De la communication à la collaboration (Pléiade)
À propos du Ministère de l'Éducation Nationale et du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la recherche
Ces ministères comptent plus d’un million d’employés et figurent parmi les plus importants employeurs au monde. Leur structure organisationnelle comprend une administration centrale et des organismes décentralisés. Peu après l’an 2000, l’administration centrale a mis en œuvre un portail intranet destiné aux organismes décentralisés, qui visait à améliorer la diffusion et l’échange d’information. Ce portail constituait la première version de l’intranet Pléiade.
L’intranet a été conçu pour favoriser l’interaction entre les différents organismes par l’entremise de fonctionnalités d’édition de l’information institutionnelle et d’échange de documents. Après avoir changé de fournisseur de services de maintenance, en 2007, les ministères ont fait appel à CGI afin d’amorcer une importante transformation de son portail. Au cours des quatre dernières années, Pléiade a subi plusieurs changements techniques et fonctionnels pour en améliorer l’exhaustivité et la puissance. L’adoption de cette technologie aide les ministères à atteindre leur objectif d’amélioration des communications entre le personnel de l’administration centrale et les autorités scolaires régionales.
Le défi
Le défi consistait à créer une plateforme dynamique qui assisterait le personnel de plusieurs organismes en interaction.
Le projet Pléiade représente une étape importante de l’évolution de la simple gestion des documents vers un véritable espace collaboratif de travail. Ce changement s’est fait graduellement. Nous avons premièrement effectué la maintenance du portail existant de gestion des documents. Puis, dès 2009, le volet de collaboration existant a été remplacé par une infrastructure Microsoft SharePoint.
Notre solution
Puisque Pléiade ne se limite pas à un simple site de communication, sa mise à niveau a nécessité des transformations techniques soigneusement opérées. Le groupe d’utilisateurs principalement visé est très vaste et comprend tous les fonctionnaires de l’administration centrale, le personnel des autorités scolaires régionales et les partenaires externes. L’envergure de ce projet exigeait la mise en œuvre unique d’une architecture technique permettant le transfert d’un volume élevé de données, capacité qui entraîne la modification de certains éléments clés de l’infrastructure tels que les procédures d’authentification et le taux de disponibilité.
Une véritable réussite
Aujourd’hui, Pléiade constitue un outil clé de communication entre l’administration centrale et les autorités scolaires régionales, qui peuvent maintenant :
- créer des espaces collaboratifs de travail par équipe de projet ou par thème;
- gérer les utilisateurs;
- échanger des documents et établir des calendriers communs;
- participer aux discussions entre les abonnées d’une liste de diffusion;
- former des groupes de réflexion.
Cette plateforme de collaboration, devenue une référence dans le milieu de l’éducation, est aujourd’hui utilisée par 6 000 fonctionnaires de l’administration centrale et sera déployée aux 150 000 employés travaillant au sein des autorités scolaires régionales. Pléiade satisfait l’ambition des ministères de favoriser la collaboration et l’accès à l’information, deux précieuses ressources. Ce portail met en évidence la possibilité attrayante d’améliorer l’efficacité collective en permettant l’automatisation des processus.
