E-Akte in Kommunen: Schlüssel zur digitalen Verwaltungsmodernisierung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eines der zentralen Zukunftsthemen der Kommunen. Sie verspricht Antworten auf die immer größere Personalknappheit. Sie bietet potenziell Arbeitserleichterung bei gleichzeitig höherer Leistungsfähigkeit durch die Ablösung aufwändiger Prozesse. Datenanalysen und Simulationen machen faktenbasierte Entscheidungsgrundlagen möglich. Zudem bietet sich die Chance, dass Bürgerinnen und Bürger „ihren Lebensort“ dank digitaler Services kunden- und serviceorientiert erleben. Ein essenzieller Baustein dieser Transformation: die E-Akte.

Ist sie mittlerweile auch eine alte Bekannte in Verwaltungen, zeigt unsere Erfahrung aus vielen Beratungs- und Umsetzungsprojekten auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung: Die herausragende Bedeutung der E-Akte für die Verwaltungsdigitalisierung, insbesondere in Kommunen, wird selten erkannt und ihr volles Potenzial somit nicht entfaltet. Doch es gibt auch Beispiele, die zeigen, wie man in kurzer Zeit mit der E-Akte Mehrwerte für die Fachbereiche erzeugt und den Grundstein für eine moderne Verwaltungsarbeit legt.

Beispiele: Vom Bauamt bis zur Feuerwehr- und Katastrophenschutzverwaltung

Ein Beispiel für fehlende Ende-zu-Ende-Digitalisierung zeigt sich oft im Bauamt einer Kommune: Bauanträge werden zwar digital eingereicht und in der E-Akte erfasst, jedoch erfolgt die Bearbeitung weiterhin in hybrider Form. Pläne werden ausgedruckt, handschriftlich kommentiert und anschließend erneut eingescannt. Auch die interne Abstimmung mit anderen Fachbereichen, wie dem Umwelt- oder Denkmalschutzamt, läuft oft noch über E-Mail oder Papierakten. Dadurch entstehen Medienbrüche, die die Bearbeitungszeit verlängern und den eigentlichen Vorteil der E-Akte – eine durchgängig digitale Aktenführung – stark einschränken.

Die Feuerwehr- und Katastrophenschutzverwaltung könnte ebenfalls von der Einführung oder der konsequenten Nutzung der E-Akte profitieren. Oft werden Einsatzdokumentationen, Genehmigungen und Verwaltungsakten noch papierbasiert geführt, was Prozesse verlangsamt und die Zusammenarbeit mit anderen Behörden erschwert.

Der Einsatz der E-Akte könnte hier erhebliche Vorteile bieten: Einsatzberichte und Lageprotokolle wären in Echtzeit abrufbar, Genehmigungen für Feuerstättenschauen oder Gefahrstofflagerungen könnten digital beantragt und bearbeitet werden. Historische Einsatzdaten ließen sich effizient für Risikoanalysen nutzen. Durch die Einführung der E-Akte würden Verwaltungsabläufe also optimiert, die Reaktionsfähigkeit in Krisensituationen verbessert und die Zusammenarbeit zwischen Feuerwehr, Gesundheitsämtern und Polizei erleichtert – ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung sicherheitskritischer Bereiche.

Kommunale Verwaltungen profitieren besonders von der E-Akte

Beispiele wie diese sowie die Rückmeldungen unserer Kunden aus der Kommunalverwaltung machen deutlich: Ohne eine digitale Aktenführung ist eine moderne, effiziente Verwaltungsarbeit kaum denkbar. Die E-Akte ersetzt nicht nur die klassische Papierakte und sorgt für eine strukturierte, durchgängige Dokumentation aller Vorgänge. Sie bildet außerdem das Fundament für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung und ermöglicht es, Abläufe schneller, nachvollziehbarer und medienbruchfrei zu gestalten.

In vielen Fällen erhebt CGI im Laufe der Projektdurchführung die aus der E-Akte erzielten Effizienzgewinne und evaluiert, wo möglich, den qualitativen und quantitativen Nutzen. Im Bereich großer Kommunalverwaltungen lässt sich aus der E-Akte-Nutzung ein messbarer Vorteil von ca. 18 Prozent erheben. In kleineren oder mittleren Kommunen aufgrund der geringeren Komplexität der dortigen IT-Landschaft sogar deutlich mehr.

Während die E-Akte auf Bundes- und Landesebene bereits weit verbreitet ist, bietet sie also gerade für die Kommunalverwaltung enormes Potenzial. Kommunen haben oft eine komplexe, verästelte Organisationsstruktur mit vielfältigen Fachbereichen und Dienstleistungen. Hier ist ein einheitliches Aktenfundament entscheidend, um Dateninseln und ineffiziente Prozesse zu vermeiden.

