Digitale Dividende für Kommunen

Wie Digitalisierung Wirkung, Effizienz und Zukunftsfähigkeit schafft

Kommunale Leistungen und Angebote bilden das Betriebssystem unseres gesellschaftlichen Alltags – von Infrastruktur über Gesundheit und Bildung bis zu Kultur und Verwaltung. Doch dieses Betriebssystem stößt an seine Wirkungsgrenzen. Überwiegend analoge Bestandssysteme, ein dramatischer Investitionsstau, unsere demographische Entwicklung und ein schleppender Fortschritt bei der Digitalisierung und Modernisierung erfordern eine neue Justierung.

Die Herausforderung: Systeme von gestern für morgen

Die überwiegend analogen Strukturen sind in einer digitalen Welt mit ständigem Anpassungsdruck nicht zukunftstauglich und finanzierbar. Bei knappen Ressourcen sind analoge Systeme von gestern zu langsam und zu ineffizient im Betrieb. Ohne digitale Fitness werden die Betriebssysteme unseres Alltags unser Gemeinwohl künftig nicht mehr tragen.

Um die kommunalen Aufgaben und Angebote zu schultern, geben die rund 11.000 Kommunen in Deutschland¹ inzwischen deutlich über 360 Milliarden Euro pro Jahr aus² - eine Größenordnung, die sich dem Bruttoinlandsprodukt Österreichs annähert.³ Die Finanzlage der Kommunen schlingert aktuell nicht nur in ein historisches Rekorddefizit⁴, der Investitionsstau zum Erhalt des Status Quo wird mittlerweile auf über 215 Milliarden Euro geschätzt.⁵

Das Behörden-Digimeter 2026 des Instituts der deutschen Wirtschaft⁶ stellt fest, dass fast 10 Jahre nach Verabschiedung und Inkrafttreten des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) lediglich ca. elf Prozent der Verwaltungsleistungen flächendeckend digital verfügbar sind. Die schleppende Umsetzungsdynamik ist Ausdruck dessen, dass die Digitalisierung immer noch nicht als Hebel und Chance zum Bewältigen laufender Aufgaben betrachtet wird. Doch Modernisierung durch Digitalisierung ist Führungs- und dauerhafte Gestaltungsaufgabe.

Es ist gut, dass viele Kommunen die Herausforderung mittlerweile angenommen haben und die Zukunft digital gestalten. Erfolgskritisch sind auf ihrem Weg zur digitalen Fitness jedoch Geschwindigkeit und Wirkungsgrad. Im EU-Länderranking Bitkom-DESI-Index 2025⁷ wird Deutschland bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auf Platz 21 geführt, Österreich auf Platz 12, Malta und Estland auf Platz 1 und 2. Im eGovernment Benchmark 2025 der Europäischen Union⁸ verbessern sich die Werte vieler digitaler Champions in der Europäischen Union kontinuierlich, wogegen die Werte für Deutschland stagnierend bis rückläufig sind. Die öffentliche Verwaltung Deutschlands ist im unteren Drittel platziert. Deutschland bleibt damit weit hinter seinen Möglichkeiten.

Dringend geboten: Fokus auf digitale Dividende

Um dies zu ändern, braucht es in Kommunen einen klaren Fokus auf die Erzielung einer digitalen Dividende bei allen Digitalisierungsmaßnahmen. Digitale Dividende bedeutet: Jeder Euro, der für Investitionen in Digitalisierung genutzt wird, muss einen mehrfachen Nutzen erzeugen: durch effizientere Prozesse, sichere und resilientere Infrastrukturen, eine höhere Zufriedenheit von Beschäftigten und Bürgern sowie eine mittel- bis langfristige Entlastung kommunaler Haushalte.

Um dies zu erreichen, hilft es, sich als Kommune mit Blick auf Zukunftsinvestitionen essenzielle Kernfragen zu stellen und die Beantwortung an vier im Folgenden genannten Erfolgsfaktoren auszurichten. Dieses Vorgehen sorgt für Konsequenz und Klarheit, beispielsweise durch die entsprechende Ableitung von Prioritäten, Planungsschritten und Zielen.

