Dokumentenmanagement und Kollaboration für Ihre Bedürfnisse

Unsere Lösung eGov360 ist so konzipiert, dass es innerhalb der gesetzlichen Vorgaben individuell zugeschnitten, angepasst und erweitert werden kann, um den besonderen Bedürfnissen der einzelnen Kunden gerecht werden zu können. 

 

Das E-Government-Gesetz verpflichtet die öffentliche Verwaltung seit 2013, ab dem Jahr 2020 auf elektronische Verwaltungsarbeit umzustellen – mehr Bürgernähe soll durch schlankere und schnellere Bearbeitung von Vorgängen erreicht werden. Die Aktenhaltung muss revisions- und manipulationssicher sein.

Sie stehen vor der Herausforderung, die E-Akte in Ihrer Behörde oder Verwaltung umzusetzen? CGI ist mit der Lösung CGI eGov360 der richtige Ansprechpartner für Sie. Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungen. Unsere Lösung CGI eGov360 ist schon seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz. Seit 2007 wird sie als Document Handling System in der NATO und seit 2012 in einer angepassten Version in der Bundeswehr für die Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung genutzt.

In vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen besteht - beispielsweise aufgrund juristischer oder sicherheitsrelevanter Anforderungen - oftmals der Bedarf, Dokumente einheitlich zu erzeugen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen. Dabei erfolgt die Erzeugung und Bearbeitung meist in formalisierten Prozessen und die Ablage in definierten Strukturen.

Nur eine standardisierte Verwaltung elektronischer Dokumente ermöglicht den sicheren und schnellen Austausch über alle Abteilungen, Geschäftsstellen oder Standorte hinweg.

Möchten Sie Ihr Unternehmen mit einem modernen Enterprise Content Management (ECM) fit für die Zukunft machen, so ist CGI mit seiner Lösung CGI eGov360 der richtige Ansprechpartner für Sie. Egal ob es um ein kleines oder großes Unternehmen, eine Bank, eine Versicherungsgesellschaft, ein produzierendes Gewerbe oder sonstiges Unternehmen geht, wir als CGI verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsunternehmen jeglicher Größe und Ausrichtung. Ein Umstieg auf CGI eGov360 ist leichter als gedacht, gerne unterstützen wir Sie dabei.

Vorteile von eGov360

CGI eGov360 vereinfacht die moderne Verwaltung 

Grafik: CGI eGov360 Vorgang erstellen

 

Microsoft Integration

CGI eGov360 ist leicht in eine bestehende Microsoft SharePoint-Struktur integrierbar.

Individualisierung

Das Framework kann stark auf Ihre Bedürfnisse hin individualisiert werden: Alle Module können selektiv ausgewählt, konfiguriert, geändert oder ergänzt werden.

Skalierung

CGI eGov360 ermöglicht eine nahezu unbegrenzte Verarbeitung von Vorgängen, Prozessen und Dokumenten.

Rechtskonformität

Das Kollaborations- und Dokumentenmanagementframework CGI eGov360 entspricht den Vorgaben des E-Government-Gesetzes.

Sicherheit

Mit CGI eGov360 legen Sie Ihre Dokumente revisions- und manipulationssicher ab.

Service

Betrieb und Support sind in Netzwerken mit VS-Einstufung wie unserer Solution GSN möglich.

 

CGI eGov360 besteht aus den 3 Modulen

Mehrere Personen stehen beisammen

Der E-Arbeitsbereich

In dem Modul E-Arbeitsbereich findet die kollaborative Arbeit der einzelnen Elemente einer Dienststelle bzw. einer Organisationseinheit statt.  CGI eGov360 bietet die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereichstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen.
 

Organisationseinheiten und Projekte

Sowohl statische Arbeitsbereiche für Organisationseinheiten als auch temporäre Arbeitsbereiche für Projekte können erstellt werden.

