La solution « Sovera - gestion des
informations sur la santé » de CGI offre un accès en ligne partout et en
tout temps aux dossiers de santé des patients à Hamilton Health Sciences.

Hamilton Health Sciences (HHS) est un regroupement d’hôpitaux qui dessert
468 000 citoyens de la ville de Hamilton et plus de deux millions de
résidants du Centre-Sud de l’Ontario, au Canada. HHS est l’un des plus
importants hôpitaux d’enseignement au Canada. Comptant quelque
10 000 employés, médecins et bénévoles, HHS offre une gamme complète
de soins de courte durée, non actifs et spécialisés, et répond aux besoins de
l’ensemble de la population, des soins prénataux aux services destinés aux
personnes âgées. Le groupe HHS compte l’Hôpital Chedoke, l’Hôpital général de Hamilton,
l’Hôpital général de Henderson, l’Hôpital pour enfants McMaster et le Centre
médical de l’Université McMaster, de même que le Centre d’oncologie Juravinski,
qui offre les services de traitement du cancer et de recherche en oncologie les
plus complets de la région.

Le défi
Bien que le groupe Hamilton Health Sciences exploite de façon
centralisée ses cinq hôpitaux, situés dans quatre installations distinctes,
chaque hôpital avait encore son propre service de dossiers de santé, ce qui
posait d’importants défis en matière de gestion des dossiers des patients.

Par exemple, les renseignements médicaux sur un patient particulier du
groupe HHS pouvaient être répartis dans quatre dossiers différents. Le
personnel soignant devait donc déployer des efforts considérables pour brosser
un tableau complet des antécédents médicaux du patient, dans le but d’établir
le programme de soins le mieux adapté.

En raison du regroupement des hôpitaux et du nombre croissant de
patients, le groupe HHS éprouvait des difficultés de plus en plus considérables
à gérer les dossiers papier des patients. De plus, comme pas moins de 10
millions de pages de documentation s’ajoutaient annuellement aux dossiers, les
salles d’archives des établissements du groupe étaient combles, ce qui compliquait
le processus de classement et de récupération des dossiers. Étant donné que les
salles d’archives occupaient déjà une partie importante du précieux espace des
hôpitaux, les dossiers des patients ne pouvaient être conservés que
48 mois avant d’être transférés sur microfilm, ce qui rendait leur
consultation encore plus difficile.

La concurrence dans l’utilisation des dossiers des patients constituait
un autre problème. Il arrivait souvent que des médecins, des cliniciens et des
membres du personnel administratif désirent consulter en même temps le dossier
du même patient. Pour résoudre ce problème, plusieurs copies du dossier
circulaient simultanément dans divers services, s’enrichissant de notes et de
formulaires qui venaient compliquer la tâche des préposés aux archives, qui
devaient combiner ces diverses versions en un dossier de santé unique.

Une nouvelle approche était nécessaire pour regrouper le personnel, les
activités et les dossiers de cinq services des archives en un groupe unifié, qui appliquerait
des processus de gestion des dossiers rationalisés pour offrir à tout le
personnel autorisé du groupe HHS un accès rapide et facile à des dossiers de
santé à jour.

La décision du groupe HHS de normaliser les dossiers des patients dans
tous ses hôpitaux à l’aide du système de gestion des données médicales MEDITECH
est toutefois la goutte qui a fait déborder le vase. En effet, le système de
classement des dossiers papier employés dans deux des établissements n'était
pas compatible avec le mode de fonctionnement de MEDITECH. Il fallait retirer
des tablettes, numéroter à nouveau, trier à nouveau et remettre sur les
tablettes tous les dossiers sur papier de ces deux installations, dont chacune
comportait de grandes salles de classement contenant jusqu'à
300 000 dossiers.

Après s'être rendu compte que cette
tâche coûterait plus de 700 000 $, les hauts dirigeants de HHS ont
décidé que leur argent serait plus utile s'il était investi dans une solution à
long terme à leurs problèmes de gestion des dossiers, une solution ayant
beaucoup plus de potentiel que leur système de classement sur papier actuel.

La stratégie
Au printemps 2002, face aux
problèmes de plus en plus importants posés par son système de gestion des
dossiers de santé, HHS a commencé à se pencher sur les solutions de saisie de
documents et de gestion électronique des documents qui étaient offertes sur le
marché, y compris la solution « Sovera - gestion des informations sur la
santé » de CGI.