Zu den Kernfragen sollten beispielsweise Folgende gehören:

• Wie lassen sich kommunale Aufgaben besser durch digitalisierte Angebote und Verfahren umsetzen?
• Wie tragen digitale Lösungsansätze zur Handlungsfähigkeit, Rechtssicherheit und Verwaltungseffizienz bei?
• Wie können Infrastrukturen mit digitalen Mitteln resilienter aufgestellt werden?
• Wie fördern digitale Bürgerservices die Zufriedenheit und das Vertrauen in öffentliche Verwaltungen?
• Wie tragen digitale Lösungsansätze langfristig zur Entlastung kommunaler Haushalte bei?
• Abgeleitet hieraus können vier Erfolgsfaktoren identifiziert werden, die bei konsequenter Ausrichtung darauf dafür sorgen, dass eine digitale Dividende erzielt wird.
   

Erfolgsfaktoren für eine digitale Dividende in Kommunen

1. Zufriedenheit der Bürger, Betriebe und Beschäftigen:

Die Priorität digitaler Maßnahmen sollte an der Wirksamkeit für die Nutzenden festgemacht werden. Was selbstverständlich klingt ist in der Realität keine übliche Projektpraxis. Prominente Beispiele für Rückschläge durch mangelnde Nutzerorientierung sind De-Mail, OZG 1.0 oder die Einführung der elektronischen Gesundheitskarte eGK. Diese Projekte waren zu wenig in die digitale Zukunft gedacht und/oder zu komplex in der Handhabe für die einzelnen Nutzenden. Keine positive Resonanz, keine Reichweite, kein Erfolg.

Um solche Situationen zu vermeiden, haben sich, neben direkten Befragungen, Digitalbeiräte als vorteilhaft erwiesen. Digitalbeiräte schaffen die Möglichkeit der kontinuierlichen Rückkopplung mit Vertretern aus der kommunalen Gemeinschaft, Kultur, Wissenschaft und Wirtschaft. Der eingeschlagene Weg und die angestrebte Wirkung lassen sich überprüfen und soweit erforderlich korrigieren. Die Ausrichtung geplanter und laufender Maßnahmen nicht nur für die Nutzenden, sondern auch mit den Nutzenden schafft die Voraussetzungen für positive Resonanz, Reichweite und digitaler Dividende.

2. Risikovorsorge bei Datenschutz und Datensicherheit:

Digitalisierung birgt Risiken, denen vorgebeugt werden muss, wenn man das Vertrauen in die kommunale Verwaltung nicht untergraben will. Reale Situationen wie ein Katastrophenfall nach Cyberangriff, unkontrollierte Datenabflüsse, Rechtsverstöße oder zusätzliche finanzielle Lasten sind fast immer auf Schwachstellen und mangelnde Resilienz digitaler Systeme zurückzuführen.

Eine aktive Steuerung der Risikovorsorge bei Datenschutz und Datensicherheit, Kontrollen und vorbeugende Sicherungssysteme steigern die Resilienz digitaler Systeme und stärken das Vertrauen in kommunale digitale Ökosysteme. Angemessener Datenschutz und Datensicherheit müssen Standard und Designziel bei der Entwicklung digitaler Angebote sein. Ignorieren führt zu Verlust von Vertrauen, Resonanz, Reichweite und digitaler Dividende.

3. Prozessreife und zusammenwirkende Ablaufketten:

KI-Assistenten, die auf digitale Aktenbestände oder Datenströme zugreifen, markieren den Übergang von der e-Akte zur i-Akte, der intelligenten Akte. Das automatische Erkennen und Klassifizieren von Dokumententypen wie Beschlussvorlagen oder Gutachten, die Extraktion relevanter Metadaten wie Fristen, Namen oder Aktenzeichen, das Finden von Inhalten, das Strukturieren und Zusammenfassen von Sachständen zu Berichtsentwürfen sind heute schon Wirklichkeit. Erste Pilotierungen lassen erkennen, dass diese technologisch unterstützte Aktenführung die Durchlaufzeiten von Tagen auf Stunden oder Minuten absenkt und den Arbeitsaufwand reduziert wird. Im Digital Justice Monitor 2025/2026⁹ rechnen 22 Prozent der Befragten mit einem Effizienzgewinn von 11 bis 25 Prozent bezogen auf einen typischen Arbeitstag, weitere 30 Prozent der Befragten rechnen immer noch mit bis zu zehn Prozent Effizienzgewinn durch den Einsatz von KI und digitaler Aktenführung.