Inhalte

Ein Arbeitsbereich enthält eine flexible Ablagestruktur für Dokumente, E-Mails, Termine und Ankündigungen. Ferner werden Dokumentenmanagementfunktionen sowie Versionierung, Aufgabenverteilung und -überwachung bereitgestellt.

Vorgänge erstellen

In den Arbeitsbereichen stehen Schnittstellen zur Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Hierzu gehören die Übersicht über aktive Vorgänge der Organisationseinheit sowie die Möglichkeit, aus Dokumenten und E-Mails Vorgänge zu erstellen.

Eine Hand an einem Laptop und eine Hand an einem Tablet-Gerät

Die E-Vorgangsbearbeitung

In dem Modul E-Vorgangsbearbeitung bearbeiten Sie einen Vorgang von der Eröffnung eines Geschäftsvorfalls bis zur Verfügung „zu den Akten“.
 

Vorgänge

Für jeden Geschäftsvorfall wird eine Ablagestruktur (Vorgang) erstellt, in der Sie die relevanten Informationen des Geschäftsvorfalls (Dokumente, E-Mails, Kalender und Geschäftsgänge) abhängig vom Vorgangstyp ablegen können. So sind alle relevanten Informationen an einem Ort schnell auffindbar.

Workflows

Standardisierte Arbeitsprozesse („Workflows“) sowie Aufgaben- und
Terminverwaltung unterstützen Sie.

Versionierung

Automatische und manuelle Versionierung sowie Protokollierung stellen die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sicher.

Vorgangstypen

Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Vorgangstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen. So schaffen Sie sich wiederverwendbare Vorlagen.

Untervorgänge

Vorgänge können weitere Untervorgänge enthalten. Somit ist eine beliebige Strukturtiefe abbildbar.

Überblick

Das Vorgangsverzeichnis (auch Vorgangsliste) bietet den Überblick über alle Vorgänge einer Dienststelle. Die Zugrifferlaubnis auf einen einzelnen Vorgang ist abhängig von der Berechtigung des individuellen Nutzers.

Mann am Schreibtisch sitzend mit Handy und einem Stück Papier

Die E-Akte

In dem Modul E-Akte gliedern Sie die geschlossenen Vorgänge in Akten, strukturieren sie nach einem Aktenplan und archivieren sie. Es können verschiedene Aktentypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen erstellt werden.
 

Revisionssicherheit

Das System bietet die Möglichkeit, die digitalen Unterlagen bis zur Erreichung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher zwischenzulagern, bis sie an ein Langzeitarchiv (bspw. das Bundesarchiv) übergeben werden können. Bis zur Übergabe an ein Langzeitarchiv können die digitalen Unterlagen noch bearbeitet werden; bspw. kann noch lesend darauf zugegriffen werden.

OKeVa-Konformität

Das System ermöglicht die Verwaltung von zweistufigen (Akte – Dokument) und dreistufigen (Akte – Vorgang – Dokument) Aktentypen gemäß OKeVA-Baustein E-Akte. Vorgänge und Dokumente in diesem Baustein unterliegen den besonderen Anforderungen der Revisionssicherheit von Anwendungen und sind grundsätzlich unveränderbar.

Struktur

Die Aktenhaltung bietet alle Funktionen die für die geordnete und strukturierte Aufbewahrung erforderlich sind (Aktenplan, Aktenzeichenvergabe, Protokollierung). Das Aktenverzeichnis (auch Aktenliste) bietet den Überblick über alle Akten einer Dienststelle. Der Zugriff auf einzelne Akten ist jeweils abhängig von der Berechtigung des Nutzers. Jede Akte verfügt über ein eigenes Vorgangsverzeichnis, das alle in der Akte registrierten (in der Vorgangsbearbeitung aktiven) und in der Akte befindlichen (abgeschlossenen) Vorgänge aufführt.

