Dokumentenmanagement und Kollaboration für Ihre Bedürfnisse

Unsere Lösung eGov360 ist so konzipiert, dass sie innerhalb der gesetzlichen Vorgaben individuell zugeschnitten, angepasst und erweitert werden kann. So wird Sie Ihren Anforderungen auf jeden Fall gerecht.

 

Das E-Government-Gesetz verpflichtet die öffentliche Verwaltung seit 2013, ab dem Jahr 2020 auf elektronische Verwaltungsarbeit umzustellen. Durch die schlankere und schnellere Bearbeitung von Vorgängen soll mehr Bürgernähe erreicht werden. Die Aktenhaltung muss dabei revisions- und manipulationssicher sein.

Sie stehen vor der Herausforderung, die E-Akte in Ihrer Behörde oder Verwaltung umzusetzen? Dann sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie. Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungen. Unsere Lösung CGI eGov360 ist schon seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz. Seit 2007 wird sie als Document Handling System in der NATO und seit 2012 in einer angepassten Version in der Bundeswehr für die Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung genutzt.

In der neuesten Version basiert unsere Standardsoftware auf einer Microservice-Architektur. Sie setzt auf Containerisierung mit Kubernetes und nutzt Open-Source-Elemente. Damit bietet sie Ihnen noch mehr Unabhängigkeit und Souveränität. KI-Services und KI-Agenten sind nun integraler Bestandteil der Lösung.

In vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen besteht häufig der Bedarf, Dokumente einheitlich zu erzeugen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen – beispielsweise aufgrund juristischer oder sicherheitsrelevanter Anforderungen. Dabei erfolgen die Erzeugung und Bearbeitung meist in formalisierten Prozessen und die Ablagen in definierten Strukturen.

Nur eine standardisierte Verwaltung elektronischer Dokumente ermöglicht den sicheren und schnellen Austausch über alle Abteilungen, Geschäftsstellen oder Standorte hinweg.

Möchten Sie Ihr Unternehmen mit einem modernen Enterprise Content Management (ECM) fit für die Zukunft machen? Dann sind wir mit unserer Lösung CGI eGov360 der richtige Partner für Sie. Ob kleine oder große Unternehmen, Banken, Versicherungen, produzierende Gewerbe oder sonstige Unternehmen – wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsorganisationen jeglicher Größe und Ausrichtung.

Ein Umstieg auf CGI eGov360 ist leichter als gedacht, wir unterstützen Sie gerne dabei.

 

Vorteile von CGI eGov360

CGI eGov360 vereinfacht die moderne Verwaltung 

Grafik: CGI eGov360 Vorgang erstellen
 

 

Integrierbar

CGI eGov360 ist leicht in Ihre bestehende Infrastruktur integrierbar; unsere Lösung unterstützt NextCloud, Microsoft SharePoint und weitere DMS-Systeme.

Souverän

CGI eGov360 verschafft Ihnen neue Unabhängigkeit, weil unsere Lösung auf Containerisierung mit Kubernetes und Open Source setzt. Alle Module arbeiten mit souveräner KI-Unterstützung.

Sicher

Mit CGI eGov360 legen Sie Ihre Dokumente revisions- und manipulationssicher ab.

Regelkonform

CGI eGov360 entspricht zuverlässig den Vorgaben des E-Government-Gesetzes.

Skalierbar

Verarbeiten Sie mit CGI eGov360 nahezu unbegrenzt Vorgänge, Prozesse und Dokumente – inklusive strukturierter Auswertung, intelligenter Recherche und KI-Assistenz.

Individualisierbar

Bei CGI eGov360 können Sie alle Module selektiv auswählen und durch uns ändern und ergänzen lassen– unsere Lösung wird auf Ihre individuellen Bedürfnisse ausgerichtet.

VS-fähig

Der Betrieb und kundenspezifische Support sind auch in Netzwerken mit VS-Einstufung wie unserer Lösung GSN möglich.

 

CGI eGov360 besteht aus den 3 Modulen

Mehrere Personen stehen beisammen
 

Der E-Arbeitsbereich

In dem Modul E-Arbeitsbereich findet die kollaborative Arbeit der einzelnen Elemente einer Dienststelle bzw. einer Organisationseinheit statt.  CGI eGov360 bietet die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereichstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen.
 

Organisationseinheiten und Projekte

Sowohl statische Arbeitsbereiche für Organisationseinheiten als auch temporäre Arbeitsbereiche für Projekte können erstellt werden.

Inhalte

Ein Arbeitsbereich enthält eine flexible Ablagestruktur für Dokumente, E-Mails, Termine und Ankündigungen. Ferner werden Dokumentenmanagementfunktionen sowie Versionierung, Aufgabenverteilung und -überwachung bereitgestellt.

Vorgänge erstellen

In den Arbeitsbereichen stehen Schnittstellen zur Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Hierzu gehören die Übersicht über aktive Vorgänge der Organisationseinheit sowie die Möglichkeit, aus Dokumenten und E-Mails Vorgänge zu erstellen.

