Hoe begin je met data verzamelen voor de Corporate Sustainability Reporting Directive?

In onze vorige blog De CSRD  is van kracht: op jacht naar de data hebben we op basis van concrete stappen in brede zin beschreven hoe je tot een eerste CSRD-rapportage kunt komen. In deze blog gaan we dieper op het verzamelen van data in en geven we praktische tips.

Als je verantwoordelijk bent voor duurzaamheidsrapportages, weet je dat de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) een uitdaging kan zijn. Deze regelgeving vereist uitgebreide en betrouwbare duurzaamheidsrapportages. Dit betekent dat je zorgvuldig te werk moet gaan als je data gaat verzamelen. In deze blog delen wij onze ervaringen en tips over hoe je effectief data kunt verzamelen voor de CSRD.

In deze blog geven we aan hoe je je dataverzameling kunt opzetten. We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeldbedrijf. Het bedrijf dat we gebruiken werkt in de dienstverlenende sector en heeft dus amper eigen productielocaties. Het bedrijf heeft voornamelijk kantoren en de werknemers hebben (lease)auto’s. Wellicht is er naast de kantoren sprake van een magazijn of wat technische locaties. Daarnaast zijn er wellicht (vracht)auto’s voor aan-en afvoer van goederen

Stap 1: Begrijp de vereiste CSRD-datapunten

Voordat we zijn begonnen, vonden wij het belangrijk om te weten wat de CSRD precies van je vraagt. De CSRD vereist rapportage over milieu-, sociale en governance (ESG) datapunten. We hebben handig gebruik gemaakt van hulpmiddelen zoals de Excel van EFRAG bij de analyse van deze punten. Hoewel de sectorspecifieke standaarden nog in ontwikkeling zijn en de definitieve vaststelling hiervan is uitgesteld tot juni 2026, is het verstandig om nu al te beginnen met het verzamelen van gegevens. Zo ben je straks tijdig klaar.

Het bedrijf heeft geen eigen productie dus als we kijken naar de lijst van onderwerpen in de ESRS, dan spelen een aantal onderwerpen minder. Dit zijn vaak onderwerpen waarover binnen het bedrijf nooit wordt gesproken, bijvoorbeeld Marine life. Wel van toepassing zijn de onderwerpen rond energiegebruik kantoren en transport. Daarnaast kan (plastic) afval een belangrijk onderwerp zijn, afhankelijk van jouw type dienstverlening.

Stap 2: Maak een overzicht van beschikbare data

We zijn begonnen met een inventarisatie van zowel externe als interne data. Externe bronnen zoals brancheorganisaties, wetenschappelijke artikelen en duurzaamheidsrapporten van concurrenten kunnen waardevolle informatie bieden. Intern hebben we o.a. energierekeningen, grondstoffenverbruik en personeelsgegevens gebruikt.

Hier zijn enkele bronnen die wij nuttig vinden:

• Brancheorganisaties: Zoek naar rapporten van organisaties zoals de Nederlandse Vereniging Duurzaam Ondernemen (VNO-NCW).
• Wetenschappelijke artikelen: Platforms zoals Google Scholar zijn handig om studies te vinden over duurzaamheid in jouw sector.
• Duurzaamheidsverslagen van concurrenten: Analyseer rapporten van vergelijkbare bedrijven om te zien welke data zij rapporteren.

Externe data kun je het gemakkelijkst verzamelen door informatie te verzamelen op het internet. Op dit moment wordt er heel veel gepubliceerd op internet dus de combinatie van CSRD ESRS en de naam van je sector levert al heel veel informatie op.

Afval is vaak het lastigst. Vaak is er sprake van vaste kosten, maar is de vertaling naar uitstoot ingewikkeld.

