Det oppleves ofte utfordringer knyttet til innføring og bruk av ERP-systemer på tvers av systemleverandører, industrier og størrelser. Det er ikke uvanlig at ERP-prosjekter underestimerer tiden og kostnaden det tar å implementere systemet i organisasjoner. Nøkkelen til å unngå slike feil og håndtere ERP-systemet på en vellykket måte, ligger i forståelsen av livssyklusen til ERP og hvilke faser organisasjonen skal igjennom.
Denne artikkelen tar for seg reisen en bedrift skal igjennom i 6 faser når man skal implementere et ERP-system. Her forklarer vi noen sentrale nøkkelmomenter og utforsker noen uheldige feil som man kan oppleve.
Vi hjelper deg med å velge rett ERP-system
Fase 1: Beslutte å anskaffe nytt ERP-system
Beslutningen om å anskaffe nytt ERP-system gjøres ofte fordi man er nødt til det. Dette skyldes enten at man ikke kan håndtere sine kjerneprosesser på samme måte som før eller at det nåværende ERP-systemet er utdatert og leverandøren har besluttet å avslutte support av systemet. I en ideell verden, velger man å anskaffe et nytt ERP-system når bedriften er moden for det, har overskuddskapasitet til å ta på seg prosjektet, og man ser tydelige fordeler ved det nye systemet.
Spør deg selv om når det passer å se etter nytt ERP-system. ERP er en stor investering, som påvirker kjernen av bedriften, og det er derfor en viktig beslutning. Vi anbefaler at du er ute i god tid og holder deg oppdatert på trender og bevegelser i markedet. CGI har god erfaring med å samle og dele innsikt om hva som rører seg blant våre kunder gjennom vår globale spørreundersøkelse og analyse Voice Of Our Clients. Denne innsikten deler vi årlig med våre kunder, slik at informasjonen også kommer til dem.
Fase 2: Velge et ERP-system
Etter å ha besluttet å anskaffe et nytt ERP-system, står du ovenfor et stort valg; hvilket system og hvilken leverandør du skal velge. Begynn med å identifisere hva som kjennetegner din organisasjon. Er du usikker på dette, kan du samle gode innsikter her. Deretter må du kartlegge hvilke krav du har til en ny ERP-plattform og hvilke behov du ønsker at den skal innfri.
Du kan angripe dette valget på utallige måter. Noen gjennomfører flere forprosjekter for å etablere et godt kravgrunnlag, mens andre etablerer et partnerskap direkte. I løpet av de siste årene, ser vi at det har skjedd en endring i hvordan mange velger å gjøre dette. I stedet for å ha en detaljspesifisert kravliste til hvilke funksjoner et ERP-system har, er det i dag et større fokus på hvilke prosesser systemet skal støtte. Trenden i markedet indikerer også at man vektlegger andre overordnede behov og at ERP-systemet er en strategisk fit.
Fase 3: Innføre systemet i virksomheten
Det finnes en rekke implementeringsstrategier, teknologier og metoder i forbindelse med implementering av et ERP-system. Et viktig valg du vil stå ovenfor, er hvor mye av prosessforbedringene dine som skal skje umiddelbart i løpet av prosjektimplementeringen og hvor mye som skal skje i etterkant, altså i fase 4 og 5 som kjennetegnes som «Forvaltning og videreutvikling». Det er med andre ord en avveining mellom hvorvidt du ønsker å gå for en MVP (Minimum Viable Product) som videreutvikles, eller om du fullfører oppgraderingen gjennom et lengre program som løper under prosjektets levetid.
Fase 3 er den mest kritiske og tidkrevende i ERP-systemets livssyklus. Derfor legges det mest innsats på implementeringen av ERP-systemet over noen av de andre fasene. Man deler gjerne nøkkelen til suksess inn i tre hovedområder, som alle må ledes gjennom den digitale transformasjonen på en god måte:
- Teknologien og dens krav
- Selve implementeringen
- Det organisatoriske hensynet
Når ERP-prosjekter feiler, er det ikke nødvendigvis teknologien sin feil . Det er ofte i de andre hovedområdene at noe har feilet. I forbindelse med å gå over til nytt system, kan det bety at noen blir nødt til å finne nye måter å jobbe på og at de forskjellige rollene i organisasjonen blir definert på nytt.
