Améliorer l’efficacité grâce aux services partagés des systèmes de gestion intégrés (ERP)

WBC est un conseil métropolitain unitaire fondé en 1998 offrant des services à près de 200 000 personnes dans le nord-ouest de l’Angleterre. Son budget annuel est d’environ 730 millions de dollars. Son objectif, d’ici 2030, est que sa région soit reconnue comme l’un des meilleurs endroits où vivre et travailler au Royaume-Uni, et ce, grâce à la qualité de vie exceptionnelle des citoyens. Le Conseil compte près de 4 500 employés, en plus des 6 000 qui travaillent en milieu scolaire.

Le défi

Le WBC a dû composer avec une demande accrue des services de première ligne offerts aux citoyens en raison du chômage en hausse occasionné par le ralentissement économique et l’augmentation de l’espérance de vie. De plus, il existait des signes précurseurs d’une réduction des subventions gouvernementales. Au même moment, le gouvernement central exerçait déjà des pressions sur les conseils afin qu’ils réalisent d’importantes économies.

Dans le but de maintenir la qualité et l’accessibilité de ses services, le Conseil devait alléger ses dépenses non obligatoires en diminuant les coûts des services internes et en augmentant leur efficience. Cela permettrait de libérer des fonds pour les services aux citoyens. L’objectif du WBC était d’économiser 4,5 millions de dollars annuellement d’ici à 2015 afin d’utiliser ces fonds à la protection des services de première ligne.

Les besoins du WBC

La plateforme d’applications qu’utilisait le Conseil arrivait au terme de sa vie utile. À tout le moins, le WBC devait importer une nouvelle technologie afin de gérer l’information des Services financiers, de l’Approvisionnement et des Ressources humaines, mais il était cependant possible d’en faire davantage.

Notre solution

Une quarantaine de personnes ont travaillé avec le personnel de mise en œuvre de Warrington. Le partenariat était si étroit qu’il n’était pas évident de savoir qui provenait de quelle organisation.

Nos conseillers en transformation ont aidé à faire comprendre aux personnes concernées les raisons pour lesquelles il était nécessaire de changer leurs processus internes, et la manière de le faire. Des ateliers de formation ont permis de couvrir des sujets aussi variés que la migration de système et les changements culturels.

Nous avons également siégé au conseil d’administration du programme, dont faisait partie le directeur, People and Improvement. Il était primordial d’obtenir l’engagement actif de dirigeants et de cadres supérieurs du Conseil pour obtenir une transformation réussie.

Une véritable réussite

Le nouveau système a été activé en 10 mois grâce aux facteurs de réussite ci-dessous.

  • Un engagement solide et constant du Conseil grâce à une définition claire du projet et à des communications exhaustives et régulières
  • Un modèle SAP qui a fait ses preuves : simple à installer et facile à adapter aux besoins particuliers
  • Notre profonde compréhension du gouvernement local ainsi que notre vaste expérience et expertise dans la transformation des affaires
  • Une transmission des connaissances permettant de mettre sur pied, au sein du Conseil, un centre de soutien SAP formé de ses propres experts et offrant des conseils aux employés

WBC a modifié son organisation en l’alignant aux meilleures pratiques et à nos processus d’affaires prévus dans notre gabarit de transformation des affaires. Il en a résulté des services internes plus efficaces et plus rentables qu’auparavant ainsi qu’un personnel qui peut se concentrer sur son travail plutôt que sur la gestion.

L’élément en libre-service signifie que les données ne sont entrées qu’une seule fois, ce qui prévient l’entrée répétée d’erreurs, assure un meilleur système de contrôle et donne une vue d’ensemble aux gestionnaires. De plus, WBC se dirige vers des économies annuelles de 4,5 millions de dollars – et plus.

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