Eine Hand an einem Laptop und eine Hand an einem Tablet-Gerät
 

Die E-Vorgangsbearbeitung

In dem Modul E-Vorgangsbearbeitung bearbeiten Sie einen Vorgang von der Eröffnung eines Geschäftsvorfalls bis zur Verfügung „zu den Akten“.
 

Vorgänge

Für jeden Geschäftsvorfall wird eine Ablagestruktur (Vorgang) erstellt, in der Sie die relevanten Informationen des Geschäftsvorfalls (Dokumente, E-Mails, Kalender und Geschäftsgänge) abhängig vom Vorgangstyp ablegen können. So sind alle relevanten Informationen an einem Ort schnell auffindbar.

Workflows

Standardisierte Arbeitsprozesse („Workflows“) sowie Aufgaben- und
Terminverwaltung unterstützen Sie.

Versionierung

Automatische und manuelle Versionierung sowie Protokollierung stellen die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sicher.

Vorgangstypen

Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Vorgangstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen. So schaffen Sie sich wiederverwendbare Vorlagen.

Untervorgänge

Vorgänge können weitere Untervorgänge enthalten. Somit ist eine beliebige Strukturtiefe abbildbar.

Überblick

Das Vorgangsverzeichnis (auch Vorgangsliste) bietet den Überblick über alle Vorgänge einer Dienststelle. Die Zugrifferlaubnis auf einen einzelnen Vorgang ist abhängig von der Berechtigung des individuellen Nutzers.

Mann am Schreibtisch sitzend mit Handy und einem Stück Papier
 

Die E-Akte

In dem Modul E-Akte gliedern Sie die geschlossenen Vorgänge in Akten, strukturieren sie nach einem Aktenplan und archivieren sie. Es können verschiedene Aktentypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen erstellt werden.
 

Revisionssicherheit

Das System bietet die Möglichkeit, die digitalen Unterlagen bis zur Erreichung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher zwischenzulagern, bis sie an ein Langzeitarchiv (bspw. das Bundesarchiv) übergeben werden können. Bis zur Übergabe an ein Langzeitarchiv können die digitalen Unterlagen noch bearbeitet werden; bspw. kann noch lesend darauf zugegriffen werden.

OKeVa-Konformität

Das System ermöglicht die Verwaltung von zweistufigen (Akte – Dokument) und dreistufigen (Akte – Vorgang – Dokument) Aktentypen gemäß OKeVA-Baustein E-Akte. Vorgänge und Dokumente in diesem Baustein unterliegen den besonderen Anforderungen der Revisionssicherheit von Anwendungen und sind grundsätzlich unveränderbar.

Struktur

Die Aktenhaltung bietet alle Funktionen die für die geordnete und strukturierte Aufbewahrung erforderlich sind (Aktenplan, Aktenzeichenvergabe, Protokollierung). Das Aktenverzeichnis (auch Aktenliste) bietet den Überblick über alle Akten einer Dienststelle. Der Zugriff auf einzelne Akten ist jeweils abhängig von der Berechtigung des Nutzers. Jede Akte verfügt über ein eigenes Vorgangsverzeichnis, das alle in der Akte registrierten (in der Vorgangsbearbeitung aktiven) und in der Akte befindlichen (abgeschlossenen) Vorgänge aufführt.

Metadaten

Gleich einem Vorgangstyp ist auch jeder Aktentyp mit einem Satz von globalen und lokalen (optional) Metadaten ausgestattet. Globale Metadaten bilden den Metadatensatz, der über alle Aktentypen hinweg gleich ist und im Aktenverzeichnis abgebildet wird. Lokale Metadaten haben einen, den globalen Metadatensatz ergänzenden Umfang und werden nur in der Akte selbst abgebildet.

Gehen Sie jetzt den nächsten Schritt Ihrer Digitalisierung – mit CGI eGov360

Sie treiben die Digitalisierung Ihrer Organisation voran und möchten Ihr Informations- und Dokumentenmanagement zukunftssicher gestalten? CGI eGov360 unterstützt Sie dabei – mit einer modernen, KI-gestützten Plattform, die von Anfang für sichere und effiziente Prozesse sorgt.

Die Einführung erfolgt flexibel und wird auf Ihre Strukturen, Sicherheitsanforderungen und Betriebsmodelle abgestimmt – bis hin zu hochsicheren oder air-gapped-Umgebungen. Dank der Microservice-Architektur und containerisierten Bereitstellung mit Kubernetes lässt sich unsere Lösung nahtlos in Ihre IT-Landschaft integrieren und skalieren.

Wir begleiten Sie dabei umfassend – von der strategischen Beratung über die Implementierung bis hin zur Integration von KI-Services und der Abbildung Ihrer individuellen Prozesse und Organisationsstrukturen.

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CGI eGov360 hat sich vielfach bewährt

Im Jahr 2007 führte die NATO das von CGI auf Basis von Microsoft SharePoint 2007 entwickelte Document Handling System (DHS 2007) ein. An etwa 30 Standorten wurde es von über 45.000 Nutzern zur fachgerechten Dokumentenhandhabung eingesetzt. Zur elektronischen Aufgabenverwaltung nutzt die NATO ihre Software Tasker Tracker, auch hier unterstützte CGI schon früh bei der Implementierung und Weiterentwicklung.

