CGI insuffle une nouvelle vie aux processus automatisés de Midwest Family Mutual

« Pendant tout le projet, Midwest Family et CGI ont eu une excellente collaboration, grâce à une communication étroite entre les équipes. Nous avons également été très impressionnés par les analystes d'affaires de CGI, qui sont parmi les meilleurs avec qui j'ai travaillé. »

Ron Boyd, président, Midwest Family Mutual

Le client
La société Midwest Family Mutual Insurance a été fondée en 1891 sous le nom de Minnesota Farmers Mutual Insurance, avec mission de souscrire de l'assurance-récolte et de l'assurance contre la grêle pour les agriculteurs du Minnesota. Au fil des ans, l'entreprise a élargi sa gamme de produits. Aujourd'hui, Midwest Family est un assureur de dommages offrant un éventail de produits d'assurance aux particuliers et aux entreprises de six États du Midwest américain : Minnesota, Wisconsin, Iowa, Nebraska, Dakota du Sud et Dakota du Nord. D'autres États (p. ex. Illinois, Missouri, Kansas, Indiana et Ohio) font partie des projets d'expansion de l'entreprise.

En 2001, Midwest Family a décidé de moderniser ses systèmes et d'exploiter le Web en adoptant, pour ses fonctions d'administration des demandes de règlement et des polices, la solution INSideOUT de CGI. L'entreprise a confié à CGI la responsabilité entière des volets « analyse d'affaires » et « mise en oeuvre technique » du projet.

Midwest Family a reconnu que la solution INSideOUT lui fournirait un ensemble totalement intégré de fonctions, notamment : plate-forme Web, souscription, commande de rapports de souscription, tarification, suivi des soumissions, administration des polices et des demandes de règlement, rapports de gestion et de bureaux de services, impression, gestion du flux de travail et imagerie.

Le défi
Le rôle de CGI par rapport à l'analyse d'affaires et la mise en œuvre technique englobait la planification de l'infrastructure, les essais du produit et l'installation du logiciel.

La solution complète INSideOUT comprend sept composantes clés, et le principal défi de CGI résidait dans l'ampleur du mandat qui lui était confié. Midwest Family allait procéder à une vaste mise à niveau de son système et il était crucial que le projet dans son ensemble soit géré avec une extrême rigueur. En effet, la nouvelle solution devait procurer le maximum d'avantages, aussi bien pour l'exploitation que pour les clients et les employés de l'entreprise, et la mise en oeuvre devait se faire sans heurts. Il était également crucial qu'au moment de la conversion, l'intégrité des données de l'entreprise soit rigoureusement préservée. Toute donnée manquante ou erronée pourrait porter préjudice à l'effort dans son ensemble.

« Quand nous avons décidé d'adopter une solution TI et des outils de productivité de dernière génération, nous voulions traiter avec des gens que nous connaissions et en qui nous avions confiance, a indiqué Ron Boyd, président, Midwest Family. Il nous fallait aussi un système d'une grande fiabilité. Ayant déjà travaillé avec CGI et utilisé un système qui était un prédécesseur de la solution INSideOUT, nous étions convaincus d'avoir fait le bon choix. »

La stratégie
Pour planifier la conversion et la mise en oeuvre, l'équipe d'experts de CGI a misé sur sa profonde connaissance de l'industrie des assurances et sur un solide cadre de gestion de projet. Aux fins de la mise en oeuvre, des membres de CGI spécialistes de chacune des composantes de la solution ont été déployés au sein de sous-équipes créées spécialement pour le projet. Des membres de plusieurs bureaux de CGI aux Etats-Unis - Sheboygan (Wisconsin), Fort Worth (Texas) et Columbia (Caroline du Sud) - ont participé à l'effort.

Des réunions hebdomadaires ont été tenues avec Midwest Family pour discuter des enjeux et des progrès, et s'assurer du bon déroulement du projet et du respect du calendrier. Puisque le produit final allait être largement utilisé par le personnel de Midwest Family, CGI a travaillé étroitement avec l'entreprise et ses employés pour les conseiller sur le système lui-même, sa configuration et son utilisation, ainsi que sur les essais et l'installation.

La solution INSideOUT était un important progrès pour Midwest Family en termes d'exploitation du Web et de gains de productivité. Grâce à INSideOUT Web, par exemple, les agents de Midwest Family pourraient entrer des soumissions directement dans le système, lesquelles, après acceptation par le module de souscription INSideOUT, seraient téléchargées en vue de l'émission d'une police, sans autre intervention de l'utilisateur.

La composante Gestion du flux de travail et imagerie devait permettre d'automatiser les processus, le travail étant acheminé directement aux utilisateurs appropriés selon la tâche à accomplir. Cette composante offre un environnement « sans papier », tous les documents entrés dans le système (et la plupart des documents produits) étant numérisés et pouvant être visionnés en ligne. « Pendant tout le projet, Midwest Family et CGI ont eu une excellente collaboration, grâce à une communication étroite entre les équipes, a ajouté M. Boyd. Nous avons également été très impressionnés par les analystes d'affaires de CGI, qui sont parmi les meilleurs avec qui j'ai travaillé. »

La technologie

• Environnements de développement d'applications : Centura Team Developer, IBM VisualAge for Java, Microsoft Visual Studio
• Environnements de déploiement d'applications : Oracle, Windows
• Langages : Visual Basic, JAVA, Aion, Smalltalk, COBOL
• Technologies :  HTML/JSP, XML, Servlets

Les résultats
Midwest Family Mutual a mis en route la solution INSideOUT, version 8.0, à la date prévue. Aujourd'hui, l'assureur utilise activement toutes les composantes de la solution, y compris ses fonctionnalités Web. INSideOUT permettra à Midwest Family d'élargir sa gamme de produits et de desservir d'autres États sans personnel d'appoint. « Très tôt après la mise en oeuvre, nous avons noté une amélioration de la productivité de 5 %, a expliqué M. Boyd. Nous nous attendons à des gains importants à l'avenir. Déjà, tous nos nouveaux dossiers sont créés dans un environnement sans papier et, bientôt, nous allons numériser nos archives pour complètement nous libérer des documents papier. Nous remercions CGI de nous avoir amenés à un tel niveau d'efficacité. »