Hyperautomation: Verwaltungsprozesse bereichsübergreifend automatisieren

Um die öffentliche Verwaltung spürbar zu entlasten, braucht es automatisierte wiederkehrende Prozesse. Mehr noch: Automatisierungen müssen miteinander vernetzt werden, um auch komplexe Abläufe durchgängig abzubilden. Diese Vernetzung – oder Hyperautomation – ermöglicht der Verwaltung, auch in Zeiten von Fachkräftemangel und steigender Arbeitslast bürgernah und leistungsfähig zu bleiben.

Eine leistungsfähige öffentliche Verwaltung ist das Rückgrat jeder Gesellschaft. Entsprechend hoch sind die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger: Sie wünschen sich jederzeit erreichbare Behörden, passgenaue Leistungen und eine schnelle Bearbeitung ihrer Anliegen, wie die Bitkom-Analyse zur Digitalisierung der Verwaltung vom September 2025 zeigt. Demnach kritisierten 85 Prozent der Befragten zu lange Bearbeitungszeiten. Gleichzeitig wünscht sich die Mehrheit, dass Behörden proaktiv auf sie zukommen – etwa bei ablaufenden Fristen oder zustehenden Leistungen.

Ein Anspruch, den Behörden angesichts zahlreicher Herausforderungen kaum erfüllen können. Steigende Fallzahlen, Fachkräftemangel, hoher Kostendruck, lange Durchlaufzeiten, Medienbrüche und komplexe regulatorische Vorgaben in einer heterogenen IT-Landschaft führen zu verzögerten Verfahren. Damit Fachkräfte sich auf die inhaltliche Bearbeitung von Anliegen konzentrieren und Bürgerinnen und Bürger wirksam unterstützen können, dürfen sie allerdings nicht in administrativen Aufgaben versinken.

Der ganzheitliche Automatisierungsansatz der Hyperautomation verschafft hier Abhilfe: Sie kombiniert unterschiedliche Technologien und Werkzeuge, um Geschäftsprozesse Ende zu Ende zu automatisieren. Ziel ist eine transparente, intelligente und skalierbare Automatisierungslandschaft, die Beschäftigte gezielt von Routinetätigkeiten entlastet, manuelle Medienbrüche reduziert, die Transparenz erhöht, Durchlaufzeiten verkürzt und die strukturierte Einarbeitung neuer Beschäftigter erhöht.

Automatisierungs-Lösungen, die die öffentliche Verwaltung beschleunigen

In unserer Projekt- und Beratungspraxis hat sich gezeigt: Technologien wie Prozessautomatisierungsplattformen, Workflowautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA) sind in vielen Behörden bereits etabliert. Jede dieser Technologien setzt an unterschiedlichen Herausforderungen an und leistet einen gezielten Beitrag zur Entlastung der Verwaltung. Hier ein Überblick:

Prozessautomatisierungsplattformen

Dieses Tool bietet zentrale Steuerungsfunktionen sowie eine umfassende, modellbasierte Umgebung zur Entwicklung, Anpassung und Überwachung umfangreicher und komplexer Geschäftsprozesse. Dank der nahtlosen Integration verschiedener Systeme eignen sich Prozessautomatisierungsplattformen besonders für behördenweite, vielschichtige Abläufe, bei denen Flexibilität, Skalierbarkeit und Kontrolle entscheidend sind.

Workflowautomatisierung

Im Vergleich zu Prozessautomatisierungsplattformen verfolgt Workflowautomatisierung vor allem die schnelle Umsetzung einfacher bis mittelkomplexer, standardisierter Teilaufgaben. Sie basiert auf vorgefertigten Konnektoren und folgt etablierten Standards. Auch ohne Programmierkenntnisse lassen sich automatisierte Abläufe erstellen, um wiederkehrende Aufgaben effizient zu erledigen. Der Schwerpunkt liegt auf hoher Benutzerfreundlichkeit und schnellen, sichtbaren Ergebnissen für Teams.

Robotic Process Automation-Tools

RPA-Plattformen binden Legacy-Systeme über Software-Roboter ein und überbrücken so technische Lücken. Die Roboter übernehmen repetitive Aufgaben, extrahieren Daten oder übertragen Informationen zwischen Systemen – auch ohne moderne Schnittstellen. Damit eignet sich RPA besonders für Umgebungen mit gewachsener IT-Infrastruktur und ergänzt sowohl Prozess- als auch Workflowautomatisierungen sinnvoll.