Voraussetzungen für die Wirkfähigkeit solcher Lösungsansätze sind das Zusammenspiel ausgereifter Prozessstrecken, der kontrollierte Zugriff auf umfassende digitale Aktenbestände und Datenströme sowie qualifizierte Beschäftigte als Kontroll- und Entscheidungsinstanz. Abläufe, die für analoge Welten geordnet und geregelt wurden, können im Digitalen blockieren und fruchtlos sein. Auch wenn KI-basierte Lösungsansätze solche Blockaden überwinden können, müssen wirkungsstarke Abläufe im Digitalen vom Ergebnis der Anwendung und aus der Perspektive der Nutzenden heraus entwickelt werden.

4. Gelingfaktor Mensch:

Letztlich bestimmen wir den Wirkungsgrad digitaler Angebote und Leistungen. Die digitale Fitness von Beschäftigten und deren souveräne Handhabe digitaler Belange machen den Unterschied. Beschäftigte beeinflussen die Reichweite und den Wirkungsgrad digitaler Angebote und Leistungen. Sie beseitigen Barrieren und schaffen Brücken für Akzeptanz und Zufriedenheit. Verwaltung war immer auch ein gewaltiger Innovationsmotor in der Geschichte, sei es im Vermessungs- oder im Identitätswesen oder bei der Einführung und Skalierung des Buchdrucks.

Kommunale Verwaltung und seine Beschäftigten können auch im Zeitalter der Digitalität ein Motor des Fortschritts sein, sei es in der Anwendung digitaler Zwillinge, der Verbreitung sicherer digitaler Identitäten oder der Nutzung digitaler Dokumente und Datenströme. Digitale Dividende entsteht auch, wenn wir von der digitalen Fitness der Beschäftigten profitieren und mehr produktive und zukunftsfähige Digitalität im kommunalen Alltag erleben.

Jeder Euro, der auf die hier genannten Erfolgsfaktoren einzahlt, treibt die digitale Dividende der Kommunen. Ressourcen fließen gezielt in zukunftsfähige, digitale Lösungen. Transformative Technologien wie die Künstliche Intelligenz, Cloud Services oder das Netz der Dinge werden wirksam abgeschöpft.

Digitale Dividende am Beispiel Digitaler Zwilling

Greifbar wir die digitale Dividende am Beispiel des Digitalen Zwillings, den CGI mit der Landeshauptstadt München umgesetzt hat: So gelingt es durch den Einsatz eines digitalen Zwillings, der das virtuelle Abbild einer Kommune darstellt, Bürger bei der Planung durch virtuelle Begehungen der Stadt von morgen einzubeziehen. Gleichzeitig wird das abteilungsübergreifende Arbeiten durch Zugriff auf die gleichen Daten vereinfacht. Cyberangriffe können simuliert werden, um Schwachstellen im Vorfeld zu eliminieren. Auch Bauzeitpläne können mit Veranstaltungskalendern abgeglichen, Parkräume effizienter bewirtschaftet oder Hitzeinseln in der Stadt besser identifiziert werden. Durch Simulationen und das Lernen am Modell steigt die Fehlertoleranz und tatsächliche Fehler in der analogen Welt werden reduziert, was zu einer größeren Arbeitszufriedenheit führen kann. Die Investition in einen Digitalen Zwilling wirkt sich also in vielfacher Hinsicht positiv auf unterschiedlichen Ebenen der kommunalen Verwaltung aus, da sie auf die genannten Erfolgsfaktoren einzahlt. Neue Handlungsspielräume entstehen für die Betriebssysteme unseres Alltags. Der digitale Fortschritt gewinnt an Tempo und Wirkung.

