Schneller, schlanker, flexibler: Angesichts multipler Krisen bei gleichzeitig dynamischen, teils disruptiven Entwicklungen in Gesellschaften und Märkten folgen viele Unternehmen diesem Mantra schon seit einiger Zeit. Auch öffentlichen Verwaltungen ist bewusst, dass sie sich beweglicher, effizienter und somit resilienter aufstellen müssen. Anderenfalls können sie den Anforderungen von Bürgerinnen und Bürgern sowie vonseiten der Wirtschaft nicht gerecht werden. Angesichts des Drucks auf die Systeme im öffentlichen Sektor besteht darin eine Mammutaufgabe.
Um diese zu lösen, braucht es digitale Technologien wie KI und den Übergang zu einer digitalen Arbeitskultur. Während Unternehmen beim Einsatz dieser Tools jedoch erheblich an Fahrt aufgenommen haben, steht der öffentliche Sektor in Sachen Digitalisierung vor ganz besonderen Herausforderungen und Anforderungen – insbesondere in Deutschland.
Gezielte langfristige Digitalisierungsprojekte sind in der öffentlichen Verwaltung somit ein besonderer Kraftakt. Ein Kraftakt, der sich jedoch angesichts der Lage vieler Bundes-, Landes und Kommunalverwaltungen, angesichts des potenziellen Nutzens für Bürgerinnen und Bürger sowie angesichts der Bedeutung der Zukunftstauglichkeit und Resilienz des Staatswesens lohnt.
Das von CGI im Auftrag des Deutschen Bundestages entwickelte Lobbyregister macht die Einflussnahme durch Interessenvertreter auf politische Prozesse nachvollziehbar.
CGI unterstützt das Bayerische Staatsministerium der Justiz bei der Gestaltung der digitalen Zukunft. Dabei steht die Bereitstellung einer modernen, leistungsfähigen IT im Vordergrund.
CGI unterstützt die Landeshauptstadt bei zahlreichen Digitalisierungs- und Transformationsprojekte wie u.a. dem Urban Twin oder der stadtweiten Einführung von E-Akte und digitalem Posteingang.
Gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden weltweit sprechen wir jedes Jahr auch intensiv über ihre digitalen Prioritäten und Herausforderungen. In diesem Jahr analysierten wir gemeinsam mit über 1.800 meist IT- und Business-Führungskräften auf C-Level-Ebene und aus unterschiedlichen Regionen und Branchen ihre derzeitige Situation.
Ein Viertel der Befragten stammte dabei aus dem öffentlichen Sektor: 302 Führungskräfte aus Bundesbehörden sowie 146 Befragte aus dem Bereich Landes- und Kommunalverwaltung.
Dabei zeigen die Ergebnisse im Bereich öffentliche Verwaltung zusammengenommen große Parallelen zu den branchenübergreifenden Trends. Besonders hervorzuheben sind hier die Stichworte Kostenkontrolle und Effizienz als übergeordnete Ziele bei gleichzeitigen Investments in mehr Services für Kunden – im Fall des öffentlichen Sektors also in Bürgerservices.
- 4 % der Führungskräfte berichten, dass eine KI-Implementierung vollzogen worden ist.
- 9 % geben an, dass eine KI-Implentierung gerade vollzogen wird.
- 18 % der Befragten erstellen ein KI-Proof-of-Concept.
- 51% der Führungskräfte berichten, dass sie den Einsatz von KI untersuchen.
Ganz oben auf der digitalen Prioritätenliste speziell von Entscheidenden in Behörden von Bund, Ländern und Kommunen stehen übergeordnet die Themen Cybersecurity, IT-Modernisierung und Prozessoptimierung sowie daran anschließend die Erschließung von Möglichkeiten durch Automatisierung und KI. Diese Themen werden als Schlüssel für die angestrebte Verbesserung der Bürger-Services angesehen. Sie bilden die wichtigsten IT-Investitionsschwerpunkte der nächsten drei Jahre im öffentlichen Sektor. Dass sich der Mehrwert der digitalen Maßnahmen jedoch nur einstellt, wenn die Datenqualität stimmt, ist vor allem vielen Befragten aus Kommunen und Landesverwaltungen bewusst und sie benennen die Verbesserung der Datenqualität als wesentlichen Punkt ihrer Datenstrategie.
Alarmierend ist die Aussage vieler Interviewpartner, dass sie nicht die erwarteten Ergebnisse aus ihrer Digitalisierungsstrategie gewinnen. Dies ist in Bundesverwaltungen nur bei 30 Prozent der Befragten der Fall, in Ländern und Kommunen nur bei rund 20 Prozent. Diejenigen, die die gewünschten Ergebnisse erzielen, bezeichnet die CGI „Voice of our Client“ Studie als Digital Leaders. Sie verbindet unter anderem, dass sie ebenfalls konkrete Ergebnisse aus ihrer Datenschutzstrategie erzielen, dass Fachabteilungen und IT strategisch eng miteinander verknüpft sind und sie häufig auf Managed IT-Services zurückgreifen, die ihnen Kostenkontrolle bieten und gleichzeitig den Betrieb und die Betreuung der IT-Infrastruktur und von Fachanwendungen sicherstellen.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft, ist in unseren Ergebnissen die nach wie vor bestehende Kluft in der strategischen Abstimmung zwischen den operativen Organisationseinheiten – in Verwaltungen die Fachbereiche – und der IT. Nur ein Drittel der Führungskräfte im Bereich Bundesverwaltung berichtet von einer engen Abstimmung zwischen Fach- und IT-Strategie, was deutlich unter dem Durchschnitt der branchenübergreifenden Gesamtergebnisse liegt. So bewerten 90 Prozent aller Führungskräfte die Integration von Business und IT sowie die Strategieumsetzung mit mittel bis hoch*, im Vergleich zu 92 Prozent der befragten IT-Leiter. Weiterhin sehen nur 18 Prozent der Befragten aus dem öffentlichen Sektor eine hohe Reife ihrer Strategien zur Nutzung von Daten – eine Voraussetzung für effiziente Automatisierung oder den KI-Einsatz.