Hyperautomation: Drei Technologien in Einklang bringen

Erfahrungsgemäß stoßen diese Technologien allein eingesetzt an ihre Grenzen. Große Mengen unstrukturierter oder teilstrukturierter Daten lassen sich damit kaum verarbeiten. Auch komplexe Prozesse und Arbeitslasten können sie nicht abbilden – insbesondere dann, wenn es darauf ankommt, den inhaltlichen Kontext von Daten zu verstehen. Und das ist doch meist ein ganz essenzieller Punkt.

Erst das gezielte Zusammenspiel von Prozessen – die Hyperautomation – schafft die Voraussetzung für eine durchgängige End-to-End-Automatisierung. Gerade in der Verwaltung, wo moderne Fachverfahren auf historisch gewachsene IT-Systeme treffen, entfaltet diese Kombination ihren besonderen Mehrwert. Und damit: Entlastung.

Eine zentrale Rolle als Enabler der Hyperautomation spielt künstliche Intelligenz (KI). Sie ermöglicht heute die Automatisierung von Aufgaben, die vor wenigen Jahren noch undenkbar waren. KI ergänzt Prozesse um intelligente Analysefunktionen, etwa bei der Vorstrukturierung von Anträgen, der Mustererkennung oder dem Aufdecken von Abweichungen. Entscheidungen bleiben dabei jederzeit nachvollziehbar und unter fachlicher Kontrolle der Mitarbeitenden. So steigert Hyperautomation Effizienz und Transparenz in administrativen Abläufen, ohne Governance-, Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen zu gefährden.

Effizienteres Onboarding im öffentlichen Dienst dank Hyperautomation

Ein Projekt, das ich begleitet habe, zeigt den Mehrwert und das Zusammenspiel von Systemen in der Hyperautomation. Hierbei ging es um das Einarbeiten, das Onboarding neuer Beschäftigter. Im Verwaltungsalltag ist dieses oft von manuellen Abstimmungen, Medienbrüchen und hohem Koordinationsaufwand geprägt. Anträge werden in verschiedenen Systemen erfasst, Informationen mehrfach gepflegt und der Bearbeitungsstatus ist für die Beteiligten nur eingeschränkt nachvollziehbar. Ziel des Kunden war es, diesen Prozess ganzheitlich zu unterstützen und zu verbessern. Das gelang durch die gezielte Verknüpfung von drei Technologien:

Drei verknüpfte Technologien (Axon.Ivy, Power Automate und uiPath) ermöglichen einen vollautomatisierten Onboarding-Prozess.

1. Prozessmodellierung & Orchestrierung mit Axon.Ivy

Axon.Ivy bildet den Onboarding-Prozess als durchgängigen End-to-End-Workflow ab – von der Antragstellung über Freigaben bis zur Datenpflege in den Zielsystemen. Die Plattform steuert alle Schritte zentral, koordiniert die beteiligten Fachbereiche und sorgt für eine regelbasierte, nachvollziehbare und transparente Bearbeitung. Strukturierte Formulare stellen zudem sicher, dass Daten von Anfang an einheitlich und vollständig erfasst werden.

2. Standardisierte Automatisierung im Microsoft-Umfeld mit Power Automate

Wiederkehrende, standardisierte Aufgaben übernimmt Power Automate effizient. Dazu gehören etwa automatische Benachrichtigungen an neue Mitarbeitende, das Auslösen standardisierter Folgeprozesse oder die Weitergabe von Informationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Vorgefertigte Konnektoren ermöglichen eine schnelle Umsetzung und flexible Anpassung – ohne aufwendige Individualentwicklungen.

3. Einbindung von Legacy-Systemen mit Robotic Process Automation (UiPath)

Eine Herausforderung des Kunden bestand darin, dass zentrale Fachverfahren historisch gewachsen sind und über keine modernen Schnittstellen verfügten. In diesem Fall setzten wir einen UiPath-Roboter ein, der die erforderlichen Eingaben im bestehenden Personalverwaltungssystem übernimmt. Somit laufen ehemals manuelle Tätigkeiten jetzt automatisiert ab, wodurch Fehlerquellen sanken und Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben entlastet wurden.

Durch das Zusammenspiel dieser Technologien entstand ein vollständig durchgängiger Onboarding-Prozess, der moderne Cloud-Anwendungen ebenso einbindet wie bestehende Legacy-Systeme. Dabei werden die Daten der Neuzugänge automatisch in relevante Systeme eingetragen, Berechtigungen erteilt und benötigte Soft- und Hardware bestellt. Die Bearbeitungszeiten verkürzten sich deutlich, Medienbrüche wurden reduziert und der Status jedes Vorgangs ist jederzeit transparent nachvollziehbar. Am ersten Tag erwartet die neuen Beschäftigten jetzt neben einer individualisierten Begrüßungsmail ein Team, das sich auf die menschliche statt technische Seite des ersten Arbeitstags konzentrieren kann. Gleichzeitig gewannen die Fachbereiche spürbar mehr Zeit für inhaltliche Aufgaben – ein klarer Vorteil angesichts der von der Bevölkerung geäußerten Wünsche an den öffentlichen Dienst.