« Après avoir fait quelques recherches,
nous avons conclu que CGI avait d'excellents antécédents et qu'elle faisait
partie d'un petit nombre de sociétés sur le marché qui avaient de l'expérience
en mise en œuvre, particulièrement en ce qui concerne la création d'une
interface avec le système MEDITECH » a déclaré
Mark Farrow, dirigeant principal de
l'information et vice-président de l'information, Technologies de l'information
et Communications, chez HHS. Toujours à propos de la décision de HHS de choisir
CGI, M. Farrow a ajouté : « Nous avions besoin d'une technologie
robuste et éprouvée, ce que nous étions sûrs de trouver dans Sovera, qui était
déjà utilisée dans plus de 100 établissements hospitaliers. »

Sovera, un système de gestion électronique des
dossiers de santé, constituait une plateforme unique et consolidée de dossiers
médicaux et une méthode unique et cohérente d'indexation des dossiers des
patients pour le stockage en ligne et la récupération des dossiers de santé des
patients dans toutes les installations de HHS. Avec Sovera, tous les nouveaux
dossiers créés sont numérisés et stockés sous forme électronique et accessibles
partout et en tout temps par le personnel autorisé. Les renseignements sur la
santé gérés par Sovera viennent compléter les renseignements sur le patient qui
sont déjà stockés dans la base de données MEDITECH et constituent le dossier de
santé à long terme de chaque patient.

 « CGI nous a aidés à effectuer la mise en œuvre de Sovera
par étapes, ce qui a réduit au minimum la perturbation du fonctionnement
courant de l'hôpital et permis de régler toutes les difficultés dans un
environnement gérable »
a déclaré Mary Bedek, directrice, Dossiers de
santé chez HHS.

La mise en œuvre a commencé par les dossiers de santé de l'urgence – une
activité isolée visant un seul service et un seul directeur à chacune des trois
installations, et par de petits organigrammes (12 formulaires par organigramme
en moyenne). Le déploiement s'est poursuivi avec l'inclusion des dossiers du
service de chirurgie d’un jour, des patients hospitalisés et, enfin, des patients
externes, chaque secteur présentant un environnement de plus en plus complexe
(plus d'employés, plus de services en interaction, des dossiers de santé plus
gros et plus complexes contenant davantage de formulaires, et une demande
accrue d'accessibilité et de rapidité d'accès aux dossiers).

Même si la mise en œuvre technique de Sovera chez HHS s'est déroulée
sans anicroche, ce sont les questions de la gestion du changement au sein du
personnel et le besoin de modifier les processus fonctionnels qui ont
représenté les vrais défis pour l'équipe HHS-CGI. Par exemple, au cours de la
période de numérisation initiale, on a découvert qu'environ
1 000 formulaires ponctuels étaient utilisés. Afin de s'assurer que
ces formulaires étaient conformes sur le plan juridique, le Bureau de la
production de documents de HHS, appuyé par des comités des formulaires et des
comités cliniques, a dû les refaire afin de les rendre conformes aux normes et
aux pratiques exemplaires.

«CGI a mis à profit son expérience de travail avec
d'autres hôpitaux en nous montrant des exemples de formulaires et en abordant,
un à la fois, les divers aspects de la numérisation de documents, comme
l'utilisation adéquate des code-barres »
a déclaré M. Farrow, de HHS.

Certains défis concernaient également le personnel. Les membres du
personnel médical et les employés affectés aux dossiers, qui avaient l'habitude
de parcourir les anciens dossiers sur papier et de trouver facilement ce qu'ils
cherchaient grâce à des codes de couleur correspondant à divers formulaires,
n'avaient plus accès à cette aide visuelle après la mise en ligne des dossiers.
À mesure que l'environnement des dossiers de santé changeait, les employés de
HHS étaient confrontés à un changement dans la manière dont les dossiers sont perçus
et utilisés : une transition entre des dossiers sur papier rarement
consultés du « monde des archives » vers un monde en temps réel dans
lequel des dossiers en ligne sont accessibles rapidement et facilement, à tout
moment.

Les membres du personnel médical, dont plusieurs n'étaient pas appelés à
utiliser l'ordinateur jusqu'à présent, ont été directement exposés à la
technologie dans le cadre du projet Sovera, et ils n'ont eu d'autre choix que
de participer au changement. HHS a donné plusieurs séances de formation de
groupe et individuelles aux membres du personnel médical afin de les aider à
acquérir les compétences et la confiance leur permettant de bien accueillir la
technologie et de l'utiliser chaque jour.

