Immer mehr Kunden setzen zur Gewährleistung von effizienter Zusammenarbeit und Kommunikation auf die Errichtung einer umfangreichen Teams Infrastruktur. Das manuelle Erstellen und Instandhalten dieser Umgebung war bisher zeitaufwändig und anfällig für Fehler. ​ ​

Dank CGI GetMyTeam gehören diese Probleme zukünftig der Vergangenheit an. Vom Beantragungsprozess und der Massenerstellung, über die Inventarisierung und Archivierung werden sämtliche Vorgänge vollständig automatisiert und vereinheitlicht. Zusätzlich garantieren umfangreiche Supportfunktionen und die Möglichkeit der individuellen Erweiterung durch optionale Addons für etwa Projekt- oder Studienmanagement eine maximale Kundenzufriedenheit.​ ​

Bei der Einhaltung sämtlicher Compliance-Richtlinien sind viele Unternehmen in Hinblick auf Etablierung und Betrieb von Microsoft Teams, insbesondere im deutschsprachigen Raum, bisher häufig an ihre Grenzen gestoßen. Eine zentralisierte Administration war nur über Umwege möglich und Namens- sowie Sicherheitskonventionen mussten manuell mit erheblichem Aufwand durchgesetzt werden. Mit CGI GetMyTeam haben wir eine effiziente Lösung für diese Probleme geschaffen. Ergänzt durch eine Vielzahl an weiteren Features, bleiben bei der Verwaltung ihrer Teams keine Wünsche offen.​

Durch den vollständig modularisierten Aufbau, entscheiden Sie selbst, welche Features Sie benötigen, um Ihre Vision einer optimalen Teams Experience zu realisieren. Unsere Featurepakete Basic, Governance Pro und Enterprise bieten für jeden Anwendungsfall den passenden Funktionsumfang. Zusätzlich können Sie bei Bedarf aus unserem wachsenden Katalog an optionalen Addons wählen, oder wir realisieren Ihnen ganz einfach die gewünschten Funktionen in einem vollständig neuen Addon.​

 

Die Features der einzelnen Module im Überblick​:

Beantragung
  • Teams Beantragung: Nutzer können bei Bedarf jederzeit ein neues Team auf der Basis von vordefinierten Templates beantragen. Die Templates richten sich dabei nach den fachlichen Anforderungen der jeweiligen Teamtypen und konfigurierieren diese automatisch gemäß geltender Namens- und Sicherheitskonventionen. ​
  • SharePoint Site Beantragung: Auch benötigte SharePoint Sites können nach Wahl eines Templates direkt von den Nutzern beantragt werden.​
  • Klonen: Wird ein neuer Teamraum benötigt, dessen Eigenschaften identisch mit denen eines Bestehenden sein sollen, so kann dieser komfortabel mit nur einem Handgriff geklont werden. ​
Integrität
  • Reports: Mit Hilfe verschieder Auswertungsmöglichkeiten, können schnell Unregelmäßigkeiten in der Teamsinfrastruktur festgestellt werden. So können etwa Teams die keinen Besitzer mehr haben oder gelöscht wurden angezeigt werden, oder auch diejenigen die gegen Namenskonventionen oder Datenschutzrichtlinien verstoßen.​
  • Inventur: Alle bestehenden Teams können inventarisiert werden, um jederzeit den bestmöglichen Überblick zu behalten. Die Erfassung der Daten erstreckt sich dabei von Titel, Beschreibung, URL und ID der Teams, über deren Mitglieder bis hin zu gewählten Datenschutzeinstellungen.​
Lifecycle
  • Wiedervorlage: Ist die Wiedervorlage im Template konfiguriert, wird bei den Besitzern nach Ablauf der eingestellten Frist per E-Mail abgefragt, ob das Teams weiterhin verwendet wird oder ob es archiviert werden soll. Bei weiterer Verwendung, wird nach der angegebenen Frist erneut nachgefragt.​
  • Automatisches Löschen: Ist das Löschen im Template konfiguriert, wird das Teams nach der eingetragenen Frist automatisch gelöscht.​
  • Archivierung: Nach dem Löschen eines Teams, wird dieses automatisch in einem auf SharePoint basierenden Archiv abgelegt. So bleiben sämtliche Dokumente, Plannerdaten, Chatprotokolle und Listen erhalten.
CGI GetMyTeam - Screenshot Beantragung

