Transformacja cyfrowa stawia przed sektorem publicznym i przedsiębiorstwami nowe wyzwania. To nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim ewolucja modelu pracy – przejście z dokumentacji papierowej na w pełni cyfrowy obieg spraw.
CGI EZD to rozwiązanie, które wspiera ten kierunek rozwoju. Nasz system elektronicznego zarządzania dokumentacją przyspiesza i optymalizuje procesy w administracji centralnej i samorządowej, sektorze edukacji, przedsiębiorstwach użyteczności publicznej (utilities) oraz innych organizacjach.
Zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej i sektorze dużych przedsiębiorstw to przede wszystkim kwestia zachowania bezpieczeństwa i zgodności prawnej. Dlatego system CGI EZD zaprojektowaliśmy w oparciu o najwyższe standardy cyberbezpieczeństwa. Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje pełną zgodność z RODO oraz krajowymi ramami interoperacyjności, a także zapewnia nienaruszalność dokumentów na każdym etapie. Dodatkowo każda operacja wykonywana w systemie jest monitorowana i rejestrowana, co eliminuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Wybierając CGI EZD, zyskujesz pewność, że procesy cyfrowe są realizowane w oparciu o aktualne przepisy prawa, w tym wymogi dotyczące e-Doręczeń czy raportowania do KSeF.
Wdrożenie systemu klasy EZD i prowadzenie spraw elektronicznie wpływa pozytywnie na kulturę pracy . Nasze rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby maksymalnie odciążyć pracowników od powtarzalnych, manualnych czynności. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi oraz wbudowanemu silnikowi BPM (Business Process Management) procesy, które wcześniej trwały dni, teraz skracają się do godzin. Automatyzacja dekretacji, masowe podpisywanie dokumentów czy błyskawiczne przeszukiwanie zasobów za pomocą technologii OCR sprawiają, że praca staje się bardziej płynna i mniej podatna na błędy. CGI EZD dopasowuje się do specyfiki organizacji, a nie odwrotnie – pozwalając na modelowanie obiegów dokumentów zgodnie z realnymi potrzebami zespołu.
- Szybszy obieg informacji: Błyskawiczne przesyłanie dokumentów i sprawna obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej.
- Redukcja kosztów: Realne oszczędności dzięki eliminacji papieru i optymalizacji procesów operacyjnych.
- Bezpieczeństwo i zgodność: Pełna ochrona danych oraz gwarancja zgodności z aktualnymi przepisami prawa, w tym RODO.
- Efektywne zarządzanie: Intuicyjne narzędzia do organizacji, dekretacji i kontroli postępów prac w czasie rzeczywistym.
- Pełna interoperacyjność: Współpraca z kluczowymi systemami państwowymi: e-Urząd, e-Doręczenia, KSeF, PEF oraz rejestrami GUS (TERYT, REGON) i systemami dziedzinowymi.
- Skalowalność: Komfortowa obsługa złożonych struktur – od kilku wydziałów po dziesiątki powiązanych jednostek organizacyjnych.
- Praca zespołowa: Wspólny dostęp do kalendarzy, zasobów i standardów pracy usprawnia komunikację wewnętrzna i zewnętrzna.
- Elastyczność procesowa: Możliwość samodzielnego definiowania obiegów i formularzy dopasowanych do specyfiki organizacji.
- Dostępność w chmurze: Bezpieczna praca z dowolnego miejsca i o każdej porze dzięki architekturze chmurowej.
Szybkość i elastyczność wdrożenia: Oferujemy pełna swobodę wyboru modelu instalacji – on-premises (lokalnie w Twojej infrastrukturze) lub w bezpiecznej chmurze.
Architektura modułowa: System CGI EZD zmienia się razem z Twoimi potrzebami. Mozesz go rozbudowywać o nowe funkcje bez konieczności przebudowy podstaw rozwiązania.
Autorski silnik BPM: Wbudowany silnik procesów pozwala na dynamiczne dostosowanie procedur do zmian organizacyjnych i prowadzenie wielu procesów równolegle.
Odwzorowanie reprezentacji wieloosobowej, masowa akceptacja pism oraz pełna obsługa e-podpisu ze wsparciem dla standardów PAdES (dedykowany dla plików PDF) oraz XAdES (wszechstronny format dla różnych typów plików).