Stap 3: Aan de slag met interne data

Nadat we de externe data hebben verzameld, gaan we aan de slag met interne data:

• Voer een spend analyse uit: Bepaal waar de grootste impact ligt en waar de meeste uitgaven plaatsvinden. Dit geeft je een goed beeld van de huidige situatie en waar verbeteringen mogelijk zijn.
• Verzamel interne data: Verzamel energierekeningen, energieverbruik per afdeling of locatie, rapporten over grondstoffenverbruik zoals papier, metalen, en chemicaliën. Houd bij hoeveel afval er geproduceerd wordt en hoe dit afgevoerd wordt (recycling, verbranding, etc.). 
• Raadpleeg eerdere rapporten: Gebruik eerdere duurzaamheidsrapporten en jaarverslagen als referentie.

Interne data zal bij dit bedrijf vooral over 3 categorieën gaan: gebouwen, transport en afval. De energiecontracten van de gebouwen zijn waarschijnlijk snel gevonden, maar of het groene stroom en groene verwarming is, is waarschijnlijk lastiger te vinden. Voor het transport zijn misschien wel de kosten gemakkelijk te vinden, maar is de vertaling naar energiegebruik lastiger, laat staan de vertaling naar uitstoot.

Stap 4: Bepaal welke data ontbreekt

Nadat we een overzicht hebben gemaakt  van de beschikbare data, hebben we vastgesteld  welke datapunten nog ontbreken. We hebben aannames gemaakt en waar nodig  externe partijen en leveranciers benaderd om deze informatie te verkrijgen.  Ook hebben we gebruik gemaakt van benchmarks en wetenschappelijke studies voor aannames.

Na je eerste inventarisatie blijkt welke data ontbreekt. Laten we in ons voorbeeld bedrijf uitgaan van all-inclusive huur, met een jaarafrekening van de energiekosten. De voertuigen worden voor een vast bedrag geleased en voor het afval is een servicecontract op basis van de grootte van de container. In dit geval mis je veel concrete data. Je kunt nu de leveranciers benaderen om meer informatie. Vaak is dit wel beschikbaar, maar niet onmiddellijk. Begin hier daarom op tijd mee. Daarnaast kun je gebruik maken van standaard emissiefactoren, zoals bijvoorbeeld weergegeven op CO2 emissiefactoren. Dit zijn standaard factoren zoals deze onder andere met de overheid zijn afgesproken. Deze emissiefactoren worden jaarlijks aangepast.

Stap 5: Zorg voor zorgvuldige opslag van de verzamelde data en documenteer het proces

Het is cruciaal om je data nauwkeurig op te slaan. Organiseer de data consistent in categorieën zoals energieverbruik, afvalbeheer en watergebruik en zorg ervoor dat elke relevante stakeholder weet hoe data zorgvuldig moet worden vastgelegd.

Documenteer gedetailleerd hoe je data verzamelt en welke methoden je gebruikt. Dit zorgt voor transparantie en reproduceerbaarheid. Noteer welke bronnen je hebt gebruikt en welke aannames je hebt gedaan. Gebruik standaard templates voor dataverzameling en -analyse, en plan jaarlijkse reviews van je data en aannames.

Ons voorbeeldbedrijf heeft in het eerste jaar weinig gegevens en gebruikt de algemene emissiefactoren om tot berekeningen te komen. Het kan zijn dat achteraf toch gegevens beschikbaar komen uit eerdere jaren. Dan kunnen de gegevens worden bijgewerkt. Hierbij is het heel belangrijk dat je precies vastlegt wat je in welk jaar op welke wijze hebt berekend. Dit moet je jaren later nog weer kunnen reproduceren, dus denk goed na hoe je dit precies gaat vastleggen. Mocht je kiezen voor Excel, denk dan goed na hoe je gaat vastleggen wat je gedaan hebt en waarom, want Excel houdt dat niet zelf voor je bij. Heb je een veld aangepast, dan is dat het, je kunt niet zien wat het vorig jaar was. Leg vast welke bronnen je hebt gebruikt en welke emissiefactoren en waarom.

Solide basis voor toekomstige rappportages en verbeteringen

Het verzamelen van data voor de CSRD vereist een grondige aanpak. Door externe en interne data te combineren, aannames te maken en het proces zorgvuldig te documenteren, leg je een solide basis voor toekomstige rapportages en verbeteringen. Blijf op de hoogte via onze volgende blog na de zomer.