Einführung von Hyperautomation

Die technische Umsetzung von Hyperautomation ist heute gut beherrschbar. Die Einführung erfolgt schrittweise und skalierbar. Der entscheidende Erfolgsfaktor liegt in der organisatorischen Vorbereitung. Klare Prozessverantwortlichkeiten, belastbare Governance-Strukturen, durchdachte Datenschutz- und Sicherheitskonzepte sowie ein strukturiertes Change-Management sind essenziell, um Automatisierung nachhaltig und wirkungsvoll zu verankern.

Die Kosten variieren je nach Prozessumfang, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen sowie dem Integrationsaufwand. Sie reichen von überschaubaren Einstiegskosten bis zu höheren Investitionen bei einer organisationsweiten Ausrollung. Ein mögliches Szenario sieht wie folgt aus:

• Assessment (2–4 Wochen): In dieser Phase werden geeignete Prozesse identifiziert, fachliche und technische Rahmenbedingungen bewertet sowie ein belastbarer Business Case und eine Roadmap für die Umsetzung erarbeitet.
• Proof of Concept (1–2 Monate): Der Proof of Concept dient dazu, die technische Machbarkeit und den fachlichen Nutzen anhand eines ausgewählten Prozesses praxisnah zu validieren.
• Pilotierung (3–4 Monate): Im Pilotbetrieb wird die Lösung produktionsnah umgesetzt, stabilisiert und gemeinsam mit den Fachbereichen erprobt, um Erfahrungen für den späteren Rollout zu sammeln.
• Skalierung (6–12 Monate): In der Skalierungsphase werden weitere Prozesse angebunden, Governance- und Betriebsstrukturen etabliert und die Automatisierung schrittweise in der Organisation verankert.
   

Ein Ansatz für alle Verwaltungsebenen

Dieser Ansatz eignet sich sowohl für Bundes- oder Landesbehörden als auch für Kommunen, Rathäuser und kommunale IT-Dienstleister. Entscheidend ist nicht die Größe der Organisation, sondern das Vorhandensein strukturierter, wiederkehrender Prozesse mit Volumen.

Besonders groß ist das Potenzial bei unterstützenden und vorbereitenden Tätigkeiten, die dem eigentlichen Kerngeschäft vor- oder nachgelagert sind, etwa die Erfassung, Prüfung und Qualitätssicherung von Bürgerdaten vor Terminen oder die Dokumentation von Gesprächen im Anschluss. Monotone Aufgaben wie das Übertragen von Daten zwischen Systemen lassen sich mit Hyperautomation deutlich reduzieren. Auf diese Weise entwickeln sich Tätigkeitsprofile im öffentlichen Sektor weiter und werden sowohl für bestehende Mitarbeitende als auch für potenzielle Nachwuchskräfte attraktiver.

Hyperautomation stärkt die Verwaltung

Hyperautomation vereint Prozessautomatisierungsplattformen, Workflowautomatisierung, RPA und KI in einer übergreifenden Gesamtstrategie. Ziel ist es, Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und intelligent miteinander zu verknüpfen – unabhängig davon, ob sie einfach oder komplex, modern oder historisch gewachsen sind. Durch diese integrierte Herangehensweise entsteht eine robuste Automatisierungsarchitektur, die nicht nur einzelne Aufgaben optimiert, sondern gesamte Prozesse Ende-zu-Ende effizient, transparent und skalierbar gestaltet.

Richtig umgesetzt ist Hyperautomation kein kurzfristiger Technologietrend, sondern ein strategischer Hebel für eine zukunftsfähige Verwaltung. Sie ermöglicht eine effizientere Nutzung knapper Ressourcen, verkürzt Durchlaufzeiten, erhöht die Prozessqualität und steigert langfristig die Attraktivität des öffentlichen Dienstes – sowohl für Beschäftigte als auch für Bürgerinnen und Bürger. Wenn Sie sich fragen, wo und wie sie mit Hyperautomation sinnvoll starten können, sprechen Sie mich gerne unverbindlich an. Ich unterstütze Sie dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren und einen realistischen Einstiegspfad zu entwickeln.