10 Tipps für produktive Meetings

Sitzungen, Meetings, Besprechungen – sie nehmen einen großen Teil unserer Arbeitszeit in Anspruch, sorgen für enorme Kosten im Unternehmen und sollten daher produktiv sein. Doch trotz ausufernder Ratgeberliteratur ist der Sitzungsalltag noch immer geprägt von unklaren Meeting-Zielen, fehlenden Informationen oder von Kollegen, die zu spät kommen oder unvorbereitet sind.

Ich möchte Ihnen erprobte Tipps anbieten, wie Sie einfach und unkompliziert typische Besprechungsfallen umgehen können. Alles was Sie dafür benötigen, ist ein wenig Disziplin und den Mut, neue und in Ihrem Bereich eher ungewöhnliche Meeting-Werkzeuge einzusetzen.

1. Timer

Platzieren Sie eine Uhr oder einen Timer sehr prominent und für alle sichtbar. Noch sinnfälliger wird das Verrinnen der Zeit mit einer Sanduhr.

2. Zeitbegrenzung

Müssen es immer 60 Minuten sein? Erheben Sie kürzere Meetings zum Standard und senken die Dauer der Besprechungen in Ihrem Unternehmen.

3. Schweigend starten

Ein eleganter Weg, auch den zurückhaltenden Kollegen eine Chance zu lassen, ist ein „silent start“. Fordern Sie die Teilnehmer auf, allein und schweigend Stichworte festzuhalten, die aus ihrer Sicht für den anstehenden Agenda-Punkt wichtig sind. Das sichert die Vielfalt der Meinungen und Ideen.

4. Stimmungs-Selbsttest

Verbaler Schlagabtausch? Geben Sie den Teilnehmern bei der Begrüßung und im Laufe des Meetings die Möglichkeit, die eigene Stimmung mit der Frage „Wie geht es mir gerade?“ zu testen. Visualisieren Sie die Bandbreite der Emotionen durch Smileys. Menschen neigen nicht zur Selbstreflexion, nehmen vor allem unter Zeit- und Termindruck mögliche negative Gefühle nicht wahr und haben sich schlecht im Griff.

5. Agenda-Tracker

Halten Sie die einzelnen Agenda-Punkte mit der jeweilig veranschlagten Zeit auf einem Flipchart oder Whiteboard fest und visualisieren Sie darauf den Fortschritt des Meetings. Damit lassen sich abschweifende Gespräche und sich im Kreis drehende Diskussionen besser vermeiden.

6. Resultate-Statistik

Fruchtlosen Diskussionen und ausschweifenden Wortbeiträgen können Sie auch mit der Resultate-Statistik zu Leibe rücken. Dafür legen Sie auf einem Flipchart oder dem Whiteboard Rubriken mit „Getroffene Entscheidungen“ oder „Entwickelte Ideen“ an, die im Laufe des Meetings gefüllt werden sollen. Ist das nicht der Fall, und die Rubrik bleibt leer, entsteht produktiver Druck, sie zu füllen.

7. Meinungen in Echtzeit

Gruppendynamik oder die Anwesenheit des Chefs verhindern oft ehrliche Antworten und das Aussprechen kritischer Gedanken. Software-Lösungen wie z.B. Mentimeter ermöglichen einen schnellen Überblick über die Meinungen im Raum. Einfach die zu evaluierende Frage eingeben und die Teilnehmer ihre Smartphones zur Abstimmung nutzen lassen. Das Ergebnis liegt bei voller Anonymität grafisch vor.

8. Hidden Profile-Problem

Teilnehmer, die über exklusives, möglicherweise sogar konträres Wissen verfügen, teilen dieses oft nicht mit. Die Ursache dafür ist vermutlich die Scheu, sich angreifbar zu machen. Eine Abfrage durch den Organisator vorab und ohne Druck kann wertvolles Wissen zu Tage fördern, das dann als Aspekte-Plakat den Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.

9. Meeting Canvas

Ein Meeting Canvas verschafft Ihnen Überblick über die Ziele des Meetings, die Agenda und die Teilnehmer. Je nach Bedarf lassen sich dort auch wichtige Fakten oder Vorbereitungen darstellen. Nicht verzichten sollten Sie auf den bereits erwähnten Meeting-Tracker und einen Bereich, in dem Sie vereinbarte Maßnahmen und nächste Schritte festhalten. Es bietet sich an, diese Meetings als Stand-Up vor dem Canvas zu halten.

10. Silent Finish

Meetings werden häufig nicht nachbereitet und beschlossene Maßnahmen nicht umgesetzt. Ein „silent finish“ ermöglicht allen Teilnehmern, mit ihren Aufgaben bereits während des Meetings zu beginnen. Damit ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Umsetzung gemacht. Für ein „silent finish“ reservieren Sie am Ende des Meetings eine kurze Zeitspanne von 10 bis15 Minuten.

Und noch etwas: Eine Meeting-Werkzeugkiste lohnt sich für alle, die sehr häufig Besprechungen leiten. Hier finden Uhr/Sanduhr, Vordrucke zu Agenda-Tracker und Meeting-Canvas, Visualisierungen zum Stimmungs-Selbsttest etc. Platz und sind jederzeit greifbar. Möchten Sie Kollegen ermutigen, Neues auszuprobieren, dann beschenken Sie sie doch einfach mit unseren 10 Tipps für produktive Meetings, die Sie hier herunterladen können.

Quellen: Martin J. Eppler, Sebastian Kernbach: Meet up! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging. Valérie Saintot, Kristina Friedrich: Das MeetingLAB der Europäischen Zentralbank, in OrganisationsEntwicklung 4/2016