HUS Kiinteistöt a décidé de lancer un appel d’offres concurrentiel concernant leur système de factures d’achat lorsque leur logiciel de licence arrivait à la fin de son cycle de vie. Parallèlement, le potentiel de l’intelligence artificielle (IA) pour le traitement de factures d’achats a été reconnu, ce qui a été pris en compte dans les critères de l’appel d’offres.

HUS Kiinteistöt a choisi le module d'achat au paiement du portefeuille de solutions CGI DataCycle360 pour le traitement de ses factures d’achat. Le processus de traitement dans la solution d’achat au paiement permet de traiter simultanément tous les types de factures d’achat grâce à l’IA.

« Nous avons constaté que nous pouvons utiliser l’IA pour accroître l’efficience du traitement de factures d’achat, réduire la quantité de travail manuel coûteux et axer le travail de nos experts sur le développement. C’est un atout majeur pour notre organisation. Aujourd’hui, nous ne traitons que très peu de factures de façon manuelle », affirme Alexander Kozlov, spécialiste responsable de la transformation numérique chez HUS Kiinteistöt.

« Le projet a été mené à la perfection. C’est un parfait exemple d’un projet de technologie de l’information (TI) mis en place en respectant les échéances et le budget. » – Alexander Kozlov, spécialiste responsable de la transformation numérique, HUS Kiinteistöt Oy

Deux professionnels parlant devant un ordinateur portable
Jusqu'à 80%
Factures d'achat acheminées avec l'IA

Infatigable, l’IA assure la continuité et la fiabilité

L’IA traite environ 80 % des factures d’achat de HUS Kiinteistöt, laissant 20 % du travail à accomplir de façon manuelle ou par l’automatisation robotique des processus. Pour les nouveaux fournisseurs, par exemple, l’automatisation robotique des processus identifiera la personne responsable de la vérification sur la facture et acheminera cette dernière en conséquence. Globalement, 76 % de l’emploi du temps d’une personne est libéré de l’acheminement de factures d’achat et redirigé vers d’autres tâches.

Professionnel examinant les données sur deux moniteurs

Pour être traitée par l’IA, une facture d’achat doit comporter toutes les informations obligatoires. Une fois que ces données obligatoires ont été vérifiées sur la facture, l’IA la traitera selon l’historique de données et calculera les probabilités pour le vérificateur et l’approbateur ainsi que pour les mesures d’affichage.

« L’IA peut calculer les probabilités et formuler des recommandations concernant l’affichage, ce qui se solde par un taux de réussite très élevé du traitement des factures d’achat. La majorité du travail manuel effectué aujourd’hui vise essentiellement à vérifier les factures traitées par l’IA », ajoute Alexander Kozlov.

Les frais d’acheminement des factures traitées par l’IA sont moindres comparativement à ceux engendrés par le travail manuel. Qui plus est, l’IA n’est jamais malade, en vacances ou fatiguée, et elle est disponible à 99 % du temps, ce qui garantit la continuité et la fiabilité.

D’un déploiement réussi à l’entraînement de l’IA

Dans le cadre du projet avec HUS Kiinteistöt, le déploiement du système s’est fait dans les délais et a respecté le budget. Le système intègre toutes les fonctionnalités requises, ce qui a ainsi comblé les attentes du client, et quelques fonctionnalités supplémentaires ont étoffé la solution après coup.

« Le projet a été mené à la perfection. C’est un parfait exemple d’un projet de TI mis en place en respectant les échéances et le budget. Les excellentes pratiques de CGI en matière de gestion de projet ont permis le bon déroulement du projet et une intégration précise selon nos besoins. Toutes nos exigences ont été évaluées et intégrées dans la nouvelle solution », se réjouit Alexander Kozlov.

En envisageant l’avenir, Alexander Kozlov ajoute : « Nous prévoyons de demander à nous fournisseurs de nous fournir des factures plus détaillées afin que nous puissions entraîner l’IA et ainsi accroître l’efficacité du traitement de factures d’achat. L’IA évolue continuellement, ce qui permettra d’améliorer la précision du traitement. L’IA apprend et utilise nos méthodes de travail en imitant le travail des humains. »

Trois professionnels parlant avec une tablette et un ordinateur portable