gestaltet, macht sie Sinn, sehr schnell die Angebote, die sie hier übertut oder neue Systeme bekommen, annehmen.

Und das ist genau das Thema, was wir auch merken als CGI. Wenn wir große Systeme bauen über den agilen Ansatz, über das schnelle Testen, holen wir sehr, sehr früh die Anwender mit ins Boot, damit wir wissen, was brauchen sie. Und wir haben dadurch natürlich den Vorteil, dass diese Anwender auch darüber reden. Tue Gutes und rede darüber.

Das heißt, es hängt damit zusammen, wie ich heute das ganze Projekt Digitalisierung aufsetze. Wenn ich meine, ich muss ein System haben, schieb es da rein, also ihr könnt es jetzt benutzen. Theoretisch ja, praktisch wieder schwierig, wie immer im Leben. Wenn ich sie früh teilhaben lasse an der Entwicklung, dann muss ich sagen, klappt das wunderbar. Also ich glaube nicht, dass da das Beharrungsvermögen ist, zumal sie privat alle in den sozialen Medien unterwegs sind. Ob es Amazon, ob es eBay und was es dort alles gibt, von LinkedIn bis Schlag mich tot. Das ist für mich keine Ausrede mehr.

Philipp Ebnet, CGI: Okay, genau, Du hast schon am Anfang gesagt, jetzt reden wir erst mal über die Beschäftigten und hast aber gleich die Bürgerinnen und Bürger mit ins Spiel gebracht und da ist natürlich meine andere Frage, wenn wir eben von Ende zu Ende Digitalisierung sprechen, dann müssen wir auch an die Bürgerinnen und Bürger denken, klar. Und da gibt es ja auch viele, ja, Hemmungen oder Hindernisse.

Also zum Beispiel eine Bitkom-Studie im Juni 2025, da haben 38 Prozent der deutschen Bevölkerung angegeben, dass sie Hemmungen bei der Nutzung digitaler Angebote haben, einfach weil sie zum Beispiel Angst haben, dass sie Fehler machen oder weil sie irgendwie das Angebot noch zu kompliziert ist, was vor allem Seniorinnen und Senioren angegeben haben. Insofern stellt sich da die Frage. Erstens, es sind zwei Fragen.

Richard Bürmann, CGI: Da muss ich aufpassen

Philipp Ebnet, CGI: Ja ja. Wir können die auch nacheinander durchgehen. Weil mich interessiert einmalseits die Frage, wie erreiche ich denn überhaupt erst mal den Menschen, denen mitzuteilen, dass mein Service jetzt digital verfügbar ist und dann auch wenn die Leute wissen, dass der Service digital verfügbar ist, wie kriege ich sie dann auch dazu, den Service zu nutzen?

Insofern vielleicht erst mal den ersten Teil. Wie kommuniziere ich denn am besten als Behörde nach außen, dass meine Services jetzt digital verfügbar sind? Wie erreiche ich denn wirklich die Leute, die ich erreichen will?

Richard Bürmann, CGI: Ich glaube das ist relativ einfach. Beziehungsweise man muss auch mal eins vorweg schicken. Philipp, wie oft hast du mit Behörden zu tun? Privat.

Philipp Ebnet, CGI: Ja hoffentlich nicht so oft, wenn ich ehrlich bin.

Richard Bürmann, CGI: Siehst du, der Normalfall ist, dass der Bürger alle ein, zwei Jahre einmal mit einer Behörde zu tun hat. Das heißt, es ist überhaupt nicht viel, wenn man das sieht. Was macht er dann typischerweise? Er informiert sich, schaut im Internet nach. Wie sind die Öffnungszeiten? Wie gibt es welche Dienstleistungen?

Über die Qualität der Internetseiten der Kommunen kann man diskutieren. Das geht von bis. Von daher ist da schon die schnelle Möglichkeit, darauf hinzuweisen, hier auch schon den Einstieg, die Applikation darzustellen als solches.

Und der zweite Punkt ist natürlich, wie gehe ich in einer Behörde damit um. Und wenn ich in so ein Rathaus komme und ich habe da ein Service-Center oder jemand, der sich darum kümmert, einen Kümmerer, darum geht es und nicht jemand, der einfach sagt, Zimmer sowieso, da müssen Sie hin, da steht das Schild leider geschlossen und dann zum nächsten. Das ist ja oftmals die Realität. Dann geht das glaube ich sehr sehr schnell.

Für mich ist das Beispiel, nehmen wir die Banken, die Online-Banking eingeführt haben. Die meisten Sparkasse machen alle Online-Banking. Natürlich gibt es welche, die nicht ganz damit klarkommen. Was machen die Banken? Zum Beispiel die Sparkasse in Bonn, wo ich wohne. Die hat ein Mobil. Die fährt mit einem Auto rum und einmal im Monat oder alle zwei Wochen steht dieses Automobil, dieser Truck da und erledigt diese Dienstleistung.

