Valoriser le capital d'information de la justice  (Pharos)

Gestion de la performance au Ministère de la justice

Le ministère de la Justice emploie plus de 73 000 agents et son budget s’élève à 7,1 milliards d’euros. Il gère les services judiciaires, l’administration pénitentiaire et la protection juridique de la jeunesse. En 2006, à la suite de la promulgation de la Loi organique relative aux lois de finances (LOLF), le ministère a lancé un important programme de gestion de la performance. Le projet, baptisé Pharos, couvre le cadre juridique.

Le défi

Le ministère de la Justice souhaitait transformer la baisse annoncée de ses budgets en occasion d’améliorer l’efficacité de ses activités. 

Dans un système peuplé de juges, tous égaux en théorie, certains se sont vus conférer par la réglementation un nouveau rôle de gestionnaire de budget. Il était donc nécessaire de les outiller pour leur permettre de mener à bien leur mission sans les placer en porte à faux avec leurs pairs. Enfin, les services judiciaires étaient dotés de sources d’information, de logiciels et de circuits d’information multiples et hétérogènes.

Le personnel responsable du contrôle de gestion était en nombre insuffisant. Les décisions de fonctionnement, d’allocation des ressources ou de stratégie étaient ainsi prises en fonction d’information qui pouvait être incomplète. Il était donc nécessaire de fournir aux différentes juridictions et à l'administration centrale un système identique et complet d'indicateurs corrélant des données en matière de budgets, de ressources humaines et d'activités.

 Pour améliorer la prise de décision, le ministère de la Justice devait, dans un premier temps, disposer de renseignements concis, exhaustifs et fiables, mis à jour régulièrement et partagés. Ils devaient aussi être intégrés et unifiés pour permettre leur consolidation. Enfin, ces renseignements devaient être sécurisés.

Le projet

CGI a accompagné le ministère dans l’intégralité de la conception du programme. Notre travail auprès des futurs utilisateurs a commencé par une familiarisation avec les concepts de gestion de la performance pour faire émerger leurs besoins. Nous avons ensuite porté une attention toute particulière à l’analyse des données existantes au sein du ministère.

Le ministère souhaitait en effet centraliser toute l’information disséminée dans les systèmes épars des différentes juridictions et les restituer à tous dans un format standard et selon des définitions homogènes et explicites. L’analyse d’information comme le nombre de dossiers, le délai de traitement, les types de dossiers, les frais de justice ou encore les données comptables et budgétaires nous ont permis de prioriser ces données et de planifier les améliorations futures. Enfin, nous avons accompagné les services judiciaires lors de la rédaction des spécifications de mise en oeuvre des systèmes informatiques nécessaires.

Les résultats

Grâce à la mise en œuvre de Pharos, 800 utilisateurs sont en mesure de définir leurs objectifs et de mesurer leurs résultats en fonction d'indicateurs d'activité, de performance et de consommation de ressources. Concrètement, ils peuvent :

  • produire des rapports mensuels (tableaux de bord des juridictions, des régions judiciaires et à l’échelle nationale), annuels (p. ex. rapport annuel de performance) ou au besoin (visite du Garde des Sceaux, monographie des juridictions et responsabilités);
  • analyser les coûts et la performance au fil du temps dans l’ensemble du ministère;
  • disposer, en vue du dialogue de gestion, de documents partagés et de comparaison afin d'allouer au mieux les ressources

Pharos est aujourd’hui l'outil officiel du dialogue de gestion du ministère de la Justice. De nouvelles sources de données s'ajoutent régulièrement. Ainsi, Chorus, le système de gestion budgétaire et comptable de l’État, a été intégré en 2010.

La deuxième version, déployé en 2011, comprend de nouvelles fonctionnalités, telles que la production de rapports par zone géographique.

Une division responsable de la performance et des méthodes a été créée au sein des services judiciaires, contribuant à l’amélioration de l’efficacité du système judiciaire à long terme.

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