Avec la pandémie de COVID-19, les hôpitaux, les cliniques et les premiers répondants ont dû composer avec des volumes toujours plus élevés de patients – une situation exacerbée par une grave pénurie d’appareils médicaux, de médicaments, d’équipements de protection individuelle (EPP) et de personnel. Alors que la pandémie continue de se propager, elle force les fournisseurs à se tourner vers des innovations numériques pour répondre rapidement et s’adapter aux besoins sans précédent engendrés par la crise.

Sujet à des pressions de plus en plus grandes sur ses capacités, un hôpital suédois cherchait des moyens d’optimiser son efficacité, de réduire la propagation de la COVID-19 et d’améliorer la sécurité de toutes les personnes présentes à l’hôpital, y compris des groupes à haut risque et son propre personnel. L’hôpital a fait appel à CGI, partenaire de longue date de sa transformation numérique, pour l’aider à déterminer et à mettre en œuvre des solutions en vue de répondre à ses besoins immédiats, de rebondir et de se réinventer à long terme. 

Transformer les défis en possibilités

Des études révèlent que les deux tiers du temps des professionnels de la santé en Suède sont consacrés à des tâches administratives, laissant uniquement un tiers de leur temps pour les soins offerts aux patients. Aujourd’hui plus que jamais, il est urgent de renverser les termes de cette proposition.

Au cours des dernières années, CGI a travaillé avec l’hôpital sur diverses initiatives d’automatisation robotique des processus (RPA) qui ont permis de libérer de 2 000 à 3 000 heures du temps de son personnel chaque année. Ces initiatives ont permis à l’hôpital de prodiguer des soins de plus grande qualité et de créer un meilleur environnement de travail pour ses employés. Avec la pandémie, les capacités de l’hôpital sont une fois de plus mises à rude épreuve. Il est donc crucial de repérer d’autres possibilités pour améliorer l’efficience des processus, sans compromettre la qualité, la sécurité, la confidentialité et la conformité.

Renforcer la ligne de défense contre la COVID-19

Les experts de CGI, qui travaillent avec l’hôpital depuis de nombreuses années, avaient déjà une connaissance approfondie de ses processus et systèmes. Grâce à l’adoption d’une méthode de travail agile avec l’équipe de l’hôpital, les experts de CGI ont rapidement déterminé trois processus RPA pour pallier la situation de la COVID-19. Ils ont accéléré la mise en œuvre du projet, de la conception au développement, et offert une échéance de seulement 2 à 3 semaines. Les solutions ont été développées conformément aux principes de confidentialité et de sécurité ainsi qu’aux exigences de conformité réglementaire pour les données concernant la santé. Elles ont été continuellement évaluées par les experts de CGI et du client afin d’assurer le niveau de sécurité le plus élevé en ce qui a trait aux renseignements sur les patients et le personnel. Voici quelques-uns des processus mis en place.

  • Fournir aux visiteurs de l’information à propos de la COVID-19 par SMS à l’avance de leur rendez-vous
    L’information, y compris l’heure de la visite et le service concerné dans l’hôpital, est colligée dans diverses bases de données et un message texte standardisé comprenant de l’information pertinente liée à la COVID-19 est envoyé à chaque patient. Cette solution vise à réduire le nombre de visites non essentielles et réduit le risque de propagation de la COVID-19 en informant les personnes présentant des symptômes respiratoires d’éviter de se rendre à l’hôpital. De plus, cette solution permet de gérer les annulations à l’avance. Le personnel de santé peut donc consacrer le temps prévu pour ces rendez-vous à des patients ayant des besoins urgents.
     
  • Communiquer les résultats des tests sur la COVID-19
    Le processus recueille l’information sur les tests de laboratoire de la COVID-19 hébergée dans différentes bases de données et avise les divers intervenants des résultats par message texte, courriel, téléavertisseur ou système DECT (système européen de téléphonie sans fil numérique). L’automatisation de ce processus rationalise la gestion des résultats de tests de la COVID-19 et permet d’accroître la sécurité de toutes les personnes présentes dans l’hôpital.
     
  • Une recherche de contacts des patients et du personnel soignant en temps opportun
    La recherche de contacts est cruciale pour freiner la propagation de la COVID-19 et permet aux autorités de prendre des décisions éclairées. Recueillant de l’information sur les cas de COVID-19 dans différents systèmes internes, la solution repère le personnel soignant exposé et soutient les effectifs, les patients et les services à risque. Elle assure un processus rationalisé du suivi de l’infection et diminue le risque d’exposition.

Ces solutions réduiront le temps complet de traitement de 95 % et permettent de libérer 2 000 heures du temps du personnel de l’hôpital sur une période de six mois, leur permettant ainsi de se concentrer sur des tâches générant une valeur ajoutée et sur les interactions avec les patients.

Réinventer les processus pour soutenir la « nouvelle normalité »

Au cours des prochaines semaines, l’hôpital et CGI travailleront sur d’autres projets RPA qui visent à réduire le travail administratif du personnel de la santé afin que celui-ci puisse se concentrer sur les soins aux patients. Voici quelques-uns des processus qui sont en cours d’évaluation.

  • Publication des résultats des tests de laboratoires dans divers systèmes et services
  • Mise à jour du registre qualité
  • Rationalisation de l’inscription à des réunions vidéo
  • Simplification du processus de demandes de congés de maladie du personnel
  • Gestion des références du personnel soignant testé pour la COVID-19

Grâce à nos solutions d’automation RPA, CGI aide un hôpital suédois à répondre rapidement aux besoins immédiats engendrés par la crise, tout en le préparant pour un avenir post-pandémique où les employés pourront se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Répondre. Rebondir. Réinventer.

Vous pouvez compter sur nous pour vous offrir des solutions pratiques, créées de concert avec nos clients, pour relever des défis complexes. Tout au long de la crise de la pandémie, nos experts locaux établis dans plus de 400 bureaux sont appuyés par notre réseau mondial de prestation de services. Ils vous aideront ainsi à répondre à des défis sans précédent, à rebondir au rythme approprié et à réinventer les façons de travailler. Nous sommes engagés à vous soutenir ainsi que les communautés au sein desquelles nous vivons et travaillons. Visitez cgi.com/3R pour en apprendre davantage.