Und ich glaube, mit dieser Kombination, die die digital wollen, werden abgeholt im Internet, publik, wie auch immer. Aber ich muss gleichzeitig als Staat, als Kommune allen Bürgerinnen die Möglichkeiten geben, Bürgernähe zu haben, könnte sowas eine Möglichkeit sein, damit umzugehen. Und natürlich brauche ich einen Übergangsprozess, aber das ist auch normal.

Aber ich glaube nicht, dass das die größten Herausforderungen sind. Ich weiß, es wird immer darüber diskutiert. Wie nimmt der Bürger das an? Wie geht er damit um? Aber wir sehen doch heute, wie viele Dienstleistungen werden nur noch als App angeboten. Ohne App, ohne Smartphone komme ich heute auch im Alter nicht mehr aus. Und damit glaube ich erreicht man 90 bis 95 Prozent der Bürger. Und so hart wie es klingt, man kann nicht immer 100 erreichen. Wir wollen immer 100 erreichen und versuchen die Lösung für den letzten Ausnahmefall. Lass uns erst mal 80, 90 Prozent erreichen und die anderen 10, die können wir dann mit intensiver Betreuung denke ich auch entsprechend unterstützen.

Was die öffentliche Verwaltung in Deutschland richtig gut macht

Philipp Ebnet, CGI: Ich fand das Beispiel mit dem Mobil sehr interessant, weil mich das direkt an meinen Heimatort erinnert. Bei mir im Nürnberger Land gibt's mittlerweile relativ viele Initiativen von so digitalen Lotsen, die eben einfach sagen, die Menschen, mit der Digitalisierung Probleme haben oder Schwierigkeiten haben, weil sie zum Beispiel, keine Ahnung, mit der App nicht zurechtkommen, die können sich dann einfach in der Gesellschaft treffen und austauschen und die Leute, die einfach genau wissen, wie die App funktioniert, helfen dann denjenigen, die einfach noch Probleme damit haben und denen eben auch auf ein Skill-Level zu heben, dass die das dann in Zukunft auch benutzen können. Also, dass wir da uns einfach auch in der Gesellschaft untereinander ein bisschen unterstützen. Das ist ein schönes Beispiel, finde ich.

Genau, insofern würde mich jetzt noch interessieren, jetzt haben wir viel über Chancen und Hindernisse gesprochen, aber was ist denn zum Beispiel ein Punkt, aber natürlich alles auf die öffentliche Verwaltung bezogen und was ist denn ein Punkt, bei dem du sagst, das macht die öffentliche Verwaltung so gut, das können auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft übernehmen, da können auch die davon profitieren?

Richard Bürmann, CGI: Ich glaube, dass insgesamt die öffentliche Verwaltung vieles besser macht, als wir meinen und diskutieren. Ja, natürlich sprechen wir über Wartezeiten oder bestimmte Hindernisse. Und man muss auch eins bedenken. Das, was die Verwaltung umsetzt, sind oft ja auch sehr komplexe Regularien, rechtliche Dinge. Was ich schätze an der Verwaltung, und das ist vielleicht eine bisschen breitere Antwort als solches, die öffentliche Verwaltung ist nicht sofort Vorreiter und muss jeden Hype mitmachen, sondern über den gesetzlichen Auftrag ist man vorsichtiger, durchdenkt mehr Dinge und ist vielleicht, wir sagen immer so schön, second- oder third-waiver, wenn sie Dinge umsetzen.

Aber wenn sie es dann machen, machen sie es mit Nachdruck, machen es oft sehr, sehr gut und machen es auch nachhaltig. Und das schätze ich an der öffentlichen Verwaltung. Also gerade auch das Thema Nachhaltigkeit, Langfristigkeit. Wenn du es heute hast bei bestimmten Apps, bei bestimmten Firmen, die sind heute im Internet und vier Wochen später sieht es ganz anders aus. Die Firma gibt es nicht mehr. Ich muss mich dreimal umstellen. Ich muss mich neu einloggen, was ich dann vielleicht nicht immer machen möchte, wenn ich nur einmal eine Dienstleistung beziehe.

Aber ich glaube, was wichtig ist für die Zukunft, auch für die öffentliche Verwaltung, das ist das Thema once only. Dass es eine Lösung als solches gibt und dass ich mich auch einmal einwählen muss, meine Daten, vorhanden sind. Ich weiß, wird von der aktuellen Bundesregierung auch propagiert und sehr getrieben, aber da müssen wir was machen und müssen auch eine Lösung finden, die einfach ist. Wenn es höchst kompliziert ist, dass ich mich einwählen muss, ich brauche meinen Personalausweis, ich brauche das noch, brauche das noch, dann werde ich das nicht machen, wenn ich einmal im Jahr Kontakt mit dem Bürger habe.

