La Scottish Children’s Reporter Administration (SCRA) est un organisme public non ministériel du gouvernement écossais dont la responsabilité est de protéger les enfants à risque. Elle reçoit des recommandations au sujet d’enfants pour lesquels une intervention juridique pourrait s’avérer nécessaire en vue de répondre à leurs besoins ou de leur offrir du soutien pour des problèmes de comportement. La recommandation peut être fondée sur une infraction commise ou sur un besoin en matière de soins et de protection.
Le Scottish Police Services Authority (SPSA) est un organisme public du gouvernement écossais responsable de certains services centraux des forces policières en Écosse. Le SPSA est notamment responsable de la stratégie d’information de la police écossaise.
Le Crown Office and Procurator Fiscal Service (COPFS) est un département ministériel du gouvernement écossais qui gère le service indépendant des procureurs de la Couronne.
L’Association of Chief Police Officers in Scotland (ACPOS) est l’organisation qui regroupe les chefs de police, les chefs de police adjoints et les adjoints de police des huit corps policiers d’Écosse. L’ACPOS est devenu l’organisme stratégique qui surveille et coordonne tous les aspects de l’orientation et de l’évolution du service de police écossais dans son ensemble.
L’Integration of Scottish Criminal Justice Information Systems (ISCJIS) est un programme conçu pour soutenir le système de justice pénale écossais en gérant le développement du partage et de l’échange d’information.
Les besoins de la SCRA
La SCRA avait besoin de traiter rapidement et efficacement les 30 000 recommandations liées à des infractions qu’il reçoit chaque année des huit corps policiers d’Écosse. L’organisme nous a demandé de mettre en œuvre un nouveau protocole du rapport de poursuite standard qui permettrait au système de gestion des dossiers de la SCRA de recevoir toutes les données pertinentes relatives à un jeune (c’est-à-dire âgé de moins de 16 ans, l’âge de responsabilité criminelle) qui est accusé d’avoir commis une infraction, et ce, de façon automatique, précise et sécuritaire.
La complexité de cette exigence est venue principalement du nombre d’intervenants concernés, qui avaient chacun leurs processus en matière de délinquants juvéniles, et de la nature sensible des données traitées.
Le défi
- Chacun des huit corps policiers traitait différemment les dossiers de délinquance juvénile
- Trois de ces corps confiaient la gestion des demandes à un tiers
- Tous mettaient en œuvre des changements au sein de leur organisation, lesquels avaient une incidence sur le projet et devaient être pris en considération
- Le COPFS avait des exigences particulières pour s’assurer que les nouveaux processus ne mènent pas à des contestations en cour
- Le système devait être mis en œuvre en six mois
- Les données traitées étaient de nature très délicate et devaient être sécurisées en tout temps
- La nouvelle solution devait être lancée simultanément dans chacun des huit corps policiers
Notre solution
Nous avons rédigé l’étude de faisabilité initiale afin que la SCRA et l’ISJIS soient en mesure de délimiter la portée du travail à effectuer pour atteindre l’objectif, fixé par la SCRA, d’importer, dans leur système de gestion des dossiers, les données relatives aux jeunes ayant été accusés d’une infraction criminelle. Nous avons amené toutes les parties à s’entendre sur de nouveaux processus communs qui rendraient possible la transmission électronique de données sur ces jeunes. Une série d’ateliers a été mise sur pied afin d’assurer la compréhension des processus des niveaux inférieurs et de la manière dont chacun s’adapterait aux changements de système. Nous avons fait participer des utilisateurs, des analystes et des techniciens issus des huit corps de police.
La mise en place de notre solution s’est traduite par des changements aux processus d’affaires et aux applications au sein de chaque corps, une ratification de ces changements par le COPFS, et une interface sur laquelle tous se sont entendus, qui permettent à chaque corps de procurer de façon standard à la SCRA les renseignements dont elle a besoin. Nous avons mis sur pied une application grâce à laquelle il est possible d’accepter des données provenant de chacun des corps, de les valider et de créer une recommandation dans le système de gestion des dossiers de la SCRA. Ces recommandations sont alors étiquetées pour le bureau approprié, ce qui permet à l’équipe locale de les traiter beaucoup plus rapidement qu’auparavant.
« En tant que commanditaire et cofondateur, l’ISCJIS était enthousiaste à l’égard de ce projet qui évitait aux policiers d’avoir à produire manuellement des milliers de rapports pour la SCRA chaque année. Nous avions tout à fait conscience de la complexité, et nous savions qu’il fallait protéger les activités, notamment la procédure habituelle pour signaler un crime à l’avocat général. Nous avons fait confiance à CGI pour qu’ils s’occupent à la fois des aspects humains et des techniques du projet. Ils ont fait un excellent travail. » Michael Jackson, responsable de la coordination, gouvernement écossais TI, système écossais de justice
Une véritable réussite
Les changements opérés ont ouvert des canaux électroniques de communication auxquels un autre membre de la communauté écossaise de justice pénale a désormais accès : la SCRA. Le fardeau administratif qui consistait à transmettre la documentation dans chaque succursale de la SCRA a donc été éliminé. Les agents peuvent maintenant se concentrer sur leur champ d’expertise, c’est-à-dire les services de police de première ligne. Les employés de la SCRA sont en mesure de traiter les dossiers de façon rapide et efficace puisqu’ils sont importés directement dans le système de gestion. L’approche combine rapidité et sécurité, ce qui est avantageux pour les jeunes concernés. Finalement, le projet a été exécuté selon l’échéance et le budget prévus; un partenariat franchement réussi.
« De sa perspective de commanditaire, l’ACPOS, tout comme les huit corps policiers, considère qu’il s’agit de l’un des projets en TI les plus réussis et les moins éprouvants auxquels l’organisme a pris part. Je suis conscient que CGI y a joué un rôle crucial. » Ruaraidh Nicholson, ACPOS
Principaux avantages
- L’élimination de la retranscription des données par le personnel de la SCRA, ainsi que les coûts et les inexactitudes potentielles qui en découlent
- D’importantes économies de temps ont été réalisées au sein des corps policiers grâce à la disparition des rapports papier devant être produits à l’intention des bureaux de la SCRA.
- Les données sensibles relatives aux jeunes sont beaucoup plus sécurisées qu’auparavant.
- Le temps nécessaire pour procurer les dossiers aux responsables des dossiers de la SCRA est passé de quelques jours à quelques heures.
- Les jeunes obtiennent un meilleur service auprès de la SCRA.
- Le processus de recommandation, conçu pour entériner une intervention juridique permettant de répondre aux besoins des jeunes ou de s’attaquer à leurs problèmes de comportement, présente désormais une efficience et une efficacité accrues
Pourquoi choisir CGI?
La SCRA et l’ISCJIS, qui ont assuré le financement conjoint du projet, comptaient sur nous pour agir comme catalyseur dans l’exécution du projet de rapport de poursuite standard. En élaborant une meilleure façon de créer des recommandations, nous avons tenu compte des changements organisationnels et technologiques requis par les nombreuses parties concernées en vue de protéger à la fois les jeunes en difficulté et la société.
Nous avons une profonde compréhension des personnes et des processus liés à tous les aspects de la justice pénale en Écosse. Cette combinaison de connaissances et de compréhension des personnes, des processus et des technologies fait de nous un partenaire de choix, avec qui la communauté écossaise de justice pénale peut collaborer pour mener à bien les changements.