Viele Prozesse in Ländern und Kommunen sind nach wie vor von wiederkehrenden, regelbasierten Tätigkeiten geprägt: von der Übertragung von Daten zwischen Fachverfahren über die Bearbeitung standardisierter Vorgänge bis hin zur Erstellung von Berichten oder Bescheiden. Wer Beschäftigte entlasten und Prozesse beschleunigen will, findet in diesen manuellen Routinetätigkeiten einen wichtigen Ansatzpunkt. Und mit Robotic Process Automation (RPA) steht auch ein pragmatisches Instrument zur Automatisierung zur Verfügung.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation bezeichnet die Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen durch Software-Roboter. Diese sogenannten Bots arbeiten direkt auf der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen und führen dieselben Tätigkeiten aus, die ansonsten von Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Ein RPA-Bot kann beispielsweise:
- Anwendungen öffnen und bedienen
- Daten zwischen Fachverfahren übertragen
- Formulare ausfüllen
- Dokumente verarbeiten
- E-Mails versenden
- Berichte und Auswertungen erstellen
Der besondere Vorteil besteht darin, dass bestehende Systeme häufig nicht angepasst werden müssen. Statt aufwändiger Schnittstellenentwicklungen nutzt der Bot die vorhandenen Anwendungen und Prozesse.
Typische Einsatzfelder von RPA in Behörden und Kommunalverwaltungen
Die öffentliche Verwaltung bietet zahlreiche Anwendungsfelder für Robotic Process Automation. Dazu zählen u.a.
- Datenübertragung zwischen Fachverfahren: In vielen Behörden werden identische Informationen in mehreren Systemen benötigt. RPA-Bots können Daten automatisiert übertragen und so manuelle Erfassungsaufwände reduzieren.
- Dokumentenmanagement und Archivierung: Bots unterstützen bei der Ablage, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Dadurch lassen sich Verwaltungsaufwände verringern und Prozesse beschleunigen.
- Vorbefüllung von Formularen und Bescheiden: Bereits vorhandene Informationen können automatisch in Formulare, Anträge oder Standardbescheide übernommen werden. Das spart Zeit und reduziert potenzielle Eingabefehler.
- Reporting und Dashboard-Erstellung: Wiederkehrende Berichte oder Auswertungen lassen sich automatisiert erstellen und bereitstellen. So stehen aktuelle Informationen schneller für Entscheidungen zur Verfügung.
Wie RPA und KI zusammenwirken
Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz verfolgen unterschiedliche Ansätze, ergänzen sich in der Praxis jedoch hervorragend.
Während RPA regelbasierte Prozessschritte automatisiert, können KI-Anwendungen Informationen analysieren, Dokumente verstehen oder Inhalte klassifizieren. In Kombination entstehen dadurch neue Möglichkeiten für die Automatisierung komplexerer Verwaltungsprozesse.
Ein Beispiel ist die intelligente Dokumentenverarbeitung: KI extrahiert relevante Informationen aus eingehenden Dokumenten, während RPA die gewonnenen Daten anschließend in Fachverfahren überträgt, Vorgänge anlegt oder weitere Prozessschritte anstößt.
So entstehen durch das Zusammenspiel beider Technologien durchgängige Automatisierungslösungen, die weit über die reine Bearbeitung von Routinetätigkeiten hinausgehen. Angewendet über komplette Prozessketten – vom Eingang bis zur Ablage – sorgen Verwaltungen damit für echte Entlastung auf Organisationsebene.
Erfolgreiche RPA-Einführung: Technologie allein reicht nicht aus
Die Einführung von Robotic Process Automation ist nicht allein eine technologische Aufgabe. Entscheidend ist vielmehr die Auswahl geeigneter Prozesse und die Einbettung der Automatisierung in die bestehenden Organisationsstrukturen.
Zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren gehören:
- Identifikation geeigneter Automatisierungspotenziale
- Analyse und Optimierung bestehender Prozesse
- Einbindung der Fachbereiche
- Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden
- Begleitendes Change Management
- Nachhaltiger Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung
Besonders wichtig ist es, Automatisierung als Unterstützung der Mitarbeitenden zu verstehen. Ziel ist nicht der Ersatz von Fachwissen, sondern die Entlastung von wiederkehrenden Tätigkeiten, damit mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung steht.
RPA als Baustein für eine Entlastungsarchitektur
Robotic Process Automation bietet Behörden und Kommunalverwaltungen die Möglichkeit, wiederkehrende und regelbasierte Tätigkeiten effizient zu automatisieren und Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Dank der vergleichsweise schnellen Umsetzung und der breiten Einsatzmöglichkeiten ist RPA ein sinnvoller Baustein einer tragfähigen Entlastungsarchitektur, die Verwaltungen auch unter Druck handlungsfähig macht.