CGI GetMyTeam - Screenshot Vorlagenauswahl

​Die Templates die den Usern bei der Anforderung neuer Teams zur Verfügung stehen, können im Vorfeld über das Admininterface detailliert konfiguriert werden. Aspekte wie die Sichtbarkeit, der Zugriff für externe Nutzer oder die Namenskonvention müssen nur noch einmal zentral festgelegt werden und sind anschließend jederzeit von sämtlichen Nutzern reproduzierbar. So müssen Entscheidung über zum Teil sicherheitskritische Aspekte ihrer Teamskonfiguration nicht jedes mal aufs neue abgewogen werden und eine einheitliche Stuktur ist zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.​

 

Management
  • Zentrale Nachrichten: Berechtigte Nutzer können zentralisierte Mitteilungen in Form von Messages oder Adaptive Cards an beliebig viele Teams, beispielsweise eines bestimmten Templatetyps, verschicken.​
  • RSS Feeds: Mit nur einem Hangriff können RSS Feeds in Teams eingebunden werden, um dessen Nutzer mit benötigten News zu versorgen.​
  • ​Lizenz Management: Sollten Nutzer für ein Vorhaben zusätzliche Lizenzen benötigen, so können diese direkt über Teams angefordert und von den Administratoren bewilligt werden.
Hilfe
  • Dokumentation: Für die Nutzer steht eine umfassende Hilfsbibliothek zur Verfügung, die ihnen sämtliche Funktionen von GetMyTeam und Microsoft Teams verständlich erklärt.​ ​
  • Videos: Zusätzlich steht auch eine Vielzahl an Tutorialvideos zu Apps und Themen rund um Microsoft Teams zur Verfügung. So kann das Einarbeiten der Mitarbeiter mit Teams bei einer Neueinfühhrung effizienter gestaltet werden.

​CGI GetMyTeam wurde vollständig mit Hilfe der Microsoft Power Platform und Azure Logic Apps entwickelt. Der Low-Code Ansatz den wir mit dieser Herangehensweise verfolgen, garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität und Individualität. Durch den Verzicht auf herkömmliche Programmiersprachen, kann ihre maßgeschneiderte GetMyTeam Lösung in kürzester Zeit für Sie umgesetzt werden und bei Bedarf in der Zukunft mit minimalem Aufwand von Ihnen selbst angepasst oder erweitert werden. Entscheiden Sie selbst über Design, Features, Layout und Name.​

Hände halten ein Tablet auf dem verschiedene Icons zu sehen sind

Werfen Sie einen Blick auf die Addons, die Ihnen zur Verfügung stehen, um noch mehr aus Ihrer Microsoft Teams Erfahrung herauszuholen. Bei Bedarf setzen wir für Sie natürlich auch Ihre ganz individuellen Wünsche als eigenes Addon um.​

Meeting Management​

CGI GetMyTeams - Meeting Management Screenshot

​Behalten Sie stets den Überblick über Ihre angesetzten Meetings. Das zentrale Sitzungsmanagement erlaubt die Erfassung aller relevanten Informationen, von den Zuständigkeiten für Moderation und Protokoll, über Ort und Zeitpunkt bis hin zu den teilnehmenden und entschuldigten Teilnehmern und Gästen. Mit der TOP-Verwaltung können zudem die Tagesordnungspunkte im Vorfeld definiert werden, damit auch der inhaltliche Aspekt der Meetings abgebildet wird.​

Projektmanagement​

CGI GetMyTeam - Screenshot Projektmanagement

Unser Projektmanagement Addon erlaubt Ihnen die komfortable Verwaltung ihrer Projekte direkt aus Microsoft Teams heraus. Erfassen Sie Projektstammdaten, Risiken, Meilensteine und das beteiligte Team. Genehmigungen durch den Projektsponsor sind innerhalb des Addons einholbar und auch Statusberichte können ohne Umwege eingereicht werden. Zudem werden benötigte Teams für das entsprechende Projekt automatisch durch GetMyTeam zur Genehmigung vorgelegt und dem Management steht eine erweiterte Übersicht über das Projektportfolio zur Verfügung.​

 

Studienmanagement​

CGI GetMyTeam - Screenshot Studienmanagement

Auch Ihre Studien lassen sich bequem über unser Addon innerhalb von Teams verwalten. Das Studienportfoliomanagement und die Studienprofilübersicht gewähren Ihnen stets den vollen Überblick über aktuelle und abgeschlossene Studien und durch die Integration von PowerBI werden die entsprechenden Studiendaten übersichtlich im Dashboard grafisch aufbereitet. Alle verantwortlichen Personen sind zudem direkt über die Teamsinfrastruktur eingebunden um im Verlauf der Studien eine optimale Kommunikation zu gewährleisten.​