Gestion numérique des espaces de travail

Avec la généralisation des formules de travail flexibles et du travail à distance, la gestion efficace des espaces de bureau est devenue une priorité et un défi de plus en plus importants pour les organisations de tous les secteurs. La technologie novatrice de notre solution Door James vous permet de gérer efficacement vos espaces de travail et de bien coordonner vos rencontres sur site.

Fonctionnalités de Door James

Door James propose un vaste éventail de fonctionnalités évoluées pour un suivi dynamique des ressources et des espaces de travail, permettant des ajustements en temps réel en fonction des exigences changeantes. 

Application mobile

Les employés peuvent réserver des espaces de travail de façon rapide et fiable à partir de la maison ou en déplacement. Grâce au plan d’étage interactif, ils peuvent visualiser les espaces de travail disponibles, y compris les bureaux et les salles de réunion, et voir l’équipement qui s’y trouve. Les couleurs indiquent le statut de chaque emplacement (occupé, disponible ou réservé).

Panneau d’administration

Le personnel de la réception peut suivre les espaces de travail disponibles, gérer les demandes de réservation et ajuster la capacité des bureaux en fonction de l’évolution de la demande. Par exemple, ils reçoivent des données sur les moments les plus occupés, le nombre de visiteurs quotidiens et les zones les plus fréquentées. Ces renseignements facilitent également la prise de décision en ce qui concerne les besoins immobiliers, et permettent de mieux évaluer le moment où il convient d’agrandir ou de réduire la taille de vos bureaux.

Capacités des bureaux

Les statistiques sont quotidiennement mises à jour de façon automatique pour prévoir l’utilisation future en fonction des données historiques. Il est donc plus facile pour les employés de déterminer les meilleurs moments pour réserver un bureau ou une salle.

Alertes automatiques

Des alertes automatiques, telles que des rappels de réservation et des notifications sur les mesures liées à la COVID-19, sont envoyées par l’application mobile et peuvent être facilement ajustées en fonction des exigences de votre organisation.

Enregistrement par code QR

Pour s’enregistrer, les employés n’ont qu’à scanner un code QR dans leur application mobile Door James.

Badges numériques

Les employés peuvent les utiliser pour s’identifier à leur arrivée au bureau.

Protection contre la COVID-19

Door James permet une protection accrue contre la COVID-19 et est conforme aux exigences gouvernementales grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Données de fréquentation pour le suivi des contacts
  • Alertes automatisées des aires nécessitant une désinfection pour le personnel de nettoyage
  • Blocage sélectif des espaces de travail pour assurer la distanciation sociale
  • Partage d’information sur les restrictions gouvernementales au sujet de la COVID-19
  • Définitions flexibles des restrictions pour chaque bureau
  • Certificats de vérification 3G de l’Union européenne
Billets

Un système de billets intégré à l’application mobile permet aux utilisateurs de signaler les problèmes liés aux lieux de travail réservés, tels qu’une chaise défectueuse, un code QR manquant ou une table bancale.

Vue des bureaux

Les listes et la disposition des bureaux permettent de localiser rapidement les employés et de visualiser la disponibilité des espaces de travail. La vue en liste indique qui occupe ou a réservé un espace de travail, tandis que la vue en disposition affiche visuellement la disposition du bureau et les espaces de travail avec un code de couleurs pour indiquer la disponibilité (rouge = occupé, vert = disponible, gris = réservé).

Gestion des rencontres

Door James permet aux employés d’organiser des rencontres avec leurs collègues et des visiteurs externes. Chaque participant reçoit une confirmation par courriel, ainsi qu’un code QR personnalisé ou un identifiant de réunion pour l’enregistrement et d’autres détails de la réunion. Une tablette à l’accueil permet à chaque participant de s’enregistrer à l’arrivée et de confirmer son départ. Un badge est imprimé pour les visiteurs externes. L’organisateur de la réunion reçoit une alerte automatique à l’arrivée de chaque participant.

Mise en œuvre de Door James

Door James est une solution infonuagique hautement automatisée qui peut être déployée à tout emplacement en quelques clics seulement. Vous recevez par la suite une trousse de bienvenue et des résumés personnalisés pour les employés administratifs ou de l’accueil.

Nous pouvons vous aider à définir les exigences de votre organisation en matière d’espace de travail et à configurer Door James pour y répondre.

Door James

Implementing Door James

As a highly secure cloud solution, Door James can be implemented at any location with just a few clicks. Following implementation, we send you a welcome package and personal briefings for your administrative and front desk staff.

Let us help you define your organization’s workspace requirements and configure Door James to optimally meet them.