Aber wenn ich einfache Lösungen habe, wo ich immer denke, als Beispiel Amazon mit drei Klicks weiß ich, was da läuft. Ich habe eine Bestellhistorie und so weiter. Ich will jetzt nicht über Amazon diskutieren, aber wie sie es machen, auf den Kunden bezogen. Das ist fantastisch.

Von daher, du merkst, ich bin ein Fan der öffentlichen Verwaltung. Auch wenn ich mich ärgere, wenn ich mal zum Rathaus muss, es nicht klappt und ich nicht die richtige Antwort bekomme. Aber ich kann aus meiner langen Erfahrung nur nur sagen, die Verwaltung, die wir in Deutschland haben, ist ein sehr hohes Gut. Und das wissen wir oder sehen es als Bürger oftmals nicht. Das ist das ist schade. Und natürlich bin ich verärgert, wenn ein Termin mal vier oder sechs Wochen dauert. Da sage ich, das ist auch nicht mehr zeitgemäß. Das kann man abstellen. Aber die Rechtssicherheit, die Qualität, die wir genießen dürfen in Deutschland, da kann ich nur sagen, danke öffentliche Verwaltung.

Philipp Ebnet, CGI: Ja, da würde ich dir zustimmen. Das finde ich auch einen sehr schönen Abschluss. Insofern würde ich die Chance auch nutzen und sagen, danke dir Richard für die ganzen Antworten. Aber eine Frage hätte ich dann trotzdem noch zum Ende. Was ist denn so der eine Prozess, bei dem du sagst, auf den wartest du, dass der noch digitalisiert angeboten wird? Was fehlt dir als Bürger, als Privatmann noch digital?

Richard Bürmann, CGI: Das ist eine gute Frage. Das ist schwer für jemanden, der permanent mit der Verwaltung zu tun hat, wenn ich das sagen darf. Und gerade wir als CGI, das weißt du auch, im öffentlichen Bereich haben wir eine Bandbreite, die von Health, Defense, Space, Government in der wir unterwegs sind. Ich möchte gar keinen Prozess haben. Mein Anliegen ist wirklich, dass ich mich einfach schnell und sicher einwählen kann. Das ist das, also gar nicht der spezielle Prozess. Wenn ich das endlich mal kann oder vielleicht in fünf Jahren kann, ist es ja auch okay.

Dann haben wir ganz, ganz viel erreicht und wenn wir natürlich auch diese Dienstleistungen natürlich noch mal auf dem Smartphone als solches haben, genauso wie heute, die viele ihre Bankgeschäfte nur über eine App machen, auch komplexe Transaktionen, Finanztransaktionen. Das wäre mein Wunsch, weil ich glaube, dann würden viele das Erlebnis Verwaltung ganz anders wahrnehmen und dann sind wir auch bei dem Thema die Wartezeiten und was ich alles diskutiere dieses negative entfällt okay dann sind die Server mal down und irgendwas läuft nicht das das hast ja vorhin auch auch gesagt also was passiert bei amerikanischen Hyperscalern aber das wäre mein Wunsch.

Philipp Ebnet, CGI: Alles klar, danke dir. Mein Wunsch wäre tatsächlich, auch wie du vorhin schon gesagt hast, das Once-Only-Prinzip flächendeckend umzusetzen. Also, weil, wenn ich einfach meine Daten einmal angebe, ganz egal mit welcher Behörde ich kommunizieren möchte, das erspart einfach Zeit und spart Frust. Genau, danke dir Richard, dass du da warst und mir die ganzen Antworten, die ganzen Fragen so ausführlich beantwortet hast.

Richard Bürmann, CGI: Philipp, sehr, sehr gerne. Vielen Dank für die Einladung.

Philipp Ebnet, CGI: Hat mich sehr gefreut, habe auch viel gelernt. Danke dir und natürlich auch danke an dich, dass du zugehört hast. Wenn es dir gefallen hat, dann like und subscribe und Podcast gerne, damit du keine Folge verpasst. Ich freue mich schon auf das nächste Mal und bis dahin sage ich Tschau, wir hören uns.

Quellangaben

In der Folge erwähnte Statistiken:

 

 

Philipp Ebnet, CGI

Fragen und Anregungen

Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Themenwünsche für den CGI Podcasts Digitalwandler haben, dann schreiben Sie gerne eine E-Mail an den Host Philipp Ebnet. Gerne können Sie sich auch mit ihm auf LinkedIn vernetzen.