Sett derfor av tid til å definere hva forskjellen er og forklar til de ansatte hvor man velger å gjøre disse endringene.
Fase 4 og 5: Forvaltning av ERP-systemet
Når implementeringsprosjektet er over og systemet skal tas i bruk, skiller vi gjerne på to deler av forvaltningsfasen; stabiliseringsdelen og videreutviklingsdelen.
Stabiliseringen av systemet
Stabiliseringsdelen, også kalt «shakedown» , handler om å effektuere endringen i organisasjonen og legge til rette for stabil drift. Implementeringsprosjekter kan være tærende på organisasjonen din, og kanskje særlig de medlemmene som deltar mest aktivt i implementeringen. Samtidig opparbeides det enormt mye kompetanse i løpet av prosjektperioden som trengs for å få verdien ut av investeringen. Hvordan denne kompetansen kapres, er en viktig del av å ha suksess med implementeringen.
Vedlikehold av ERP-systemet
Når systemet er stabilt, ønsker man å sikre gode rutiner for vedlikehold og videreutvikling. Hvilke prosesser kan effektiviseres og hvor kan man oppnå nye konkurransefortrinn? Er det noen komponenter som kan byttes ut? Kan noen prosesser som man tidligere så på som driftskritiske standardiseres?
Det viktigste du sitter igjen med gjennom implementeringen og i forvaltningen er en klar strategi for når og hvordan verdipotensialet realiseres. Om det er flyttet verdigenererende oppgaver fra prosjekt til forvaltning, så må det også tas høyde for. Det er vanskelig å gå tilbake på valg av ERP-system, men de fleste systemer kan løse problemstillinger gjennom tilpasninger eller integrasjoner med tredjeparter.
Pass også på at implementeringspartneren din kan kontinuerlig levere og at de er på lag med din visjon om verdigenereringen. Dersom implementeringspartneren din ikke lykkes i å gi dere tillit til at dette er en god vei å gå, har den feilet som rådgivende aktør.
Fase 6: Bør du pensjonere ERP-systemet?
Du har endelig fått et stabilt system og som fungerer godt, og så skal det pensjoneres. Den vanligste årsaken til å gjennomføre en avvikling av et ERP-system er såkalt «tvungen avvikling». Da venter man ofte til man må bytte, og bytter ut det gamle så sent som mulig. Her har vi et klart råd: Ikke avvent.
Slik erstatter du et utdatert ERP-system
Undersøk hva som er bevegelsene i markedet, hvilke alternativer som er mest nærliggende å bytte til, hva som kommer av nye løsninger. Det kan gjelde hele ERP-systemet, eller deler av det. I tillegg balanseføres enorme summer for investering i ERP-systemet. Når passer det best for organisasjonen din å gjennomføre avsetningene? Du kan tenke på det slik: Hvis du venter med å kjøpe noe til du absolutt må fornye noe, kan du ikke følge med på når det er salg og gjøre kupp. Samme prinsipp gjelder for ERP-systemet.
Søk råd hvis du er usikker
Dersom du ikke følger med før utbytting er kritisk, står du i fare for å ikke få tid til å gjøre i stand tilstrekkelig forståelse av dine forutsetninger og strategiske evalueringer, som igjen truer konkurranseevnen din i markedet. Er du i tvil, spør din implementeringspartner om hva de ser av trender i markedet. De har gjerne kompetanse på både system og industri, og bidrar gjerne til at dere ikke skal stå i situasjonen at dere må bytte, og må gjennomføre store investeringer i dårlig planlegging. På den måten glir man inn i overgangen fra å pensjonere et ERP-system til å anskaffe nytt system, og livssyklusen er komplett.
CGI er en pålitelig partner
Vi hjelper deg med å velge det rette ERP-systemet som innfrir dine behov. I CGI stiller vi med høy kompetanse og bistår i rådgivning både ved valg av et nytt ERP-system og videreutvikling av en eksisterende plattform.
Utforsk våre ERP-løsninger