Fazit: Mehr Courage und Tempo

Digitale Fähigkeiten und eine digitale Dividende sichern kommunale Souveränität und die Zukunft der Kommunen. Eine Justierung mit dem klaren Fokus auf die Erfolgsfaktoren einer digitalen Dividende ist elementares Interesse der Kommunen. Mehr Courage und Tempo beim Modernisieren und Digitalisieren unseres Gemeinwesens ist dringend geboten. Wir können auf die Betriebssysteme unseres Alltags nicht verzichten.

Quellnachweise:

[1] Statistisches Bundesamt (Destatis): Gemeindeverzeichnis. Wiesbaden, laufend aktualisiert. Verfügbar unter: https://www.destatis.de/DE/Themen/Laender-Regionen/Regionales/Gemeindeverzeichnis/_inhalt.html (zuletzt abgerufen am 15.05.2026).

[2] Bundesministerium der Finanzen (BMF): Eckdaten zur Entwicklung und Struktur der Kommunalfinanzen 2016 bis 2025. Berlin, 2026. Verfügbar unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/Oeffentliche-Finanzen/Foederale-Finanzbeziehungen/Kommunalfinanzen/Finanzlage/eckdaten-entwicklung-und-struktur-kommunalfinanzen.html (zuletzt abgerufen am 15.05.2026).

[3] STATISTIK AUSTRIA: Bruttoinlandsprodukt und Hauptaggregate. Wien, laufend aktualisiert. Verfügbar unter:
https://www.statistik.at/statistiken/volkswirtschaft-und-oeffentliche-finanzen/volkswirtschaftliche-gesamtrechnungen/bruttoinlandsprodukt-und-hauptaggregate (zuletzt abgerufen am 15.05.2026).

[4] Statistisches Bundesamt (Destatis): Kommunen verzeichnen im Jahr 2025 neues Rekorddefizit von 31,9 Milliarden Euro. Pressemitteilung Nr. 114 vom 1. April 2026, Wiesbaden, 2026. Verfügbar unter: https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/04/PD26_114_71137.html (zuletzt abgerufen am 15.05.2026).

[5] Deutsches Institut für Urbanistik (Difu): KfW-Kommunalpanel 2025: Investitionsstau in Kommunen weiter angestiegen. Pressemitteilung, Berlin, 1. Juli 2025. Verfügbar unter: [6] Institut der deutschen Wirtschaft (IW): Behörden-Digimeter 2026. Gutachten im Auftrag der Initiative Neue Soziale Marktwirtschaft (INSM), Köln, 12. März 2026. Verfügbar unter: https://difu.de/presse/pressemitteilungen/2025-07-01/kfw-kommunalpanel-2025-investitionsstau-in-kommunen-weiter-angestiegen (zuletzt abgerufen am 13.05.2026).

[7] Bitkom e. V.: Digitalisierung: Deutschland im EU-Vergleich auf Platz 14. Presseinformation zum Bitkom-DESI-Index 2025, Berlin, 11. August 2025. Verfügbar unter: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Digitalisierung-Deutschland-EU-Vergleich-Platz-14 (zuletzt abgerufen am 13.05.2026).

[8] Europäische Kommission: Digital Decade 2025: eGovernment Benchmark 2025. Bericht zur Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen in der Europäischen Union, Brüssel, 16. Juni 2025. Verfügbar unter: https://digital-strategy.ec.europa.eu/de/library/digital-decade-2025-egovernment-benchmark-2025 (zuletzt abgerufen am 13.05.2026).

[9] Verband der Anbieter von Telekommunikations- und Mehrwertdiensten (VDZ): Digital Justice Monitor 2025/26 – Digitalisierung und KI als Effizienztreiber der Justiz. Berlin, 2025. Verfügbar unter: https://www.vdz.org/moderne-digitale-justiz/digital-justice-monitor-202526-digitalisierung-ki-effizienz (zuletzt abgerufen am 13.05.2026).