Une plateforme moderne de facturation donne davantage de contrôle à la coopérative d’électricité finlandaise, en plus d’accélérer le traitement des exceptions et d’améliorer la visibilité sur l’ensemble du processus de traitement des factures.
CGI a mis à la disposition de Jylhän Sähköosuuskunta une solution moderne de facturation qui facilite l’envoi des factures sur plusieurs canaux, les rappels de paiement, le suivi des factures et leur archivage. La nouvelle solution a renforcé le contrôle sur le processus de facturation tout en permettant de traiter les exceptions beaucoup plus rapidement et efficacement.
Jylhän Sähköosuuskunta est une entreprise d’électricité locale qui offre ses services à environ 6 500 clients dans les régions de Kauhava et de Kortesjärvi, en Finlande. En 2025, la coopérative a collaboré avec CGI pour moderniser ses activités de facturation, améliorer le processus de gestion et s’assurer que la solution soutient à la fois le service à la clientèle et les activités quotidiennes.
« Nous cherchions un partenaire avec qui la collaboration se ferait naturellement et qui soutiendrait les services en Finlande même. En cas de problème lié à la facturation de l’électricité, nous devions pouvoir obtenir une réponse rapidement lorsque notre équipe informatique n’était pas en mesure de le résoudre. »Marianne Jylhä, Administration des finances, Jylhän Sähköosuuskunta
Élargir le partenariat pour la facturation des clients
Jylhän Sähköosuuskunta utilisait déjà les services de réception des factures d’achat de CGI. Dans le cadre de l’initiative de modernisation, le partenariat s’est étendu à la facturation des clients et à la gestion des rappels de paiement.
L’entreprise envoie entre 5 500 et 7 000 factures chaque mois, ce qui rend donc la fiabilité, l’efficacité et la visibilité sur les activités d’autant plus essentielles.
Voici les avantages offerts par la solution de CGI :
- Envoi de factures sur plusieurs canaux
- Gestion des rappels de paiement
- Suivi complet des factures
- Archivage électronique
- Surveillance et production de rapports améliorées pour l’ensemble du processus de facturation
La nouvelle plateforme apporte une meilleure visibilité des activités de facturation tout en simplifiant les tâches quotidiennes
Accélérer le traitement des exceptions de facturation
L’un des principaux avantages a été de pouvoir résoudre beaucoup plus rapidement les exceptions de facturation.
La nouvelle solution a offert une plus grande marge de manœuvre à l’équipe lorsque les renseignements de facturation changent à l’approche de l’émission des factures. L’équipe peut résoudre les exceptions sans recommencer le processus de facturation, ce qui lui permet d’apporter les corrections plus efficacement.
« La solution offerte par CGI a considérablement accéléré notre traitement des exceptions. Par exemple, si un client met fin à son entente de facturation électronique et que cette modification n’est pas apportée avant l’envoi de la facture, nous pouvons rapidement la transmettre par un autre moyen, sans recommencer tout le processus. »Marianne Jylhä, Administration des finances, Jylhän Sähköosuuskunta
Par conséquent, les exceptions de facturation sont désormais résolues deux à trois jours plus rapidement, en moyenne. Les tâches qui nécessitaient auparavant un jour complet à accomplir peuvent maintenant se réaliser en quelques heures.
Améliorer la visibilité de l’ensemble du processus de facturation
En plus d’accroître l’efficacité, la nouvelle solution offre à l’organisation une vue d’ensemble sur la performance de la facturation.
Plutôt que de passer en revue les factures une à une, les employés peuvent désormais suivre l’ensemble du processus de facturation et consulter des rapports qui facilitent la prise de décisions opérationnelles.
La visibilité accrue a également permis de réduire les demandes de soutien et de coordination interne.
Auparavant, il fallait souvent de nombreux échanges avec le soutien technique et la participation de plusieurs employés pour résoudre un problème de facturation. Maintenant, la plupart des problèmes peuvent se régler rapidement grâce à un maximum de deux employés.
La mise en œuvre elle-même s’est également bien déroulée, car elle s’appuyait sur une orientation claire et un processus d’intégration structuré de CGI qui ont favorisé une transition harmonieuse vers l’adoption de la nouvelle solution.
Avantages
- Modernisation de la facturation des clients grâce à un envoi fiable par plusieurs canaux
- Amélioration de la visibilité sur l’ensemble des activités de facturation
- Réduction du temps de traitement des exceptions de deux à trois jours, en moyenne
- Simplification du processus de modification à la facturation, ce qui fait passer le temps de traitement d’une journée à quelques heures
- Diminution du nombre de demandes de soutien et de coordination manuelle
- Renforcement de l’efficacité opérationnelle et du service à la clientèle
Auparavant, nous pouvions uniquement examiner les factures individuellement, sans avoir de vue d’ensemble du processus. Maintenant, nous pouvons, par exemple, immédiatement voir combien de factures électroniques ont été envoyées au cours du mois précédent. Cela nous permet de vérifier que chaque facture est bien envoyée et archivée.
Administration des finances, Jylhän Sähköosuuskunta
