Comment regrouper vos fournisseurs sans perturber vos activités

Réduire la complexité sans augmenter les risques

Pour de nombreuses organisations, le regroupement des fournisseurs revêt un intérêt stratégique : harmonisation améliorée avec les fonctions d’affaires, réduction de la complexité, meilleur contrôle des coûts et responsabilisation accrue. Pourtant, une préoccupation freine souvent les progrès : « Le regroupement va-t-il perturber nos activités? »

C’est une question légitime. Lorsque plusieurs fournisseurs assurent le soutien de systèmes et d’opérations essentiels, tout changement peut sembler très risqué.

En réalité, le regroupement ne doit pas nécessairement être source de perturbations. Avec la bonne approche, il peut être déployé de manière structurée, progressive et contrôlée, ce qui permet ainsi de générer une valeur ajoutée dès le début tout en préservant la stabilité.

Nous avons constaté que cette approche fonctionne dans la pratique. Riwal (qui fait désormais partie de Boels) s’est donné pour objectif de simplifier la gestion de son environnement informatique complexe, qui comprenait environ 40 systèmes pris en charge par plusieurs fournisseurs. Son objectif n’était pas d’apporter des changements rapides, mais de réduire les risques.

CGI a travaillé en étroite collaboration avec Riwal, en adoptant une approche par étapes qui comprenait l’analyse de l’environnement, la documentation des processus essentiels et la transition progressive des services. Il en a résulté une transition harmonieuse, menée à bien dans les délais et sans dépassement de budget, qui a permis à Riwal de poursuivre ses activités courantes tout en jetant les bases d’une efficacité et d’une innovation accrues.

Pourquoi les efforts de regroupement échouent souvent

Les initiatives de regroupement des fournisseurs se heurtent souvent à des difficultés – non pas parce que l’objectif est mauvais, mais parce que l’approche est incomplète. Voici quelques principales raisons de l’échec du regroupement des fournisseurs.

• Considérer le regroupement comme un simple exercice d’approvisionnement – Se concentrer uniquement sur la réduction des coûts revient à négliger les dépendances opérationnelles, le transfert des connaissances et la continuité des services.
• Sous-estimer la complexité – Les écosystèmes de fournisseurs sont étroitement interconnectés. Sans une compréhension claire de ces dépendances, les transitions peuvent entraîner des perturbations imprévues.
• Absence de responsabilité clairement définie – Lorsque la responsabilité est répartie entre plusieurs équipes et fournisseurs, la prise de décision en souffre et les risques augmentent.
• Gestion du changement insuffisante – Les équipes internes et les parties prenantes doivent s’adapter à de nouvelles façons de travailler. Sans harmonisation, même les transitions bien conçues peuvent s’enliser.

Une approche structurée et à faible risque

Les organisations qui réussissent adoptent une approche de regroupement progressive et rigoureuse, qui permet de concilier rapidité et contrôle. Voici les étapes recommandées.

1. Commencer par la visibilité, pas par l’action

Avant d’apporter des changements, dressez un portrait clair de votre paysage de fournisseurs :

• Quels fournisseurs soutiennent les opérations essentielles?
• Où se situent les dépendances et les chevauchements?
• Quels sont les profils en matière de coûts, de risques et de rendement?
• Quelle est la valeur de l’écosystème dans son ensemble, et correspond-elle aux attentes de l’entreprise?

Cette base permet de réduire l’incertitude et de prendre de meilleures décisions.

2. Donner la priorité aux domaines où le regroupement génère le plus de valeur

Tous les domaines ne présentent pas les mêmes risques ni les mêmes occasions d’affaires. Concentrez-vous d’abord sur :  

• les services non essentiels ou très fragmentés; 
• les domaines présentant des redondances ou des chevauchements évidents;
• les possibilités de gains rapides avec un minimum de perturbations.
• Cela vous permet de créer une dynamique tout en gérant les risques.

3. Procéder à une transition par étapes

Une transition par étapes réduit les perturbations et favorise l’apprentissage continu.

• Définissez des phases de transition claires.
• Mettez en place une gouvernance et des procédures d’escalade.

Cette approche garantit la continuité pendant la mise en œuvre des changements.

4. Protéger les connaissances et assurer la continuité

L’un des plus grands risques liés au regroupement est la perte des connaissances institutionnelles. Pour atténuer ce risque :

• organisez le transfert des connaissances dès le début;
• conservez les compétences clés pendant la transition;
• ocumdentez les processus et les dépendances.

La continuité doit être planifiée, et non pas tenue pour acquise.

5. Intégrer la gouvernance et l’imputabilité

Une gouvernance claire est essentielle à la gestion des risques et peut être mise en place en :

• définissant les rôles et les responsabilités de toutes les parties prenantes;
• alignant les indicateurs de performance sur les résultats;
• garantissant un seul point d’imputabilité pour la mise en œuvre;
• gérant l’écosystème dans son ensemble plutôt que chaque fournisseur individuellement.

Cela permet d’assurer la clarté et de réduire les écarts pendant et après la transition.

Les critères de réussite

Lorsque le regroupement des fournisseurs est abordé de manière stratégique, les organisations en tirent rapidement des avantages, sans compromettre la stabilité. Voici quelques-uns des résultats générés :

• continuité des services sans interruption pendant la transition;
• prestation de services mieux coordonnée et plus prévisible, alignée sur les objectifs d’affaires;
• baisse des coûts grâce à l’élimination des redondances;
• gouvernance améliorée grâce à une responsabilisation plus claire.

Au fil du temps, l’organisation passe d’une gestion réactive des fournisseurs à un modèle opérationnel plus stable et intégré.

Transformer le risque en occasion d’affaires

Le risque ne réside pas dans le regroupement en soi, mais dans la manière dont il est mis en œuvre. Sans changement, la complexité liée aux fournisseurs ne cesse de croître, ce qui augmente les coûts, ralentit les mises en œuvre et engendre de nouveaux risques.

Grâce à une approche structurée, le regroupement devient une occasion de simplifier les opérations, de renforcer la résilience et d’améliorer la performance. La clé réside dans une approche réfléchie du regroupement des fournisseurs, en alignant les décisions sur les résultats d’affaires, les besoins opérationnels et la gestion des risques à long terme.

Poursuivons la conversation

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