Et pour rendre les choses encore plus délicates, l'épidémie du SRAS
(syndrome respiratoire aigu sévère) est survenue en plein milieu de la mise en
œuvre de Sovera. Les deux parties ont dû faire preuve d'un dévouement et d'une
créativité considérables pour faire en sorte que le projet continue d'avancer
en cette période de crise où des questions beaucoup plus importantes retenaient
soudainement toute l'attention.

Au sujet de l'apport de CGI à la mise en œuvre de Sovera, Mark Farrow a
déclaré : « Ce fut très agréable de travailler avec eux et ils se sont
montrés très attentifs à nos besoins. Leur expérience du secteur et leurs
connaissances approfondies de Sovera nous ont été très utiles pendant tout le
processus. »

Les résultats
En numérisant et en stockant des dossiers de santé par voie
électronique, Sovera a éliminé la plupart des problèmes de gestion des dossiers
de santé de HHS. Pour commencer, de grands locaux de stockage ont été libérés
et peuvent maintenant servir à fournir des soins aux patients. En rendant les
dossiers accessibles à tout moment et partout, Sovera a éliminé les problèmes
qui étaient liés à la collecte de renseignements sur le patient auprès de
diverses installations afin de créer un dossier de santé unique et intégré, et
à la récupération de ce dossier après son envoi aux archives.

Auparavant, par exemple, le personnel du service des dossiers mettait
beaucoup de temps et d'efforts à recueillir des données cliniques sur chaque
patient sortant des soins de courte durée et à remettre celles-ci à l'Institut
canadien d'information sur la santé, conformément aux lois de l'Ontario, afin
de faciliter l'analyse des tendances dans toute la province. Le fait de rendre
ces renseignements facilement accessibles en ligne a considérablement augmenté
la productivité et permis aux membres du personnel des dossiers de se
concentrer davantage sur le « travail de connaissances » à valeur
ajoutée, comme l'examen des dossiers, le codage et le dépouillement, et la
recherche de tendances au cours de diverses périodes.

Sovera aide également HHS à se conformer à d'autres lois, y compris la Loi
de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé
(la
« PHIPA »), le projet de loi 31 sur la santé de l'Ontario et les
règlements sur le verrouillage, qui imposent des exigences particulières aux
hôpitaux quant à la confidentialité et à la sécurité des dossiers de santé. En
rendant les dossiers accessibles en format électronique et en gérant l'accès
grâce à des permissions, Sovera permet à l'hôpital de contrôler facilement
l'accès et de vérifier qui accède aux dossiers (et même à quelles pages en
particulier); l’établissement peut ainsi se conformer aux exigences
réglementaires, notamment à celles de la PHIPA, beaucoup plus facilement
qu'auparavant.

Maintenant que les médecins et les cliniciens peuvent accéder au dossier
du patient en ligne à partir de n'importe où ou presque, ils ne sont plus en
concurrence pour consulter les dossiers. Les médecins peuvent se brancher
rapidement et facilement au système Sovera, même à partir de leur domicile,
afin d'examiner les dossiers, d'y ajouter leurs propres notes et de combler les
lacunes (par exemple, les formulaires, les résultats d'analyses, les notes et
les signatures), que le système souligne automatiquement pour eux.

Libérées des contraintes associées aux dossiers sur papier, les
personnes chargées du codage et du dépouillement de chaque dossier de santé en
vue d’assurer la conformité aux exigences gouvernementales en matière de
production de rapports ne sont plus restreintes à un hôpital particulier ni aux
dossiers qui y sont créés. Comme les dossiers sont maintenant en ligne, elles
peuvent travailler à partir de pratiquement n’importe où. Plusieurs d'entre
elles ont déjà été mutées à d'autres lieux de travail, et on envisage la
possibilité de les laisser travailler à domicile, ce qui facilitera leur vie
puisqu'elles auront un horaire plus flexible et n'auront pas à se déplacer. Le
travail à domicile fera aussi augmenter la productivité des employés, libérera
de précieux locaux dans l'hôpital et permettra au service des dossiers de mieux
gérer sa charge de travail.

« Nous n'arrivions jamais vraiment à
faire le point sur notre système de dossiers sur papier et sur la manière
d'atteindre nos objectifs en matière de DSE (dossiers de santé
électroniques) »
a expliqué Mme Aulenback. « Grâce aux
efforts de CGI, toutefois, nous avons une bien meilleure idée des problèmes qui
pourraient se présenter en cours de route et des principaux avantages que nous
retirerons »
conclut-elle.

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