Metadaten

Gleich einem Vorgangstyp ist auch jeder Aktentyp mit einem Satz von globalen und lokalen (optional) Metadaten ausgestattet. Globale Metadaten bilden den Metadatensatz, der über alle Aktentypen hinweg gleich ist und im Aktenverzeichnis abgebildet wird. Lokale Metadaten haben einen, den globalen Metadatensatz ergänzenden Umfang und werden nur in der Akte selbst abgebildet.

Zur zentralen Bereitstellung von Informationen werden diese Module durch die zusätzlichen Bausteine Portale und die Nutzer- und lösungsspezifische MySite ergänzt. Auf diesen Seiten werden organisations- bzw. nutzerbezogen die für die Nutzer jeweils notwendigen Informationen zusammengefasst und kontextspezifisch aufbereitet angezeigt.

Die Portale sind die zentralen Ankerpunkte der Navigation, da der Nutzer von hier aus zu allen anderen Bereichen gelangen kann.

Gehen Sie jetzt den nächsten Schritt Ihrer Digitalisierung mit eGov360

Sie stecken mitten in der Digitalisierung und wollen Ihr Dokumentenmanagement auf eine bewährte, hoch individualisierbare Lösung umstellen? Im Idealfall ist bei Ihnen schon eine Microsoft SharePoint-Struktur vorhanden. Falls nicht, wird diese einfach aufgebaut. In diese Struktur wird CGI eGov360 implementiert.

Diese Schritte können wir für Sie durchführen oder bei vorhandenem Know-how tun Sie es selbst.

CGI kann zusätzlich die einzelnen Module individuell an Ihre Wünsche anpassen, z. B. Oberfläche im Stil des Corporate Identity Designs, Abbildung der Organisationsstruktur, kundendefinierte Geschäftsvorgänge und vieles mehr. Wir beraten Sie gerne zum sinnvollsten Vorgehen für Sie.
 

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CGI eGov360 hat sich vielfach bewährt

Im Jahr 2007 führte die NATO das von CGI auf Basis von Microsoft SharePoint 2007 entwickelte Document Handling System (DHS 2007) ein. An etwa 30 Standorten wurde es von über 45.000 Nutzern zur fachgerechten Dokumentenhandhabung eingesetzt. Zur elektronischen Aufgabenverwaltung nutzt die NATO ihre Software Tasker Tracker, auch hier unterstützte CGI schon früh bei der Implementierung und Weiterentwicklung.

Die Softwarelösung DHS 2007 wurde im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Streitkräfteamt der Bundeswehr (SKA) weiterentwickelt und ab 2012 als DHS 2010 (basierend auf Microsoft SharePoint 2010) in einem Pilotprojekt für die Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung (konform mit den Vorgaben OKeVA, DOMEA und RR Bund) eingesetzt. Dieses Projekt wurde zum Dokumentenmanagementsystem der Bundeswehr (DokMBw) fortgeführt und befindet sich mit Microsoft SharePoint 2016 in der ersten Ausbaustufe, die nächste Ausbaustufe ist bereits in Planung.
Parallel zum Projekt DokMBw begann CGI im Jahr 2013 im Rahmen der Harmonisierten Führungsinformationssysteme Streitkräfte (HaFIS) das Document Handling System (DHS) der Bundeswehr zu realisieren.

In beiden Anwendungsgebieten DokMBw und HaFIS DHS wird die Softwarelösung CGI eGov360 genutzt und stellt dort seine Flexibilität und sein hohes Maß an Anpassbarkeit unter Beweis.

Die E-Akte der Bundeswehr (DokMBw)

Das Bundesministerium der Verteidigung stand vor der Herausforderung, gemäß des E-Government-Gesetzes bis zum Jahr 2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Die Lösung musste robust und im höchsten Maße skalierbar sein.
 