Als Herausforderungen denen sich viele Verantwortliche aus der öffentlichen Verwaltung mit Blick auf die Digitalisierung konfrontiert sehen, werden in der Studie neben dem bereits geschilderten Bedarf an Fachkräften folgende Aspekte genannt:
Insgesamt decken sich die internationalen Daten der CGI-Studie mit der Beratungs- und Projektpraxis in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands. Überall spielen Effizienzgewinne durch IT-Modernisierung und Automatisierung sowie die Qualitätsverbesserung und die Gewährleistung von mehr Bürgerservice bei gleichzeitig angespannter Haushaltslage eine große Rolle. Die Voraussetzungen, die digitale Transformation umzusetzen sind jedoch andere. Dies liegt an den eingangs erwähnten Herausforderungen.
Die Strukturen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland sind über Jahrzehnte gewachsen und bieten einen hohen Standard, insbesondere in den Bereichen Sicherheit, Verlässlichkeit und Risikobewusstsein. Und das aus gutem Grund: Denn es geht letztlich um unser aller Daten, um das Gemein- und unser demokratisches Staatswesen. Die Änderung von Prozessen muss also mit größter Sorgfalt erfolgen. Während internationale Behörden bereits auf Flexibilisierung und Cloud-Migration setzen, war die deutsche Digitalisierungskultur bisher von ressourcenintensiven Großprojekten und individuellen Betriebslösungen geprägt. Dies verändert sich nun, da finanzielle und zeitliche Restriktionen eine effizientere Umsetzung erzwingen. Zugleich wächst die Bereitschaft von Führungskräften in Behörden, Verantwortung zu übernehmen und Risiken einzugehen, was einen entscheidenden Wandel in der Haltung und Dynamik der öffentlichen Verwaltung darstellt. Damit lässt sich festhalten, dass der kulturelle Wandel in Ministerien, Ämtern & Co. oft weiter ist als es die zur Verfügung gestellten Applikationen. Die Chancen stehen also gut, die digitale Transformation in bestimmten, risikoärmeren Bereichen pragmatischer und schneller voranzutreiben – ohne den hohen Standard und die hohe Sicherheit in den Verwaltungen zu gefährden.
Die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine klare Strategie, die sowohl Effizienz und Innovation als auch eine breite Zugänglichkeit und eine hohe Sicherheit miteinander in Einklang bringt. Durch die Umsetzung dieser Empfehlungen kann die öffentliche Verwaltung in Deutschland die digitale Zukunft aktiv gestalten und die Erwartungen der Bürger an moderne, effiziente und sichere Dienstleistungen erfüllen.
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IT-ModernisierungInsbesondere vor dem Hintergrund der Vielzahl an historisch gewachsenen Fachanwendungen behindern veraltete Systeme die Digitalisierung und müssen schnell und schrittweise durch moderne, sichere IT-Infrastrukturen ersetzt werden. |
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CybersecurityDer Schutz von Daten und kritischen Infrastrukturen muss durch fortschrittliche Sicherheitslösungen und kontinuierliche Überwachung gewährleistet werden. Gerade in Anbetracht der vielen Altsysteme und langsamen Innovationszyklen besteht hier dringender Handlungsbedarf. |
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Verzahnung von IT und FachbereichenEs bedarf der Verbesserung der strategischen Ausrichtung durch eine enge Abstimmung zwischen denjenigen, die das Business verantworten – in Verwaltungen die Fachbereiche – und den IT-Verantwortlichen. Das Modell einer agilen Governance kann hier helfen. |
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DatenstrategieDie Qualität und das Management von Daten müssen verbessert werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und innovative Technologien wie KI erfolgreich zu implementieren. |
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IT-TalentakquiseDie öffentliche Verwaltung braucht innovative Rekrutierungsstrategien. Insbesondere in den aktuell herausfordernden Zeiten, gibt es beispielsweise gute Gründe für IT-Talente, sich für den öffentlichen Sektor zu engagieren. Diese müssen zielgruppengerecht kommuniziert werden. |
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Agilität und Innovation fördernBehörden sollten ihre Organisationsstruktur weiterentwickeln, um die Chancen der Digitalisierung besser nutzen zu können. Nur so können sie den wachsenden Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger an eine leistungsfähige Verwaltung auch in der Zukunft gerecht werden. Die meisten Beschäftigten im öffentlichen Dienst leben die digitale Kultur im privaten Umfeld schon viel stärker als sie es an ihrem Arbeitsplatz können. |
Als Partner der öffentlichen Verwaltung unterstützen wir Sie dabei, diese Ziele zu erreichen und Ihre digitale Agenda erfolgreich umzusetzen.
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