Wir haben unsere Kundenprojekte analysiert und die wichtigsten Vorteile der E-Akte für den öffentlichen Sektor herausgearbeitet: •

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Vorgänge sind digital erfasst und jederzeit abrufbar.
• Effizienzsteigerung: Durch automatische Workflows werden Bearbeitungszeiten reduziert.
• Medienbruchfreie Prozesse: Keine parallelen Papier- und Digitallösungen, sondern eine durchgehende Digitalisierung.
• Bessere Zusammenarbeit: Einheitliche Strukturen und Aktenführung fördern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
• Rechtssicherheit: Die E-Akte sorgt für eine revisionssichere Dokumentation und erleichtert gesetzliche Nachweispflichten.
   

Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung der E-Akte speziell bei unseren kommunalen Kunden:

Obwohl viele Kommunen bereits auf die E-Akte setzen, gibt es noch erhebliches Verbesserungspotenzial, um die genannten Potenziale auch voll auszuschöpfen. Viele unserer Ansprechpersonen in den Verwaltungen sagen uns, dass bei ihnen die digitale Akte zwar formal eingeführt, aber nicht flächendeckend genutzt wird. Dies führt unvermeidlich zu Medienbrüchen und kann sogar zu Mehraufwänden führen. Wir erkennen bei großen Behörden sogar oft Lücken in der Nutzung, die erwartungswidrig dazu führen, dass digitale Dokumente wieder auf Papier ausgedruckt und analog weiterbearbeitet werden. Dies hemmt die digitale Transformation – und damit auch die Entfaltung der damit verbundenen Mehrwerte für Behörden und Bürger.

Ein typisches Muster, das wir vor einem systematisch und ganzheitlich durchgeführten Rollout der E-Akte häufig so vorfinden, sieht folgendermaßen aus:

• Uneinheitliche Nutzung: Die E-Akte wird nicht in allen Organisationseinheiten angewendet.
• Fehlende Ende-zu-Ende-Digitalisierung: Dokumente werden digital erfasst, aber nicht durchgängig digital verarbeitet.
• Technische und organisatorische Hürden: Unterschiedliche IT-Systeme und gewachsene Strukturen erschweren die einheitliche Umsetzung.
• Akzeptanzprobleme: Mitarbeitende sind nicht ausreichend geschult oder stehen der digitalen Aktenführung skeptisch gegenüber.
   

Um die E-Akte nutzenstiftend einzusetzen, sollten deshalb folgende Aspekte berücksichtigt werden: 

• Flächendeckende Einführung: Alle Abteilungen sollten in das System integriert werden.
• Sinnvolle Nutzung aller Funktionen: Die E-Akte sollte nicht nur als Dokumentenspeicher dienen, sondern aktiv für Workflows und Prozessoptimierung genutzt werden.
• Schulung und Change-Management: Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden und regelmäßig geschult werden.
• Schrittweise Umsetzung: Statt einer „Big-Bang“-Einführung sollte die Implementierung in kleinen, praxisnahen Schritten erfolgen.
   

Gibt es Alternativen zur E-Akte?

Unsere Kunden diskutieren oft mit uns ein datengetriebenes Verwaltungsmodell als Alternative zur E-Akte. Wir hören dabei Aussagen wie: „Wozu brauchen wir Akten, wenn wir doch vollständig digitale Prozesse einführen können. Akten gehören zum letzten Jahrhundert und sind heute doch nicht mehr notwendig.“ Theoretisch könnten Ende-zu-Ende-Digitalisierungen tatsächlich ohne klassische Aktenstrukturen funktionieren. Doch in der deutschen Verwaltung ist die Akte seit Jahrhunderten das Fundament des Verwaltungshandelns. Eine komplette Abkehr davon wäre mit erheblichem Aufwand und neuen Herausforderungen verbunden. Deshalb ist es sinnvoller, das bewährte Prinzip der Aktenführung digital zu transformieren, statt es zu ersetzen. Nach unserer Erfahrung ist die E-Akte der logische – und mit überschaubarem Aufwand umsetzbare – nächste Schritt in der Verwaltungsmodernisierung.

Fazit: Die E-Akte als Schlüssel zur digitalen Verwaltung

Die E-Akte ist kein Selbstzweck, sondern ein zentrales Werkzeug für eine moderne, effiziente und bürgerfreundliche Verwaltung. Ihr volles Potenzial entfaltet sie jedoch nur dann, wenn sie flächendeckend eingesetzt und aktiv in die Verwaltungsprozesse integriert wird. Kommunale Verwaltungen können von der E-Akte besonders profitieren – vorausgesetzt, sie nutzen sie konsequent und strategisch.