CGI Leistungen

CGI analysierte zuerst die Anforderungen aller identifizierten Mandanten bzw. Dienststellen des Kunden. Die Kombination von dezentralen und fachlich abgegrenzten Behörden ergaben hochkomplexe Organisationsstrukturen. Unterschiedlich streng ausgeprägte Sicherheitsanforderungen und Umsetzungsvoraussetzungen sowie die in diesem Fall häufigen Personalwechsel erschwerten den Informations- und Wissensaustausch.

Lösung

Auf Basis von CGI eGov360 und Microsoft SharePoint wurde eine individuelle Lösung geschaffen, um die Anforderungen des Kunden und die Vorgaben nach OKeVA zu erfüllen.

Harmonisierung von Informationssystemen

Innerhalb des militärischen Kunden existierten konkurrierende Informationssysteme. Eine wesentliche Herausforderung bestand in der Harmonisierung und Migration dieser dislozierten Daten unter Einhaltung der nutzerkontext- und aufgabenspezifischen Informationsbereitstellung gemäß des Need-to-Know(NtK)- und des Need-to-Share(NtS)-Prinzips.
 

CGI Leistungen

Die bestehenden Informationssysteme wurden im Rahmen des Projektes in ein harmonisiertes Informationssystem, als zentrales Organisationsbereichs- und Führungsebenen-übergreifendes Gesamtsystem, überführt.

Lösung

Unter Einhaltung aller Anforderungen an die Schutzbedürftigkeit und Nachweispflicht eingestufter Dokumente wurde dieses Ziel durch die Einführung des modular aufgebauten CGI Document Handling Systems (CGI DHS), eines bereits seit Jahren im NATO-Kontext etablierten Dokumentenmanagementsystems auf Basis von CGI eGov360, erfolgreich realisiert.

Classified Document Management System

Das Hauptziel des Projektes ist die Bereitstellung eines sicheren Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend CDMS genannt) für eingestufte Inhalte einer internationalen Organisation. CDMS soll einen Datenaustausch zwischen anderen in- und externen Fachanwendungen ermöglichen. Dabei soll der Datenaustausch möglichst automatisiert erfolgen, da der Anwender keine lokalen Möglichkeiten der Datenablage hat. 

CGI Leistungen

Die Datenmigration erwies sich als komplexe Herausforderung, die mit einem auf dem Markt verfügbaren Migrationswerkzeug nicht zu bewältigen gewesen wäre. Somit hat die CGI ein eigenes Migrationswerkzeug für den Kunden entwickelt und entsprechende Schnittstellen in CGI eGov360 implementiert. Das Migrationswerkzeug lässt sich individuell anpassen (z. B. Metadaten-Mapping, Standard-Werte für Metadaten oder Exception Handling) und ermächtigt den Kunden, die Migration selbstständig durchzuführen. Neben den technischen Lösungen hat CGI für den Kunden die Trainingsunterlagen sowie -konzepte ausgearbeitet und hat diese im Jahr 2021 auch beim Kunden vor Ort geschult.

Lösung

Mit Microsoft SharePoint 2016 und CGI eGov360 wurde dem Kunden eine sehr gut skalierbare und weit individualisierbare Lösung bereitgestellt. Um den besonderen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, hat CGI am Markt verfügbare Verschlüsselungskomponenten in CGI eGov360 integriert.

Mehr Flexibilität bei der Kollaboration mit Daten

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Flexibilität bei der Kollaboration mit Daten ist ein wichtiger Baustein für Unternehmen und Organisationen, um den Anforderungen heutiger Stakeholder zu entsprechen.

Mit CGI eGov360 bieten wir eine Lösung, die als Plattform auf der etablierten Webanwendung MS SharePoint aufbaut, sodass nur der Entwicklungsaufwand für die Individualisierung anfällt. Unser erfahrenes Team von Entwicklerinnen und Entwicklern kann dabei jederzeit flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren.

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Wir machen Ihnen den Einstieg leicht

Der Einstieg in CGI eGov360 ist sehr einfach. Informieren Sie sich bei uns, wie Sie in wenigen Schritten in das moderne Kollaborations-Framework einsteigen.

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