Die Softwarelösung DHS 2007 wurde im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Streitkräfteamt der Bundeswehr (SKA) weiterentwickelt und ab 2012 als DHS 2010 (basierend auf Microsoft SharePoint 2010) in einem Pilotprojekt für die Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung (konform mit den Vorgaben OKeVA, DOMEA und RR Bund) eingesetzt. Dieses Projekt wurde zum Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr (DokMBw) fortgeführt und befindet sich mit Microsoft SharePoint 2016 in der ersten Ausbaustufe, die nächste Ausbaustufe ist bereits in Planung.
Parallel zum Projekt DokMBw begann CGI im Jahr 2013 im Rahmen der Harmonisierten Führungsinformationssysteme Streitkräfte (HaFIS) das Document Handling System (DHS) der Bundeswehr zu realisieren.

In beiden Anwendungsgebieten DokMBw und HaFIS DHS wird die Softwarelösung CGI eGov360 genutzt und stellt dort seine Flexibilität und sein hohes Maß an Anpassbarkeit unter Beweis.

Die E-Akte der Bundeswehr (DokMBw)

Das Bundesministerium der Verteidigung stand vor der Herausforderung, gemäß des E-Government-Gesetzes bis zum Jahr 2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Die Lösung musste robust und im höchsten Maße skalierbar sein.
 

CGI Leistungen

CGI analysierte zuerst die Anforderungen aller identifizierten Mandanten bzw. Dienststellen des Kunden. Die Kombination von dezentralen und fachlich abgegrenzten Behörden ergaben hochkomplexe Organisationsstrukturen. Unterschiedlich streng ausgeprägte Sicherheitsanforderungen und Umsetzungsvoraussetzungen sowie die in diesem Fall häufigen Personalwechsel erschwerten den Informations- und Wissensaustausch.

Lösung

Auf Basis von CGI eGov360 und Microsoft SharePoint wurde eine individuelle Lösung geschaffen, um die Anforderungen des Kunden und die Vorgaben nach OKeVA zu erfüllen.

Harmonisierung von Informationssystemen

Innerhalb des militärischen Kunden existierten konkurrierende Informationssysteme. Eine wesentliche Herausforderung bestand in der Harmonisierung und Migration dieser dislozierten Daten unter Einhaltung der nutzerkontext- und aufgabenspezifischen Informationsbereitstellung gemäß des Need-to-Know(NtK)- und des Need-to-Share(NtS)-Prinzips.
 

CGI Leistungen

Die bestehenden Informationssysteme wurden im Rahmen des Projektes in ein harmonisiertes Informationssystem, als zentrales Organisationsbereichs- und Führungsebenen-übergreifendes Gesamtsystem, überführt.

Lösung

Unter Einhaltung aller Anforderungen an die Schutzbedürftigkeit und Nachweispflicht eingestufter Dokumente wurde dieses Ziel durch die Einführung des modular aufgebauten CGI Document Handling Systems (CGI DHS), eines bereits seit Jahren im NATO-Kontext etablierten Dokumentenmanagementsystems auf Basis von CGI eGov360, erfolgreich realisiert.

Classified Document Management System

Das Hauptziel des Projektes ist die Bereitstellung eines sicheren Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend CDMS genannt) für eingestufte Inhalte einer internationalen Organisation. CDMS soll einen Datenaustausch zwischen anderen in- und externen Fachanwendungen ermöglichen. Dabei soll der Datenaustausch möglichst automatisiert erfolgen, da der Anwender keine lokalen Möglichkeiten der Datenablage hat. 

CGI Leistungen

Die Datenmigration erwies sich als komplexe Herausforderung, die mit einem auf dem Markt verfügbaren Migrationswerkzeug nicht zu bewältigen gewesen wäre. Somit hat die CGI ein eigenes Migrationswerkzeug für den Kunden entwickelt und entsprechende Schnittstellen in CGI eGov360 implementiert. Das Migrationswerkzeug lässt sich individuell anpassen (z. B. Metadaten-Mapping, Standard-Werte für Metadaten oder Exception Handling) und ermächtigt den Kunden, die Migration selbstständig durchzuführen. Neben den technischen Lösungen hat CGI für den Kunden die Trainingsunterlagen sowie -konzepte ausgearbeitet und hat diese im Jahr 2021 auch beim Kunden vor Ort geschult.

Lösung

Mit Microsoft SharePoint 2016 und CGI eGov360 wurde dem Kunden eine sehr gut skalierbare und weit individualisierbare Lösung bereitgestellt. Um den besonderen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, hat CGI am Markt verfügbare Verschlüsselungskomponenten in CGI eGov360 integriert.

Wir machen Ihnen den Einstieg leicht

Der Einstieg in CGI eGov360 ist sehr einfach. Informieren Sie sich bei uns, wie Sie in wenigen Schritten in das moderne Kollaborations-Framework einsteigen.